Сколько хранятся бухгалтерские документы в архиве

Содержание

Любой бухгалтер осознает значимость верного оформления первичной учетной документации для целей ведения как бухгалтерского, так и налогового учета. Однако для успешной работы этого недостаточно. Дело в том, что не менее важно должным образом хранить документы, образующиеся в учете организации. В противном случае компанию ждет штраф, а то и не один.

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы

Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в ред. от 28.09.2010) «О бухгалтерском учете» предписывает организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) нужно хранить не менее 5 лет с момента, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

За нарушение установленного порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф для должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Обязанность контролировать сроки хранения документов возложена на налоговые органы.

Требования к хранению документов содержатся и в Налоговом кодексе, который обязует налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Помимо этого действует еще ряд нормативных актов, знать которые важно. Это Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», где прописаны сроки и порядок хранения документации. Однако не стоит забывать, что с 1 октября 2010 года обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую, определяет приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень).

Вышеназванный Перечень состоит из 12 разделов:

раздел 1 — документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

разделы 2–4 — документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

раздел 5 — документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

раздел 6 — документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

раздел 7 — документы по организации, нормированию труда, тарификации, оплате, охране труда;

раздел 8 — документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

раздел 9 — документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

раздел 10 — документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

раздел 11 — документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в т.ч. социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

раздел 12 — документы, отражающие организацию деятельности первичных

профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

В архив организации по результатам экспертизы ценности документов составляются:

описи дел постоянного хранения (приложение 1 к Основным правилам работы архивов организаций, утв. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2 к Основным правилам работы архивов организаций);

описи дел по личному составу (приложение 3 к Основным правилам работы архивов организаций);

акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4 к Основным правилам работы архивов организаций).

Дела с истекшими по Перечню сроками хранения подлежат уничтожению, использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Они включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, когда составляется акт. Например, законченные в 2010 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2014 года.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной с указанием даты передачи, количества сдаваемых дел и веса бумажной макулатуры.

По каждому виду документов в Перечне указаны сроки хранения на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Нас интересуют лишь пункты, имеющие отношение к срокам хранения бухгалтерских документов. Итак:

1) аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности предписано хранить 5 лет;

2) срок хранения счетов-фактур приведен в соответствие с НК РФ и составил 4 года;

3) документы об инвентаризации активов, обязательств (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) необходимо хранить постоянно и только по инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – 5 лет;

4) образцы подписей материально ответственных лиц нужно сохранять не менее 5 лет. Аналогичное требование установлено для перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;

5) договоры и документы по лизингу имущества организации (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписку) нужно хранить постоянно;

6) договоры и документы по залогу движимого имущества организации (расчеты стоимости имущества, акты, переписку) – 10 лет, а аналогичные договоры и документы по залогу недвижимости – на постоянной основе;

7) бессрочно необходимо архивировать акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) (ранее такой нормы в Перечне не было);

8) документы по продаже движимого имущества (заявки, акты оценки, переписка и др.) нужно держать в архиве в течение 10 лет после совершения сделки.

Учетные работники, по долгу службы связанные с кадровыми документами, должны помнить, что с момента принятия приказа № 558 для Положения об оплате труда и премировании работников установлен срок хранения 75 лет против ранее предусмотренных 5.

Журналы учета работников, совмещающих профессии, нужно хранить до минования надобности, как и ранее, но те, в которых поименованы работники с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, теперь должны храниться не менее 75 лет.

Кто в ответе за сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив? Эта обязанность возложена на главного бухгалтера компании. При этом ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

До 75 лет увеличен срок хранения тарификационных ведомостей (списков) (ранее он составлял 25 лет); столько же (а не 45 лет) следует сохранять акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний и договоры страхования работников от несчастных случаев, по которым страховой случай наступил. До 75 лет продлен срок архивирования документов (актов, заключений, отчетов, протоколов, справок) о производственных авариях и несчастных случаях (ранее – 45 лет). В течение такого же срока (вместо 10 лет) нужно хранить документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях и столько же (вместо 5) – документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

Направления, уведомления на трудоустройство (о трудоустройстве) следует хранить в архиве не менее 3 лет (ранее их можно было уничтожить после минования надобности), тот же срок определен для документов (анкет, автобиографий, листов по учету кадров, заявлений, рекомендательных писем) лиц, не принятых на работу.

