Регламентированный учет в 1С

Регламентированный учет в информационной системе — это учет, правила ведения которого определены законодательно и закреплены в учетной политике предприятия. Применительно к Российской Федерации регламентированный учет включает в себя бухгалтерский и налоговый учет организации. Основная цель ведения регламентированного учета на предприятии — формирование регламентированной отчетности.

Для целей регламентированного учета предприятие описывается как организационная структура, основными объектами которой выступают организации (юридические лица) и подразделения (службы, отделы, цеха и т. д.).

Регламентированный учет

Список Организации предназначен для указания организаций, входящих в состав предприятия, и хранения постоянных сведений о них. Организация может быть юридическим лицом, обособленным подразделением или индивидуальным предпринимателем. Для каждой организации заполняется необходимая информация в соответствии с ее учредительными документами и регистрируется действующая учетная политика, определяющая параметры налогообложения и оценки стоимости. В списке Организации также присутствует предопределенная организация — Управленческая организация, которая используется для раздельного отражения операций по регламентированному и управленческому учету.

В программе поддерживаются следующие системы налогообложения:

  • общая система налогообложения — ОСНО (не поддерживается учет предпринимателей, осуществляющих свою деятельность по индивидуальной схеме (ИП);
  • упрощенная система налогообложения — УСН.

В учетной политике организации определяется является ли она плательщиком единого налога на вмененный доход — ЕНВД.

Место регламентированного учета в ERP-системе

«1С:ERP» — информационная система, обеспечивающая учетные процессы всех аспектов деятельности предприятия. Регламентированный учет в «1С:ERP «является одним из блоков в системе управления предприятием. Нецелесообразно рассматривать «1С:ERP» только как систему ведения регламентированного учета.

Предполагается, что кроме сотрудников бухгалтерской службы в информационной системе работает большое количество пользователей, которые занимаются вводом данных, но в силу своих профессиональных обязанностей не имеют представления о том, как эти данные будут отражены в регламентированном учете.

Сотрудники бухгалтерской службы на крупных предприятиях, как правило, имеют достаточно узкую специализацию, отвечают за определенные учетные задачи. Основной функцией сотрудников бухгалтерской службы в информационной системе должна быть проверка введенных данных, а не непосредственное их занесение.

Задачей же главного бухгалтера становится не непосредственное ведение учета, а организация первичного документооборота таким образом, чтобы он был источником полных и достоверных данных для регламентированного учета организации. Соответственно, и основным требованием к информационной системе является поддержка администрирования учета, наличие инструментов для проверки полноты отражения хозяйственных операций.

Ведение регламентированного учета в «1С:ERP» базируется на выстраивании системы первичного документооборота. Если в «1С:ERP» организован непрерывный первичный документооборот, если все документы вводятся по мере их появления с указанием необходимых аналитических признаков, тогда сотрудники бухгалтерской службы имеют возможность выполнять оперативный контроль операций и к моменту формирования отчетности подойти с проверенными учетными данными. При этом документы, используемые для фиксации хозяйственных операций, — это первичные документы, состав которых утверждается учетной политикой организации.

Настройки учета и отражения документов

Рабочий план счетов является общим для всех организаций, учет по которым ведется в одной информационной базе. Для отражения хозяйственных операций используются следующие варианты настройки счетов учета в проводках:

  • настройка счетов для применения по умолчанию;
  • непосредственное указание счетов в документах, использующих адресацию на статьи активов/пассивов;
  • индивидуальное задание счета учета для отдельной хозяйственной операции.

Счета учета, применяемые по умолчанию, можно задать:

  • для групп финансового учета номенклатуры;
  • групп финансового учета расчетов;
  • групп финансового учета внеоборотных активов;
  • статей расходов;
  • статей доходов;
  • видов резервов предстоящих расходов;
  • видов подарочных сертификатов;
  • категорий эксплуатации;
  • касс и банковских счетов (пример показан на рисунке).

Счета учета

Указанные счета учета применяются по умолчанию при отражении документов в бухгалтерском учете в случае, если не определены индивидуальные значения в рамках конкретной организации в общих настройках отражения документов в регламентированном учете.

Настройка счетов для отражения документов в регламентированным учете в общем случае производится для групп однотипных операций с учетом аналитик и мест учета без привязки к конкретным документам.

Информация о настройках счетов для отражения хозяйственных операций в регламентированном учете отображается в рабочем месте Настройка отражения документов в регламентированном учете. Счета учета производственных затрат настраиваются непосредственно в указанном рабочем месте в разрезе подразделений.

Настройка отражения документов в регламентированном учете Для некоторых операций можно задать счета учета в самом документе Данные, требующие отражения в регламентированном учете, формируются в информационной базе:

  • документами оперативного учета;
  • бухгалтерскими (неоперативными) операциями;
  • регламентными документами закрытия отчетного периода.

Настройки учета и отражения документов

Формирование и контроль проводок по документам

Документы оперативного учета, использующиеся для отражения в информационной базе хозяйственных операций, разработаны в соответствии с требованиями регламентированного учета по формированию необходимых аналитических разрезов. Настройка счетов учета может быть выполнена как до, так и после возникновения в информационной базе каждого вида хозяйственных операций, требующих отражения в бухгалтерском и налоговом учете.

В рабочем месте Отражение документов в регламентированном учете выполняется мониторинг состояния отражения документов в бухгалтерском учете.

Отражение документов в регламентированном учете

Для контроля состава проводок и их содержания (без стоимостной оценки) в контексте документов оперативного учета предусмотрена возможность сформировать проводки вручную непосредственно в момент создания документа в информационной базе. Проводки формируются в привязке к первичным документам, что обеспечивает возможность детальной сверки данных бухгалтерских проводок и первичных документов.

Корректировка сформированных по документам проводок может быть выполнена двумя способами:

  • изменения отражаются непосредственно в проводках документа, при этом обоснование выполненной корректировки указывается в комментарии;
  • созданием корректирующего документа — на основании исходного документа создается документ Операция (регл. учет), и корректировка отражается в виде сторнирующих и устанавливающих записей по регистрам бухгалтерского учета.

При повторном проведении документа проводки, введенные вручную, теряют свою актуальность. Для контроля актуальности отражения документов с ручной корректировкой проводок в рамках рабочего места Отражение документов в регламентированном учете сформирована группа гиперссылок Ручное изменение проводок документов, позволяющая работать со списками документов, имеющих разный статус отражения в бухгалтерском и налоговом учете.

Поддержан сценарий ведения регламентированного учета, при котором документы оперативного учета отражаются в бухгалтерском и налоговом учете с обязательной их проверкой сотрудниками бухгалтерской службы. Предусмотрено два варианта доступности изменений проверенных документов (определяются настройками системы):

  • с запретом редактирования — проверенные документы недоступны для изменений основному составу пользователей. Проверенный документ открывается для них только в режиме просмотра;
  • только уведомительная, без запрета редактирования — проверенные документы доступны для изменения обычным пользователям, после корректировки ранее проверенный документ будет требовать повторной проверки.

Отметку о проверке документов можно установить двумя способами:

  • непосредственно в форме документа;
  • в рамках рабочего места Отражение документов в регламентированном учете.

Отражение документов в регламентированном учете происходит в два шага:

  • указание аналитики отражения при формировании проводки — определяется правилами отражения документов в регламентированном учете;
  • расчет стоимостной оценки хозяйственной операции — как результат расчета себестоимости в параметрах выбранной для организации учетной политики.

Проводки регламентированного учета

Получение корректных проводок по всем операциям оперативного учета возможно только в случае формирования проводок в рамках процедуры Закрытия месяца.

Для выявления и анализа расхождений между оперативным и бухгалтерским учетом предназначен отчет Сверка данных оперативного и регламентированного учета:

Сверка данных оперативного и регламентированного учета Отчет позволяет контролировать следующие разделы учета:

  • денежные средства;
  • себестоимость товаров;
  • расчеты с поставщиками;
  • расчеты с клиентами;
  • расчеты по кредитам и займам;
  • расчеты по лизингу;
  • прочие расчеты с контрагентами;
  • расходы.

Контролируемые сделки

С 2012 года действует глава V.1 НК РФ, которая посвящена налоговому контролю сделок между взаимозависимыми лицами (и лицами, приравненными к взаимозависимым) на предмет соответствия цен по ним рыночным. Регламент подготовки уведомления предполагает исполнение четырех этапов, представленных на схеме.

Контролируемые сделки

Подготовка уведомления о контролируемых сделках выполняется в специальном рабочем месте Помощник подготовки уведомления о контролируемых сделках за выбранный отчетный год в рамках конкретной организации.

На этапе подготовки данных работа строится путем постепенного указания необходимой информации. Подготовленное уведомление о контролируемых сделках выгружается файл (ы) в формате XML, который соответствует утвержденному ФНС формату.

При выгрузке нужно указать каталог размещения сформированного файла (ов). После передачи уведомления в ФНС внести изменения в предоставленные материалы можно путем создания корректировки уведомления.

Учет основных средств и объектов строительства

Контроль состояния и использования внеоборотных активов является важной задачей аналитической работы. Внеоборотные активы — это материальное воплощение применения на предприятии достижений научно-технического прогресса, резерв повышения эффективности производства.

Учет основных средств является исключительной задачей бухгалтерского и налогового учета, поскольку его правила целиком определяются законодательными нормами.

Все инвентарные единицы, по которым целесообразно вести контроль в ходе их эксплуатации, могут быть указаны в списке Основные средства.

Основные средства

В параметрах элементов списка Основные средства указываются общие данные, характеризующие сам объект учета. Все свойства объекта как основного средства, а также учетные параметры указываются непосредственно в документе Принятие к учету ОС.

Поддерживается полный жизненный цикл оборудования:

  • приобретение оборудования;
  • монтаж и ввод в эксплуатацию;
  • эксплуатация (включая ремонт);
  • модернизация;
  • разукомплектация;
  • частичная и полная ликвидация (продажа).

Общая схема документооборота, отражающая движение основных средств с момента ввода в эксплуатацию до выбытия, представлена на следующей схеме:

Общая схема документооборота, отражающая движение основных средств с момента ввода в эксплуатацию до выбытия

Все печатные формы первичных документов и инвентаризационных актов соответствуют образцам, установленным законодательством. Для контроля наличия объектов основных средств, а также их движения внутри организации предназначен отчет по форме ОС-6.

Обеспечивается учет основных средств, арендованных и полученных в лизинг, в том числе учитываемых на балансе лизингополучателя или на забалансовых счетах. Поддерживается ведение договоров лизинга и возможность настроек счетов учета для обязательств, обеспечительного платежа, выкупа и лизинговых платежей.

Контроль арендных обязательств по исполнению лизинговых договоров и состояния взаиморасчетов с лизингодателем выполняется в рамках отчета Реестр договоров лизинга.

Реестр договоров лизинга

Учет нематериальных активов и расходов на НИОКР

Нематериальные активы (далее — НМА) — права, принадлежащие организации, отличительной особенностью которых является отсутствие вещественно-натуральной формы.

Список нематериальных активов представлен элементами списка Нематериальные активы и расходы на НИОКР с видом объекта учета Нематериальный актив. В карточке элементов списка для объектов учета задаются основные характеристики НМА:

НМА и расходы на НИОКР Поддерживается полный жизненный цикл объектов НМА:

  • приобретение / создание;
  • эксплуатация;
  • полное и частичное списание;
  • выбытие (продажа).

Общая схема документооборота, отражающая движение нематериальных активов с момента ввода в эксплуатацию до выбытия

При создании объектов НМА могут быть признаны результаты научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР) как объектов НМА.

Для целей налогового учета расходами на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР) признаются расходы, относящиеся:

  • к созданию новой или усовершенствованию производимой продукции (товаров, работ, услуг);
  • к созданию новых или усовершенствованию применяемых технологий, методов организации производства и управления.

Проекты НИОКР создаются в списке НМА и расходы на НИОКР отдельными позициями, для которых в реквизите Вид объекта выбирается значение Расходы на НИОКР. В оперативном учете все расходы на НИОКР не признаются затратами и учитываются на регистрах регламентированного учета с признанием стоимостной оценки на конец отчетного (месячного) периода. Состав расходов может быть проанализирован на счете 08.08 «Выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ».