Все указанные в приказе № 558 правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности.

Новые сроки хранения документов

  Приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – новый Перечень). В связи с этим приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 признан утратившим силу Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 6 октября 2000 г. (далее – старый Перечень). В обоих документах приводится минимальный срок хранения документов.

  Исчисление сроков хранения дел и документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2010 г., начнет осуществляться с 1 января 2011 г.
  Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал). Так, если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них открыта с января 2004 г. и последняя запись в ней сделана в 2009 г., то исчисление срока хранения для книги начнется с 1 января 2010 г.
 

Новый перечень состоит из 12 разделов:

1) документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
2) документы по планированию и ценообразованию;
3) документы по финансированию и кредитованию;
4) документы по учету и отчетности;
5) документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
6) документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
7) документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
8) документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
9) документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
10) документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
11) документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
12) документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

  Новый Перечень распространяется на все организации независимо от вида деятельности и формы собственности. Значительно расширен перечень документов по нормированию, тарификации и оплате труда, охране труда, кадровым вопросам. В разделе «Охрана труда» особое внимание уделено документам по травматизму, работе с вредными и опасными условиями труда.

  Более детализировано представлен перечень приказов по личному составу. Так, в старом Перечне все приказы по личному составу следовало хранить 75 лет (ст. 6). Исключение представляли приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Их минимальный срок хранения исчислялся 5 годами. В новом Перечне список приказов развернут (ст. 19). В течение 75 лет следует хранить следующие приказы по:
приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению;
аттестации, повышение квалификации, присвоение званий (чинов);
изменению фамилии;
поощрениям, награждениям;
оплате труда, премированию, различным выплатам;
всем видам отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения (заработной платы);
дежурства по профилю основной деятельности;
длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

  В течение не менее 5 лет следует хранить приказы, касающиеся:
дисциплинарных взысканий;
ежегодных оплачиваемых отпусков;
отпусков в связи с обучением;
дежурств;
краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок.

  Рассмотрим, как изменились некоторые сроки хранения бухгалтерских документов. По-прежнему годовые и сводные годовые (теперь к ним добавились и консолидированные) бухгалтерские балансы и отчеты следует хранить постоянно (ст. 351). Квартальные — 5 лет, месячные – 1 год. Однако срок хранения аналитических документов (таблиц, докладов) к годовой бухгалтерской отчетности сокращен до 5 лет (ст. 354). Ранее их следовало хранить вместе с годовой отчетностью постоянно (ст. 137). В новом Перечне отдельно (ст. 352) выделены сроки хранения бюджетной отчетности (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки), хотя сроки хранения и установлены аналогичные. Впервые установлен срок хранения (постоянно) для бухгалтерской (финансовой) отчетности по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам (ст. 358). Срок хранения счетов-фактур сокращен с 5 (ст. 150) до 4 лет (ст. 368). Если ранее перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, следовало хранить до его замены новым (ст. 164), то теперь — в течение не менее 5 лет после его замены новым (ст. 380). Согласно старому Перечню срок хранения свидетельства о постановке на учет в налоговых органах был равен 5 годам после снятия с учета (ст. 169), теперь его следует хранить постоянно (ст.381). Отдельно указаны сроки хранения документов налогового учета и налоговой отчетности: реестры расчета земельного налога (ст. 389) – 5 лет; расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ (ст. 391): годовые – постоянно, квартальные — 5 лет; отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (ст. 391) – постоянно; налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов (ст. 392), налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по ЕСН (ст.