По результатам НИОКР может быть оформлено возникновение новых нематериальных активов.

Налог на добавленную стоимость

Прикладное решение предназначено для компаний, осуществляющих облагаемую (по ставкам 20%, 10%, 0%) и не облагаемую НДС деятельность, что обеспечивается ведением раздельного учета по видам налогообложения НДС.

Раздельный учет НДС применяется:

  • для компаний, одновременно осуществляющих операции как облагаемые, так и не облагаемые НДС, суммы «входящего» НДС учитываются в зависимости от назначения использования материальных ценностей для целей налогообложения. С этой целью пользователь может вручную указать вид налогообложения НДС в течение всего срока нахождения актива на предприятии. Проводки для документов, изменяющих назначение использования номенклатурных затрат для целей налогообложения, формируются автоматически в налоговом периоде, в котором такое изменение было зафиксировано;
  • для раздельного учета НДС по прямым (номенклатурным) и постатейным расходам;
  • для учета НДС при длительном цикле производства на предприятии;
  • при использовании налогоплательщиком права не выполнять распределение НДС, если расходы по реализации, не облагаемой НДС, не превышают 5% общей величины расходов, в соответствии с п. 4 ст. 170 НК РФ.

Поддерживается возможность ведения учета НДС:

  • при исполнении организацией роли налогового агента по НДС в следующих случаях:
    • аренда федерального имущества, имущества субъектов РФ и муниципального имущества (абзац 1 п. 3 ст. 161 НК РФ);
    • реализация государственного имущества (абзац 2 п. 3 ст. 161 НК РФ);
    • приобретение товаров (работ, услуг) у нерезидентов (п. 2 ст. 161 НК РФ);
    • приобретение сырых шкур животных, а также лома и отходов черных и цветных металлов, алюминия вторичного и его сплавов и макулатуры (п. 8 ст. 161 НК РФ). Учет на стороне продавца указанных товаров также поддерживается в прикладном решении.
  • при импорте товаров из стран Евразийского экономического союза;
  • по операциям комиссионной торговли с составлением сводных счетов-фактур.

В учете НДС отражаются факты хозяйственной деятельности, зафиксированные на основании документов, предоставленных контрагентами и сформированных организацией.

В 1С:ERP обеспечены порядок и правила заполнения и выставления счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, ведения журналов учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, формирования декларации по НДС.

Для сверки данных учета НДС с контрагентами предназначен отчет Реестр счетов-фактур выданных, который может быть отправлен покупателю по электронной почте или получен от поставщика. Все операции по сверке данных учета НДС с контрагентами выполняются в рабочем месте Сверка данных учета НДС:

Прочие налоги и сборы

Решение поддерживает ведение учета в соответствии с положениями ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль». 1С:ERP обеспечивает параллельное ведение бухгалтерского и налогового учета с соблюдением следующих принципов:

  • бухгалтерский и налоговый учет ведутся независимо;
  • обеспечивается сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета (на основании рабочего плана счетов регламентированного учета);
  • суммовые и количественные показатели равны при отсутствии объективных причин расхождения.

При регистрации суммовых показателей бухгалтерского и налогового учета, постоянных и временных разниц соблюдается равенство: БУ = НУ + ПР + ВР.

Учетные данные отражаются в регистрах налогового учета. По ним проверяется полнота и достоверность отражения всех хозяйственных операций в системе налогового учета. Результат расчета налога на прибыль подтверждается справками-расчетами и используется при заполнении декларации по налогу на прибыль.

Отложенный налог на прибыль можно выделить в бухгалтерском учете и отразить на соответствующих счетах (09 и 77).

Оперативное выявление ошибок данных налогового учета и учета разниц в оценке активов и обязательств осуществляется при помощи отчета Анализ учета по налогу на прибыль.

Реализован расчет имущественных налогов:

  • налог на имущество — объектом налогообложения признается движимое и недвижимое имущество российских организаций, учитываемое на балансе в качестве объектов основных средств (с 2019 года для движимого имущества в программе недоступно указание ставки и льготы);
  • транспортный налог — налогообложение транспортных средств. Налог установлен Налоговым кодексом и вводится в действие законами субъектов Федерации;
  • земельный налог — налог на владельцев земельных участков, зачисляемый в местный бюджет по месту нахождения объекта налогообложения.

Для всех указанных налогов доступен выбор порядка уплаты авансовых платежей. Расчет имущественных налогов выполняется отдельными одноименными процедурами в рамках закрытия месяца. Результат расчета имущественных налогов подтверждается справками-расчетами и используется при заполнении деклараций по налогам и авансам по налогам.

В соответствии с законодательством система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход (ЕНВД) применяется наряду с общим режимом налогообложения и упрощенной системой налогообложения. Для исчисления ЕНВД в рамках информационной системы организация должна установить для себя такую возможность в учетной политике.

Для ведения учета торгового сбора в плане счетов предназначен предопределенный счет 68.13 «Торговый сбор», субконто «Виды платежей в бюджет (фонды)». Поддерживается начисление и оплата торгового сбора.

Для самостоятельной проверки данных учета на соответствие 12 критериям, приведенным в «Концепции системы планирования выездных налоговых проверок», предназначен отчет Оценка риска налоговой проверки:

Оценка риска налоговой проверки

Отчет можно сформировать на конец любого квартала с начала года. Проверка проводится по данным учета и регламентированной отчетности в информационной базе.

Стандартные отчеты и регламентированная отчетность

Корректность отражения хозяйственных операций можно проверить стандартными отчетами регламентированного учета:

  • оборотно-сальдовая ведомость;
  • оборотно-сальдовая ведомость по счету;
  • обороты счета;
  • обороты между субконто;
  • анализ счета;
  • анализ субконто;
  • карточка счета;
  • карточка субконто;
  • отчет по проводкам;
  • сводные проводки;
  • главная книга.

Бухгалтерская отчетность включает в себя:

  • бухгалтерский баланс (форма № 1);
  • отчет о финансовых результатах (форма № 2);
  • отчет об изменениях капитала (форма № 3);
  • отчет о движении денежных средств (форма № 4);
  • пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах (форма № 5);
  • отчет о целевом использовании средств (форма № 6).

Для анализа информации, отраженной в регламентированных отчетах, предусмотрены механизмы расшифровки показателей до первичных документов.

Для подразделений организации, выделенных на самостоятельный баланс (указываются в списке Организации с настройкой Обособленное подразделение), доступно формирование отдельной бухгалтерской отчетности. Отчетность организации, имеющей филиалы, включает показатели деятельности всех подразделений, в том числе выделенных на отдельные балансы.

Поддерживается инструментарий заполнения и отправки в Сбербанк России финансовой отчетности организаций. В состав дополнительной информации, которая вместе с комплектом бухгалтерской отчетности предоставляется организациями Сбербанку России, входит:

  • сведения о полученных и выданных обеспечениях;
  • задолженность по кредитам и займам;
  • расходы по лизингу;
  • анализ оборота денежных средств;
  • оборотно-сальдовая ведомость;
  • дополнительные показатели (амортизация, просроченная задолженность и т. п.).

Формирование отчетов для отправки в банк строится на алгоритмах заполнения бухгалтерской отчетности. Поддерживается расшифровка показателей сформированных отчетов. Сформированный комплект отчетности подлежит визированию электронной подписью.

Сервис 1С-Отчетность обеспечивает отправку электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, ФСС и Росстат) по каналам связи, а также поддерживает:

  • неформализованную переписку с ФНС, ПФР и Росстатом;
  • сверки с налоговой (запросы ИОН);
  • сверки с ПФР (запросы ИОС);
  • отправку реестров больничных листов в ФСС;
  • получение требований и уведомлений;
  • отправку электронных документов в ответ на требования ФНС;
  • возможность формирования пакетов с отчетностью в формате для банков и прочих получателей;
  • ретроконверсию (процесс перевода ПФР бумажного архива в электронный вид).

При отправке отчетности можно проверить результаты выгрузки на наличие ошибок.

В ответ на требования контролирующих органов пользователь может представлять сканированные документы. Каждый сканированный документ должен содержать реквизиты (дату, номер, сумму, участников сделки) и один или несколько графических файлов отсканированных изображений.

Работа бухгалтерии любой фирмы сводится не только и не столько к хранению данных об имуществе и обязательствах предприятия, но и в главную очередь к формированию на основании этих данных бухгалтерских отчетов различного уровня сложности. Естественно, такую работу можно проделать, используя только различные программные продукты, предназначенные для удобного хранения данных — базы данных или, в простом случае, электронные таблицы, однако одним из основных требований к бухгалтерскому учету (согласно закону о бухгалтерском учете) является документальное обоснование каждой бухгалтерской операции.

Поэтому актуальным для приложения, реализующего автоматизацию работы бухгалтерии, является удобный интерфейс, позволяющий создавать все основные типы документов, применяемые на предприятии. Однако для того чтобы иметь такую пользовательскую оболочку, требуется огромный объем работы программистов. Поэтому создание собственных бухгалтерских приложений каждым предприятием в отдельности часто не является рентабельным. В этой связи широкое распространение получили специализированные бухгалтерские программы, облегчающие работу программистов по настройке и созданию бухгалтерских документов и отчетов.

Термин бухгалтерские программы требует некоторого пояснения. Сейчас бухгалтерских программ в чистом виде практически не осталось. Классический российский бухгалтерский комплекс состоит из следующих компонентов: план счетов, журнала проводок (операций), журналов ордеров, главной книги, отчетов по аналитическим счетам, баланса, форм финансовой отчетности, кассы, банка. Современные бухгалтерские системы, как правило, дооснащаются модулями: склад, реализация основных средств и т.д. При вводе первичных документов в такие системы большая часть бухгалтерских проводок генерируется автоматически.

Ажиотажный спрос на вычислительную технику и, следовательно, на программное обеспечение привел к появлению многочисленных фирм и просто отдельных разработчиков, которые создавали программы автоматизации отдельных участков бухучета без методической проработки и комплексного подхода.

Все современные бухгалтерские программы основаны на создании документооборота предприятия. Процесс работы с бухгалтерской программой представляется так. Пользователь вводит в программу первичные документы, которые обрабатываются программой. Результатом этой обработки являются сформированные хозяйственные операции. Каждая хозяйственная операция представляет собой набор бухгалтерских проводок. Таким образом, главная цель автоматизации бухгалтерских задач — обеспечение автоматического формирования хозяйственных операций, а также обеспечение удобного хранения и анализа бухгалтерской информации.

Одной из первых таких разработок была программа «Финансы без проблем» (фирма «Хакер дизайн», г. Мариуполь). Позже появились пакеты программ «Турбо-бухгалтер» (фирма «Диц», г. Москва), «1С: Бухгалтерия» (фирма «1С», г. Москва) и другие. В то же время начали разрабатываться программы для предприятий среднего бизнеса и бюджетных организаций (ЦИТ «Парус»), крупных предприятий с большой номенклатурой материальных ценностей (фирма «Инфософт»).

Современное состояние рынка программ автоматизации бухгалтерского учета определяется потребностью комплексного учета и анализа финансовой деятельности всего предприятия. На первый план выходят крупные многопользовательские системы, основанные на современных системах связи и обработки информации, которые позволяют коллективу бухгалтеров вести одновременно взаимосвязанные участки учета, а руководству предприятием возможность дают оперативного доступа к достоверной информации и принятию компетентных управленческих решений.