393), налоговые карточки формы 1-НДФЛ (ст. 394), декларации и расчеты авансовых платежей на обязательное пенсионное страхование (ст. 395), сведений о доходах физических лиц (ст. 396) и т. д. следует хранить 5 лет. Напоминаем, что в ст. 23 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные и произведенные расходы, в течение четырех лет. Реестры сведений о доходах физических лиц следует хранить 75 лет (ст. 397). В новом Перечне присутствует оговорка в отношении документов по учету НДФЛ, ЕСН, страховых взносов на пенсионное страхование. Если в организации не ведутся лицевые счета, то минимальный срок хранения этих документов уже не 5, а 75 лет. Впервые установлен срок хранения Книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (ст. 401), – постоянно. По мнению автора, данное положение ставит предпринимателей, применяющих УСН, в невыгодное положение с теми, кто применяет обычную систему налогообложения, поскольку последние хранят документы, являющиеся основанием для составления налоговых деклараций, в основном 5 лет. В новом Перечне подробно расписаны сроки хранения аудиторских документов. В старом Перечне оговаривался постоянный срок хранения только для аудиторских заключений (ст. 50).

Сколько хранить бухгалтерские документы

Теперь постоянно следует хранить не только аудиторское заключение по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 408), но и стандарты, и методики проведения аудита аудиторской организации и индивидуального аудитора (ст. 404), общие планы аудита (ст. 405), общие программы аудита (ст. 406). В старом Перечне эти документы отсутствовали. Срок хранения договоров оказания аудиторских услуг остался неизменным – 5 лет после истечения срока действия договора.

 Более развернуто представлен перечень видов договоров. Почти для всех предусмотрен срок хранения не менее 5 лет после истечения действия договора. Исключение сделано для:
договора дарения (ст. 439) – постоянно;
договора ренты (ст. 442) – постоянно;
договора лизинга имущества (ст. 449) – постоянно;
договора по залогу имущества – 10 лет после истечения срока договора.

  Как видим, новый Перечень является более подробным и в нем учтены документы, появившиеся в деятельности организаций в последнее время.

Главная » Сроки хранения документов

Сроки хранения документов

Вид документа Срок хранения
Документы о финансировании
Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов 5 лет
Договоры банковского счета 5 лет после истечения срока действия договора
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств 5 лет после полного исполнения обязательств
Учет и отчетность
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная Не менее 10 лет Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) 1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) 5 лет
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) 5 лет при условии проведения проверки
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей 5 лет при условии проведения проверки
Счета-фактуры 4 года
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности 5 лет
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах Не менее 10 лет
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые; б) квартальные Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет, с нарастающим итогом за IV квартал — постоянно)
Налоговые декларации по всем видам налогов 5 лет
Таможенные декларации 5 лет при условии проведения проверки
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 75 лет)
Сведения о доходах физических лиц 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 75 лет)
Реестры сведений о доходах физических лиц 75 лет
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН Не менее 10 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях 5 лет
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности; б) по трудовым договорам, договорам подряда в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям 5 лет после истечения срока действия договора 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) 5 лет после истечения срока действия договора
Кадровый документооборот
Коллективные договоры Не менее 10 лет (присланные для сведения — до минования надобности)
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 75 лет)
Документы о премировании 5 лет
Штатные расписания и изменения к ним: а) по месту разработки и/или утверждения; б) в других организациях Не менее 10 лет 3 года
Личные дела: а) руководителей; б) работников Не менее 10 лет 75 лет
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел 75 лет
Личные карточки работников (в том числе временных) 75 лет
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (невостребованные — 75 лет)
Командировочные удостоверения 5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 75 лет)
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников 5 лет (для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года
Графики предоставления отпусков 1 год

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок в четыре года, исчисление которого осуществляется в специальном порядке — с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письмо Минфина от 26.04.11 №03-03-06/1/270).

Хранить бухгалтерскую и налоговую отчетность и другие документы компании необходимо еще в течение четырех лет после ликвидации (подп.

Service Temporarily Unavailable

8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Сроки хранения документов указаны в приказе Минкультуры России от 25.08.10 № 558 (письмо Минфина РФ от 29.07.11 № 03-02-07/1-267).

Налогоплательщик должен хранить материалы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков (письмо Минфина от 02.08.11 № 03-02-07/1-272).

Для чего нужно архивное хранение документов?

Законодательная база

Хранение материалов в архивах обуславливается следующими документами:

  • Закон «Об архивном деле», который был принят в 2004 году;
  • Одобренные правила Российского архива, начиная с 2002 года;
  • Указание №558, которое имеет силу с 2010 года;
  • Приказ Министерства финансов №105.

Мероприятия по организации хранения архивных данных

В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов. Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров. Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.

Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.

Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт. Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.

Когда организовывают архив?

Запрещается обустраивать архивы в зданиях, которые не соответствуют пожарной безопасности. Это деревянные постройки. В помещении должна быть соответствующая атмосфера: не должно быть влаги, печного отопления. Все это может стать причиной порчи данных.

Чаще всего архивные здания стоят отдельно от других помещений. Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания. Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара.

При выборе помещений для архивов нужно иметь в виду, что все хранилища делятся на:

  • архивы временного хранения данных;
  • архивы с документами, которые используются очень часто;
  • архивы долгого хранения документов;
  • помещения, где работают архивные сотрудники.

Функции архивов

Каждый архив обладает определенными функциями. Итак, перечислим их.

  1. Создание списков сотрудником архива. В списке отмечается, к какому структурному подразделению относится организация.
  2. Прием документов от любых организаций.
  3. Постоянное ведение отчетности о сохранности данных, которые хранятся.
  4. Своевременное оповещение лиц, передавших документы на сохранение, о сохранности данных.
  5. Ведение отчетности, которая показывает, для каких целей использовался тот или иной документ.
  6. Постоянный контроль по заполнению документов.
  7. Постоянное повышение квалификации архивных сотрудников.

Сколько хранятся документы в архиве?

Существуют определенные нормативные акты и законодательство, согласно которому тот или иной документ имеет свой срок хранения в архиве. К примеру, документы, которые несут в себе информацию о финансовых отсчетах, могут храниться в архивах более десяти лет.

Существует целый ряд документов, которые могут храниться более 10 лет:

  • отчетность бухгалтера о работе предприятия за год;
  • декларации о налогах;
  • книги учетов техники безопасности на предприятии каждого сотрудника;
  • статистика, которая формируется на предприятии в течение года.

Существуют документы, срок хранения которых не превышает пяти лет. Это:

  • отсчеты предприятия по деятельности за квартал;
  • планы счетов предприятия;
  • книги, в которых записаны все покупки, совершаемые компанией;
  • первичные документы;
  • журнал о выдаче заработной плате сотрудникам;
  • документы о дебиторской задолженности;
  • данные об инвентаризации предприятия;
  • прочая документация, которая каким-либо образом связана с работой предприятия и его сотрудниками.

В архивах могут храниться документы, которые запрещается уничтожать до 75 лет.

Учет и хранение документов в архиве

Существует ряд законов и нормативных актов, которые гарантируют сохранность документов в архиве.

  1. Закон «Об архивном деле».
  2. Закон, подтверждающий ведение бухгалтерского учета.
  3. Законы, которые регламентирую сроки хранения тех или иных документов в архиве.
  4. Закон об организациях с ограниченной ответственностью.

Документы обязательно должны храниться в архиве, о деятельности которого уведомляется предприятие.

Правила хранения документов в архиве

Разработаны специальные правила, по которым документы принимаются и хранятся в архивах. Итак, вот некоторые из правил.

  1. Специальный световой режим. Он указывает на то, что в архиве должно быть выполнено специальное освещение. Так, документы не должны храниться на прямых солнечных лучах. Поэтому чаще всего файлы располагают в северной части помещения. Используются искусственные лампы накаливания. В архив не должен проникать дневной свет.
  2. Температурный режим. Температура и влажность – это основные показатели в архивных помещениях. Резкие перемены этих данных приведут к быстрой порче данных, которые хранятся в архиве.