По результатам анкетирования ведущих российских фирм – разработчиков программ для бизнеса было установлено, что более половины из них (с учетом регионов — около 200 независимых фирм) занимаются, по их собственной оценке, разработкой автоматизированных систем для бухгалтерии. На самом деле достаточно хорошо апробированных и известных пакетов не более двух – трех десятков. В первую очередь это тиражируемые («коробочные») и тиражно- заказные программные продукты. Приведем несколько наиболее известных и популярных российских разработчиков автоматизированных бухгалтерских систем:

«1С» (серия программ «1С: Бухгалтерия»), «АйТи» (семейство «БОСС»), «Атлант –Информ» (серия «Аккорд»), «Галактика – Парус» (серия программ «Галактика» и «Парус»), «ДИЦ» («Турбо – бухгалтер»), «Интеллект – сервис» (серия «БЭСТ»), «Инфин» (серия программных продуктов от «мини» до «макси»), «Информатик» («Инфо – бухгалтер»), «Инфософт» («Интегратор»), «Омега» (серия «Abacus»), «Цифей» («Эталон») и «R-Style Software Lab» («Универсальная бухгалтерия Кирилла и Мефодия», серия RS-Balance).

Коротко остановимся на некоторых из выше перечисленных программ:

Фирма «1С», система «1С: Бухгалтерия». На сегодняшний день это самый известный и продаваемый продукт в России. Популярность этой программе обеспечили мощная реклама, развитая дилерская сеть, невысокая цена и грамотная маркетинговая стратегия. Основные возможности системы легко укладываются в схему «проводка – главная книга – баланс». В базовый комплект поставки входит некоторый набор заполняемых форм первичных документов, которые при необходимости (как правило так и бывает ) можно перенастроить , изменить форму и алгоритм заполнения. Для этого надо воспользоваться внутренним макроязыком, освоение которого требует некоторой квалификации. В целом программу «1С: Бухгалтерия» можно отнести к подклассу инструментальных систем для квалифицированного бухгалтера малого предприятия, поскольку она требует некоторой настройки для дальнейшего индивидуального пользования. Хотя базовые компоненты недоступны пользователю, функциональные конфигурации, написанные на встроенном языке, полностью доступны для модификации. Это предоставляет пользователям возможность быстро и эффективно модифицировать конфигурацию, с которой работает предприятие, вводить в нее новые задачи, документы, системы учета, подстраиваться под изменение законодательства. Для этого, конечно, требуется работа программистов, знающих встроенный язык среды»1С:Предприятие» и ее систему взаимосвязанных компонентов.

В новой версии «1С: Бухгалтерии 8.0» значительно расширены возможности ведения планов счетов, поддерживается ведение многомерной аналитики, реализована двухуровневая система регистрации информации о движении средств, производится объединение вводимых проводок в операции, реализован единый механизм построения отчетов. В новой версии имеются более мощные средства для организации работы «от документа», которые сочетаются с развитыми режимами ручного ввода операций (работа с журналом операций и проводок, типовые операции). В системе версии 8.0 присутствует весь стандартный набор сервисных возможностей системы. Типовые конфигурации программы «1С:Предприятие» представлены такими законченными решениями как «Бухгалтерский учет», «Зарплата и кадры», «Торговля и склад», «Производство, услуги, бухгалтерия». Кроме того, существуют типовые конфигурации для самых разных видов деятельности, в том числе «Автосервис», «Строительство», «Бюджетное управление», «Финансовый анализ», «Производственный учет», «Бухгалтерия для бюджетных предприятий», «Гостиница» и другие. Количество предлагаемых типовых решений на платформе «1С» значительно превышает возможное количество типовых решений на базе любой другой системы.

Корпорация «Галактика – Парус» предлагает программу «Парус» под Windows. Разработка предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различного профиля деятельности. Она позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и финансово – хозяйственную деятельность предприятия.

Для автоматизации крупных корпоративных пользователей разработан программный комплекс «Парус 97», в котором помимо стандартных модулей добавились две новые подсистемы «Консолидация учета» и «Обработка авизо», применение которых дает возможность решать вопросы построения единого информационного поля для российских холдингов и объединений, а также автоматизировать различные бизнес – процессы компании со сложной, многоуровневой , территориально – распределенной структурой управления. Программа «Парус» для SQL-сервера или Oracle является открытой системой, и ее функции могут расширяться с помощью прямого обращения к SQL- серверу и к базовым функциям программы.

Система «БЭСТ» является в первую очередь торговой системой, но тем не менее обеспечивает автоматизацию всех основных участков учета на предприятии (ведение расчетных счетов, кассы, расчетов с подотчетными лицами, учет основных средств и материалов, расчет зарплаты) и может быть успешно использована для автоматизации предприятий любого профиля. Интерфейс системы направлен на пользователя, благодаря чему, большинство настроек может быть выполнено самостоятельно пользователем, без привлечения специалистов фирмы – разработчика. Стоит отметить, что «БЭСТ» является закрытой системой и не может быть изменена пользователем. Компания-разработчик сама проводит модификацию базовых модулей, приспосабливая их к специфике конкретного предприятия. Это дорогостоящий процесс, который нередко вызывает трудности сопровождения и обновления версий.

Отличительные особенности курса:

Тематика. Порядок работы бухгалтеров в 1С:ERP сильно отличается от привычного всем в 1С:Бухгалтерии 8 и 1С:УПП. Тут и отложенное получение бухгалтерских проводок, и расчеты с обособленными подразделениями, и сложный учет НДС, и многое другое. Самостоятельное начало работы в программе без должной подготовки может привести к ошибкам, штрафам и прочим «нервам». На курсе слушатель научится: как избавиться от рутинного формирования проводок, автоматизировать заполнение документов и отчетности, сэкономив при этом 1-2 часа ежедневно.

Универсальность. На крупных предприятиях, где используется 1С:ERP, сотрудники бухгалтерской службы распределены по участкам. Каждому участку посвящен отдельный раздел курса, т.е. любой бухгалтер может выбрать то, что интересно именно ему. А при желании, изучить весь курс целиком, ведь каждый бухгалтер в перспективе может стать главбухом или перейти на другой участок работы. Очевидна польза от курса для консультантов-внедренцев – ведь им придется помогать сразу всей бухгалтерской службе.