    Сроки хранения документов

    С помощью особых приборов два раза в неделю проверяются показатели влаги и температуры. Для поддержания нужного микроклимата можно установить кондиционер.

  3. Санитарный режим архива. В помещении, где хранится большое количество важных документов, постоянно должна быть чистота. Нужно внимательно следить, чтобы не образовывалась плесень, и не заводились мыши или крысы. Для этого важно обеспечить герметичность архива. С полок убирается пыль раз в год. Периодически выполняется влажная уборка и проветривание.
  4. Надлежащий уровень охраны. Для того, чтобы архивную документацию не украли злоумышленники, нужно обеспечить надежную охрану круглосуточно.

Как передают документы в архив на сохранение?

В архив документы передаются от предприятий в порядке общей очереди. Для этого сотрудники хранилища разрабатывают графики приема документов. На их основе представитель предприятия согласовывает дату сдачи документов в архив.

Обязательно должен присутствовать человек, который отвечает за передачу данных в архив. При передаче документации на хранение определяют сроки хранения. Как уже упоминалось, они могут варьироваться от одного года до 75 лет.

Как подготовить документы для сдачи в архив на хранение?

Для каждого предприятия имеется свой срок для передачи документов в архив. Стоит отметить, что подготовку документов перед сдачей в архив выполняет специально созванная комиссия. Она должна состоять из трех – пяти человек. Разработаны некоторые этапы подготовки документов перед сдачей на хранение в архив:

  • оформление соответствующего акта;
  • проведение экспертизы, которая определит ценность передаваемых на хранение документов;
  • подготовка акта, в котором будет указано, какие бумаги нужно уничтожить;
  • создание описания каждого дела.

Экспертиза проводится на основании документов, которые утверждают сроки хранения той или иной информации. Необходимо внимательно анализировать каждый документ.

В комиссию входят лица, которые составляют совещательный орган. Решение комиссии выдается в виде акта. Руководитель комиссии ставит на нем свою подпись. Заседание комиссии проводится не чаще, чем два раза в год.

После того, как комиссия завершит описание каждого документа, можно приступать к отбору бумаг, которые подлежат утилизации. Все уничтоженные документы вносятся в акт, под которым ставятся подписи участников комиссии. В конце руководитель организации ставит свою подпись.

Архивные документы и их классификация

Все документы, которые будут отправлены в архив, нуждаются в классификации. Так, документы можно разделить на две группы.

  1. Документы временного хранения.
  2. Документы, которые передаются на постоянное хранение.

Временные документы хранятся не более 10 лет, а те, которые принято сдавать на постоянное хранение – примерно 75 лет.

Прежде чем передать в архив документы постоянного хранения, их нужно обработать.

Документы временного хранения:

  • отпускные приказы;
  • командировочные;
  • договоры, подписанные юридическими лицами;
  • бухгалтерские учеты;
  • путевые листы;
  • прочее.

На длительное хранение в архив передаются такие документы:

  • журнал, в котором зарегистрированы все приказы начальства предприятия;
  • расписание работы сотрудников;
  • акты, подтверждающие уничтожение документов или причину их утраты;
  • смета за год/квартал;
  • тарифы на выпускаемую продукцию;
  • книга учетов акций предприятия;
  • прочая документация.

Для того чтобы доверенное лицо могло взять на временное пользование документ из архива, руководитель предприятия должен выдать доверенность. В том случае, если документ подкреплен в общее дело, то отдельно его не получится взять из архива.

Вывод один: абсолютно все документы предприятия передаются на хранение в архив. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было узнать информацию о том, каковой была деятельность компании 10, а может и 30 лет назад. Все документы должны храниться на основании перечисленных законодательных норм.

Статья 8. Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений

(в ред. Федерального закона от 25.10.2001 N 138-ФЗ)

(см. текст в предыдущей

1. Сведения о застрахованных лицах представляются страхователями.

(в ред. Федеральных законов от 31.12.2002 N 198-ФЗ, от 03.12.2011 N 379-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

Страхователь представляет в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения (за исключением сведений, предусмотренных пунктом 2.3 статьи 11 настоящего Федерального закона) о всех лицах, работающих у него по трудовому договору, а также заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, за которых он уплачивает страховые взносы. Документы, содержащие указанные сведения, могут быть представлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг. Документы в электронной форме, содержащие указанные сведения, должны быть подписаны электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Вид электронной подписи и порядок ее проверки устанавливаются Пенсионным фондом Российской Федерации.

(в ред. Федеральных законов от 31.12.2002 N 198-ФЗ, от 29.11.2010 N 313-ФЗ, от 12.03.2014 N 33-ФЗ, от 21.07.2014 N 216-ФЗ, от 04.11.2014 N 345-ФЗ, от 03.07.2016 N 250-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

Сведения, предусмотренные пунктом 2.3 статьи 11 настоящего Федерального закона, страхователь представляет в налоговый орган в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах.

(абзац введен Федеральным законом от 03.07.2016 N 250-ФЗ)

Контроль за достоверностью сведений, представляемых страхователями в налоговые органы, осуществляется налоговыми органами.

(в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 250-ФЗ)

(см.

Документация: сроки хранения и передача в архив

текст в предыдущей )

Контроль за достоверностью сведений, представляемых страхователями в Пенсионный фонд Российской Федерации, осуществляется органами Пенсионного фонда Российской Федерации.

(абзац введен Федеральным законом от 03.07.2016 N 250-ФЗ)

На застрахованных лиц, признанных в установленном порядке безработными, сведения представляются органами службы занятости населения.

(абзац введен Федеральным законом от 25.10.2001 N 138-ФЗ)

2. Сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в соответствии с настоящим Федеральным законом в органы Пенсионного фонда Российской Федерации, представляются в соответствии с порядком и , устанавливаемыми Пенсионным фондом Российской Федерации. и сведений для индивидуального (персонифицированного) учета, заполнения страхователями форм указанных сведений определяются Пенсионным фондом Российской Федерации.

(в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 250-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

Указанные сведения могут представляться как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.

(в ред. Федеральных законов от 31.12.2002 N 198-ФЗ, от 24.07.2009 N 213-ФЗ, от 27.07.2010 N 227-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

Страхователь представляет сведения на 25 и более работающих у него застрахованных лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, который устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации. В таком же порядке могут представляться сведения страхователем менее чем на 25 работающих у него застрахованных лиц (включая заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период.

(абзац введен Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ, в ред. Федеральных законов от 28.06.2014 N 188-ФЗ, от 21.07.2014 N 216-ФЗ, от 03.07.2016 N 250-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

При представлении сведений в электронной форме соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации направляет страхователю подтверждение приема указанных сведений в форме электронного документа.

(абзац введен Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ)

Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации.

(абзац введен Федеральным законом от 03.07.2016 N 250-ФЗ)

3. Копии указанных сведений, представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по , установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.

(в ред. Федеральных законов от 31.12.2002 N 198-ФЗ, от 03.12.2011 N 379-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

4. Срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации страхователями, для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования составляет не менее шести лет.

(в ред. Федеральных законов от 31.12.2002 N 198-ФЗ, от 03.12.2011 N 379-ФЗ, от 12.03.2014 N 33-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

Срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов в вышеуказанных формах, содержащих иные сведения, составляет не менее трех лет.

Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже, по истечении установленного срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его индивидуальном лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений.

(в ред. Федерального закона от 31.12.2002 N 198-ФЗ)

(см. текст в предыдущей

(п. 4 введен Федеральным законом от 25.10.2001 N 138-ФЗ)

Персонифицированный учет: электронное взаимодействие и новые сроки хранения

С 1 января 2011 г. вступили в силу некоторые изменения в сфере персонифицированного учета пенсионного обеспечения. Они касаются взаимодействия работодателей, граждан и органов Пенсионного фонда. Кроме того, мы вносим ясность в вопросы сроков хранения сведений/документов персонифицированного учета, которые отличаются для работодателей и ПФР.