Практика. 70% курса – практические занятия. После курса:

  • бухгалтер-кассир – сможет отражать в программе поступление и выдачу наличных денежных средств, формировать кассовую книгу, научится вести расчеты с подотчетниками;
  • бухгалтер по ТМЦ – сможет отражать операции поступления и выбытия товаров и услуг, а также производственные операции (передача материалов в производство и выпуск продукции);
  • бухгалтер по расчетам – сможет отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность предприятия;
  • бухгалтер по учету основных средств – сможет отражать поступление ОС, принятие к учету, начисление амортизации и выбытие ОС, вести учет НМА;
  • бухгалтер по налогам – сможет выписывать счета-фактуры, формировать Книгу покупок и Книгу продаж, бухгалтерскую и налоговую отчетность;
  • главный бухгалтер – выполнит закрытие месяца и научится контролировать работу бухгалтеров на участках.

Продолжительность: 24 академических часа

ПРОГРАММА КУРСА:

1. Концепция регламентированного учета, реализованная в прикладном решении

2. Настройка ведения учета

3. Отражение хозяйственных операций

4. Учет денежных средств

4.1. Учет наличных денежных средств

4.2. Учет безналичных денежных средств

4.3. Расчеты с подотчетными лицами

4.4. Учет денежных документов

5. Расчеты с партнерами и контрагентами

5.1. Расчеты с поставщиками

5.2. Расчеты с клиентами

6. Учет производственных операций

7. Учет внеоборотных активов

7.1. Учет ОС

7.2. Учет НМА

8. Учет ТМЦ в эксплуатации

9. Работа с обособленными подразделениями

10. Налоги и сборы

10.1. Налог на добавленную стоимость

10.2. Имущественные налоги

11. Закрытие месяца

12. Формирование регламентированной отчетности

Дуализм оперативного и финансового уровней – проблема крупных проектов

Особенностью проектов создания комплексных Автоматизированных систем управления на крупных предприятиях (АСУП) является необходимость разрешения противоречия между требованиями к автоматизированной системе:

  • со стороны бизнес-процессов финансового учета и анализа. Приоритеты: Стоимостной учет, детализация только в целях учета и планирования, ограниченные требования к оперативности. Манипулирование данными, большая часть которых не имеет отношения к оперативному учету и управлению ресурсами.
  • со стороны бизнес-процессов ресурсного управления (оперативного учета, планирования, логистики). Приоритеты: Максимальная детализация, оперативность. Манипулирование данными, большая часть которых не имеет отношения к финансовому учету. Жесткие требования к безостановочному режиму работы. Остановка системы приравнивается к остановке бизнес-процессов, что при круглосуточной работе недопустимо.

Традиционные типовые решения на платформе 1С, предназначенные исторически для целей бухгалтерского учета, исторически концептуально основаны на отражении хозяйственных операций с точки зрения бухгалтерского учета. В первичные «Электронные документы”, реализованные в системе, вводятся данные, ценные с финансовой точки зрения, по документу формируются проводки. В лучшем случае документ может иметь две стадии заполнения – кладовщиком (как первый этап заполнения, когда стоимостные показатели операции, счета учета не вводятся) и бухгалтером, который фиксирует в документе финансовые данные. Таким образом, такие системы нацелены преимущественно на решение бизнес-задач финансового учета.

Попытки использовать такие системы для комплексной автоматизации бизнес-процессов крупных производственных предприятий сталкиваются с серьезными проблемами, в основе которых лежат указанные выше противоречия между требованиями оперативного и финансового контуров. Первичная учетная информация в части материальных потоков появляется в производственных подразделениях и на складах, для целей оперативного учета и управления ресурсами внутри подразделений она обладает необходимой степенью детализации и оперативностью. Но использование этой информации в том виде как есть для целей бухгалтерского или управленческого финансового учета затруднительно, т.к. она с одной стороны, недостаточна – требуется ее дополнение финансовыми показателями, а с другой стороны – избыточна, т.к. для целей финансового учета перегружена логистическими данными. К таким данным можно отнести информацию о складских ячейках, упаковках, тароместах, сериях, заказах, этапах (узлах) отгрузки, конфигурациях и характеристиках продукции, сменно-суточных заданиях, количествах в дополнительных единицах измерения, штрих-кодах, сертификатах, стандартах и т.д. Более того, одной операции с точки зрения оперативного учета и управления ресурсами, может соответствовать несколько операций по разным структурным бизнес-единицам и юридическим лицам в финансовом управленческом и регламентированном учете.

Функции управления продажами и закупками оперируют как финансовыми данными, например, данными о взаиморасчетах, себестоимости, т.к. и ресурсными данными, например, детальной информацией о запасах в разрезе партий, ячеек хранения, сертификатов. То же самое можно сказать и о функции планирования производства.

Можно видеть, как в результате самостоятельно развития собственных систем автоматизации силами предприятий, в естественном порядке выделяется несколько сегментов ПО, нацеленных на решение отдельно задач ресурсного управления и отдельно задач финансового учета. Причем эти задачи решаются как правило разными программными пакетами. Интеграция таких пакетов в комплексную систему затруднена из-за разной детализации учета, различных методологических подходов, различной структуры НСИ в этих пакетах.

При внедрении типовых комплексных решений для автоматизации учета и управления, основанным на традиционной архитектуре, которая не подразумевает разделение учета на оперативный и финансовый уровни, предприятие сталкивается с дополнительными организационными сложностями:

  • Перегрузка финансовых служб излишней детализацией оперативного учета.
  • Событие в операционной деятельности предприятия (склады, производства) требуют разной интерпретации по нескольким юридическим лицам и в управленческом финансовом учете – по нескольким бизнес-единицам.
  • Требуется одновременное внедрение как оперативного учета, так и финансового учета, как интерпретации операционных данных в деятельности юридических лиц и бизнес-единиц.
  • Финансовые транзакции и расчеты влияют на оперативность и бесперебойность работы системы оперативного учета.
  • Необходимость отслеживания прав доступа «оперативных” служб к финансовым данным.

Но и без этих сложностей, проблем при внедрении комплексной системы хватает. Это создание и оптимизация нормативно-справочной системы, обучение, преодоление саботажа пользователей, выделение рабочего времени на освоение и внедрение, встречная адаптация бизнес-процессов предприятия и моделей, заложенным в типовое решение. Эти проблемы являются неизбежными и присущи любому проекту автоматизации. А вот дополнительных сложностей, связанных с архитектурой системы (имеется в виду отсутствие разделения оперативного и финансового уровня) вполне можно было бы избежать.

Где искать решение?

Для решений ERP-класса, которые изначально проектировались для комплексного решения как задач финансового учета, так и задач ресурсного управления в едином информационном пространстве для крупного предприятия, характерно разделение функций учета материальных потоков системы на два уровня, с разной детализацией данных, разной оперативностью данных, с возможностью трансформации данных при передаче с уровня оперативного учета на уровень финансового учета. При этом оба уровня объединены единой структурой НСИ.

Обычной практикой на крупных предприятиях является модификация типовых комплексных решений с целью разделения базы данных на две базы (или узла) – оперативного и финансового учета. Такое разделение связано с необходимостью трудоемких доработок и снятием с сопровождения доработанных модулей. Это приводит к увеличению сроков и стоимости проекта, увеличению организационных рисков и затрат на сопровождение в связи с заказным характером системы.

При начале проекта автоматизации предприятие сталкивается с задачей определения стратегии автоматизации. С одной стороны, есть наиболее насущные задачи, требующие скорейшего решения, но имеющие локальный характер. С другой стороны, решение локальной задачи (например, автоматизация регламентированного учета) должно «вписываться” в будущее развитие системы, например, дальнейшая автоматизация оперативного учета, планирования, управления закупками и продажами, управленческого учета предприятия и холдинга. Такой подход называется системным.

Важное требование к стратегии развития АСУП – масштабируемость решений первых этапов. При развитии системы и охвате большего количества бизнес-процессов – достигнутые результаты и автоматизированные бизнес-процессы на ранних этапах не должны пересматриваться и перерабатываться. Это требование можно выполнить только при системном подходе – решение любой задачи автоматизации любого уровня должно учитывать свойства всей комплексной системы предприятия, а не только свойства решаемой задачи. Локальная задача должна быть решена таким образом, чтобы она была составляющей комплексной системы.

С примерами несистемного подхода приходится встречаться повсеместно. Наиболее распространенный вариант – первичная автоматизация бухгалтерского учета, решающая задачи только бухгалтерии, когда НСИ и детальность операций удовлетворяют требованиям бухгалтеров. Так происходит потому, что типовые решения для бухгалтерского учета стандартны и требуют минимум доработок, по сравнению с системами ресурсного управления. Их проще всего внедрять – поэтому внедрения происходит на первом этапе. Но задачи бухгалтерии специфичны и не покрывают задачи управления. Дальнейшее расширение рамок проекта до оперативного учета и ресурсного управления сталкиваются с «реальной жизнью” предприятия, сложность и детализация которой не укладывается в рамки бухгалтерии. А внедренная система бухучета изначально определила структуру НСИ и методологию, бизнес-процессы автоматизированного отражения операций. Многие наработанные методики приходится пересматривать. Другой не самый лучший вариант – отрыв в дальнейшем системы оперативного учета и ресурсного управления от бухгалтерии, с созданием собственной структуры НСИ и методологией отражения операций, что приводит к разрыву единого информационного пространства предприятия.

Итак, если проект автоматизации на крупном предприятии подразумевает охват всех основных бизнес-процессов предприятия, то изначально должен быть применен системный подход и оптимальное разбиение проекта на этапы.

Исходим из того, что бухгалтерия не «придумывает” данные для учета. Эти данные появляются в результате операционной деятельности предприятия на самом «нижнем” уровне. Иначе говоря, только использование реальных данных оперативного учета (должным образом трансформированных) обеспечивает точность и достоверность финансового (регламентированного, управленческого) учета. Автоматизация поступления этих данных в бухгалтерию – решающий фактор надежности работы системы финансового учета и устранения «человеческого” фактора” в обработке материальных потоков.

Отсюда следует важный вывод – при комплексной автоматизации всех бизнес-процессов начинать надо с «первооснов” – организации автоматизированного оперативного учета, отражающего «реальную жизнь” предприятия. Эта система по свойствам оперативности и детализации должна удовлетворять всем задачам управления ресурсам предприятия, поддержки НСИ (PDM) и планирования. И только потом решать задачу построения систем финансового учета, на основе данных, извлекаемых с уровня оперативного учета.

На первом этапе – создании системы оперативного учета – должны быть решены важнейшие организационные и методологические вопросы – формализация материальных потоков в производстве и на складах, формирование спецификаций на продукцию, создание и использование единых классификаторов.

Преимущества такой стратегии:

  • Системность подхода. Выделение первого операционного уровня – задел для автоматизации в последующем функций управления ресурсами – управления продажами, производством, закупками, данными о продукции. При этом перестройка на уровне оперативного учета бизнес-процессов ввода информации и структуры НСИ для целей регламентированного учета уже не потребуется. При необходимости построения системы управленческого финансового учета – эта система будет получать данные с операционного уровня, трансформированные по требованиям уже управленческого учета.
  • Поскольку функции финансового учета предъявляют несколько узкие требования к структуре НСИ – создание уровня оперативного учета позволяет решить задачу создания единой структуры НСИ для целей управления ресурсами уже на первом этапе, а система финансового учета будет интегрирована на следующем этапе в готовую систему НСИ, решающую в целом задачи предприятия.

Существуют ли типовые решения на платформе 1С, в полной мере отвечающие требованию системности стратегий автоматизации?

Доступное решение

Уникальной возможностью типового решения «ИТРП:Процессное производство 8” на рынке решений на платформе 1С является реализованная концепция разделения функций бизнес-процессов на несколько уровней:

  • Оперативный и финансовый уровни предприятия.
  • Финансовый уровень предприятия и финансовый уровень управляющей компании холдинга.

Таким образом, в общем случае решение поддерживает трехуровневую архитектуру базы данных. При этом все уровни объединены общей НСИ.

Функции разделения обладают максимальным запасом гибкости, что позволяет реализовать очень сложные схемы учета и управления без доработок ядра системы.

С точки зрения технологии учета, в этом решении реализуется путем гибких настроек целостная модель деятельности предприятия, с включением в единую систему всех основных бизнес-процессов, интегрированных общей НСИ.