В последнее время нормативная база, регламентирующая вопросы ведения персонифицированного учета, модифицируется очень быстро. Судите сами:

  • 24.07.2009 был принят Федеральный закон N 213-ФЗ <1>, предусматривавший (см. пп. "б" п. 3 ст. 12), что отчетность о 50 и более застрахованных лицах <2> придется сдавать только в электронном виде;
  • 27.07.2010 был принят Федеральный закон N 227-ФЗ <3>, который расширил возможность использования электронных документов при ведении персонифицированного учета. Изменения, внесенные данным Законом, вступили в силу с 1 января 2011 г.;
  • Министерство здравоохранения и социального развития РФ Приказом от 14.12.2009 N 987н утвердило новую Инструкцию "О порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах", указав, что она будет применяться "с даты признания утратившим силу Постановления Правительства Российской Федерации от 15.03.1997 N 318 "О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования" (п. 2 Приказа). Документ вступил в силу 1 июня 2010 г.;
  • Постановление Правительства РФ "О признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации" от 15.05.2010 N 346 признало утратившим силу Постановление Правительства РФ от 15.03.1997 N 318 "О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования".

<1> Федеральный закон "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования". Данный Закон действует в редакции от 27.07.2010 начиная с 02.08.2010, однако интересующий нас п. 3 ст. 12 о предоставлении отчетности в электронном виде действует с 01.01.2011.
<2> Это означает, что предпринимателям, у которых работает 50 человек и более, необходимо будет подавать отчетность в электронном виде.
<3> Наименование данного Закона: "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Электронная форма представления информации становится обязательной

До 1 января 2011 г. сдача сведений о застрахованных лицах в электронной форме осуществлялась на основе соглашения сторон и работодатель имел возможность самостоятельно решить, будет ли он направлять сведения в электронном виде или принесет все данные на бумаге.

Фрагмент документа. Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 N 318).

Федеральный закон от 24.07.2009 N 213-ФЗ установил, что отчетность о 50 и более застрахованных лицах должна сдаваться только в электронном виде. Однако еще до того, как вступила в силу измененная редакция (с 1 января 2011 г.), законодатели ухитрились Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ еще раз уточнить тот же самый абзац ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ. В результате получилось следующее:

Фрагмент документа. Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования". Статья 8 "Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений"

Текст в предыдущей редакции Закона от 24.07.2009 N 213-ФЗ

Страхователь при представлении сведений на 50 и более работающих у него застрахованных лиц (включая заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период представляет их в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Форма представления сведений в электронной форме определяется Пенсионным фондом Российской Федерации.

Текст в действующей редакции Закона от 27.07.2010 N 227-ФЗ

Страхователь при представлении сведений на 50 и более у него застрахованных лиц (включая заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период представляет их по установленным Пенсионным фондом Российской Федерации формам в электронной форме. В таком же порядке могут представляться сведения страхователем менее чем на 50 работающих у него застрахованных лиц (включая заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период. Форма представления сведений в электронной форме определяется Пенсионным фондом Российской Федерации.

При представлении сведений в электронной форме соответствующий орган Пенсионного фонда РФ направляет страхователю подтверждение приема указанных сведений в форме электронного документа.

Как видим, исчезла ссылка на Закон об ЭЦП, зато зафиксировано, что формы предоставления сведений устанавливает Пенсионный фонд. Кроме того, закреплена обязанность самого Пенсионного фонда подтверждать получение сведений электронным документом.

Аналогичные изменения произошли и в новой Инструкции "О порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах". Предусмотрено, что предоставление сведений в Пенсионный фонд возможно как в "письменной" (т.е. бумажной), так и в электронной форме (п. 57 Инструкции Минздравсоцразвития).