Важная особенность решения – возможность вести управленческий финансовый учет по нескольким фирмам (бизнес-единицам) непосредственно по первичным документам, с формированием управленческого баланса по каждой отдельной фирме (бизнес-единице), отдельно от ведения регламентированного учета. При этом функции управленческого и регламентированного учета могут быть объединены частично или полностью общей НСИ.

В решении предусмотрена возможность разделения функций на два уровня – управление ресурсами (оперативный учет и планирование) и финансовый. Причем эти уровни могут быть выделены в отдельные узлы распределенной базы данных, с организацией автоматического обмена между узлами с интервалом времени в несколько минут.

На оперативном уровне ведется учет операций в натуральных (количественных) измерителях со степенью детализации и оперативностью, необходимой для управления бизнес-процессами на логистическом уровне. Система предоставляет детальные и оперативные данные о запасах, полуфабрикатах, продукции и их движению в производстве и на складах.

Данные первичного учета, собираемые на оперативном уровне (в производстве и на складах), автоматически по заданным правилам трансформируются в документы финансового учета (т.н. «Проекции”), которые передаются на финансовый уровень. В процессе трансформации оперативных документов в финансовые происходит сворачивание и исключение из документов ненужной логистической информации. В результате объем данных, обрабатываемый бухгалтерией, может быть уменьшен на порядок. На основании одного оперативного документа можно сформировать несколько финансовых «проекций” по разным фирмам (бизнес-единицам) для управленческого учета и нескольким организациям для регламентированного учета.

Пример формирования нескольких документов – финансовых проекций на основе одной хозяйственной операции в оперативном учете – на следующей схеме:

Важное организационное и технологическое преимущество подхода, реализованного в решении «ИТРП:Процессное производство 8” – возможность разбить проект внедрения на два этапа:

  1. Автоматизация оперативного учета в производстве и на складах
  2. Автоматизация регламентированного и/или управленческого финансового учета. При этом операционный уровень уже действует, вмешательство в его работу минимально.

Мы акцентируем внимание на важности минимизации вмешательства в работу оперативного уровня по следующей причине. Система финансового учета, в силу наличия сложных расчетов и транзакций, требует отладки, остановок работы, загрузок измененных версий при доработках. Если операционный и финансовый уровни никак не разделены, то остановка или перегрузка финансового уровня останавливают работу оперативного уровня, который должен работать бесперебойно. И наоборот, остановка финансовый базы на несколько часов никак не влияет на работу операционного уровня, если база разделена на два узла (уровня).

Например, если операционный и финансовый уровни разделены – процедура закрытия месяца (глобального расчета себестоимости всех материальных потоков и себестоимости выпуска, реализации) никак не влияет на работу операционного уровня.

Физическое разделение базы на два узла необязательно, и выполняется исходя только из технологических соображений:

  • Уменьшение нагрузки на каждый узел – меньшее количество пользователей в каждом узле.
  • Разделение прав доступа – пользователям операционного уровня недоступны финансовые документы (на чтение или редактирование).
  • Обеспечение непрерывной работы операционного узла на этапе внедрения.

Итак, операционная база работает в реальном режиме времени, ее остановка может быть равнозначна остановке производства, если ввод данных производится со счетчиков, сканеров штрих-кодов или операторами производственных линий. При этом транзакции в операционном базе достаточно «легкие” в силу несложности учета в натуральных измерителях и отсутствии сложных расчетов потоков стоимости, закрытия месяца и т.д. В результате могут быть достигнуты высокие показатели производительности в многопользовательском режиме, а это очень важно при работе в производстве в режиме реального времени.

Таким образом, база, состоящая из двух узлов, обладает гораздо большим потенциалом наращивания количества пользователей, и обладает меньшими рисками остановок производства из-за регламентных финансовых процедур.

На следующей схеме показана структура системы регламентированного и оперативного учета, реализованная в решении «ИТРП:Процессное производство 8”, разделенная на два узла в распределенной базе данных.

Но это еще не все!

При организации распределенной базы уровня холдинга (база-узел управляющей компании, узлы предприятий) можно воспользоваться функциями типового решения, обеспечивающими управляемую миграцию данных между базой управляющей компанией и базами предприятий – документов и нормативно-справочной информации. Правила миграции настраиваются без дополнительного программирования.

Например, можно ввести заказ в управляющей компании и отправить его в заданную базу одного из предприятий.
Цепочка географически удаленных предприятий может рассматриваться в базе управляющей компании (в управленческом финансовом учете) как цепочка переделов изготовления продукции, с попередельным расчетом себестоимости конечного продукта. Разумеется, при этом в управляющей компании будет присутствовать детализация операций подчиненных предприятий, необходимая и достаточная только для целей управленческого учета уровня управляющей компании. И не более того.
Для нормативно-справочных данных возможна управляемая миграция по всей структуре распределенной базы холдинга. Например, часть справочников или сегментов справочников может распространяться централизованно из управляющей компании (номенклатура продукции и основного сырья, статьи затрат и пр.) на предприятия, часть – создаваться на предприятиях и не передаваться в управляющую компании, часть может мигрировать только по одной ветке «УК – предприятие” и т.д.

Эти сложновоспринимаемые, на первый взгляд, возможности преследуют одну просто формулируемую цель – построение единого сквозного информационного пространства всего холдинга, но в разумных пределах, поскольку некоторые сегменты этого пространства специфичны для отдельных предприятий и «неинтересны” для холдинга.

Заключение

Выбор стратегии автоматизации и развития системы – самый ответственный шаг перед началом проекта. Если цели автоматизации для руководства предприятия как правило очевидны (иначе затем затевать проект), то технологии достижения результата на всех этапах проекта – не так прозрачны и отдаются на откуп службам ИТ или фирмам – внедренцам. Но мотивация этих структур может быть направлена только на эффективное решение конкретных текущих задач.

Требование к системности подхода не всегда принимается топ-менеджментом во внимание, особенно когда нужно быстрее решить локальную насущную задачу. Риск такого несистемного подхода – резкий рост организационных и финансовых издержек предприятия при попытках в дальнейшем расширить рамки проекта, например, решить важнейшие задачи управления с помощью автоматизации. И этот рост издержек может оказаться неоправданным по отношению к выгодам, которые получит предприятие от расширения рамок проекта.