Однако в отношении сдачи данных в электронной форме произошли существенные изменения. В новой Инструкции предусмотрительно уточняется (п. 58), что под электронной формой в данном случае понимается сдача документов "на магнитных носителях или по каналам связи" (традиционный вопрос: оптические диски и флэш-накопители считаются магнитными носителями или как?). Правила представления отчетности будут теперь регулироваться не соглашениями об обмене электронными документами, а нормативными документами Пенсионного фонда.

Переход на электронное информирование граждан не за горами

Федеральный закон от 27.07.2010 N 227-ФЗ внес и другие изменения, предусматривающие расширение сферы использования электронных документов с 1 января 2011 г. Теперь сведения персонифицированного учета могут сдаваться как страхователем, так и физическим лицом, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, в электронном виде "с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг" (см. ст. ст. 8 и 10).

А еще предусмотрено право застрахованного лица получать сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете, в форме электронных документов (ст. 14). Само застрахованное лицо также может направить запрос в Пенсионный фонд в электронном виде, а Пенсионный фонд обязан направить ответ на запрос "в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети государственных и муниципальных услуг" (ст. 16).

К сведению. Идея о возможности электронной рассылки "писем счастья" в Пенсионном фонде зрела уже давно. Еще в 2008 г. Постановлением Правления ПФР от 03.12.2008 N 344п был утвержден "Временный порядок информирования застрахованных лиц о состоянии их индивидуальных лицевых счетов в электронной форме через кредитные организации", который предусматривал возможность предоставления информации о состоянии счетов в электронном виде через кредитные организации. Были предусмотрены несколько способов информирования: через операциониста, через банкомат либо по системе интернет-банкинга.

Этот документ вступил в силу еще 6 февраля 2009 г. Но каких-либо победных реляций о практической реализации такого метода информирования не слышно. Можно предположить, что кредитные организации не оценили инициативу Пенсионного фонда переложить исполнение своих обязанностей на коммерческие структуры.

В новой Инструкции установлено (п. 63), что по заявлению застрахованного лица информация может направляться ему непосредственно органами ПФР в электронной форме. При этом юридическая сила указанных сведений должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1 "Об электронной цифровой подписи".

В "Плане перехода на предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в электронном виде федеральными органами исполнительной власти", утвержденном Распоряжением Правительства РФ от 17.10.2009 N 1555-р, эта услуга также значится. Планируется, что переход на электронное информирование граждан будет завершен к декабрю 2011 г.

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица признан документом

Порадовало в Инструкции то, что в определении "индивидуального лицевого счета застрахованного лица" сказано, что это документ, "хранящийся в форме записи на машинных носителях информации". Чуть ли не впервые в российских нормативных документах признано, что запись в базе данных является документом, со всеми вытекающими из этого последствиями!

Фрагмент документа. Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах (утв.

Считаем правильно сроки хранения первичных документов

Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н)

  1. Понятия, используемые в настоящей Инструкции, означают следующее:

…г) "индивидуальный лицевой счет застрахованного лица" — документ, хранящийся в форме записи на машинных носителях информации, допускающей обработку с помощью средств вычислительной техники в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации, содержащий предусмотренные настоящей Инструкцией сведения о застрахованном лице, включенные в информационные ресурсы Пенсионного фонда Российской Федерации.

Сроки хранения сведений/документов персонифицированного учета

Требования к обеспечению сохранности документов не изменились — страхователи (работодатели) обязаны хранить документы в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности. А они прописаны в ст. 17 Закона о бухучете (срок хранения при этом составляет не менее 5 лет).

Фрагмент документа. Пункт 47 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах" (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н).

Фрагмент документа. Пункт 1 ст. 17 "Хранение документов бухгалтерского учета" Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В новой Инструкции, утвержденной в 2009 г., как и в Инструкции 1997 г., предусмотрено, что Пенсионный фонд должен обеспечить сохранение лицевого счета дольше, чем продолжительность жизни застрахованного лица. Тем самым еще раз подтверждена позиция государства о том, что ответственность за обеспечение сохранности сведений персонифицированного учета на протяжении всей трудовой деятельности гражданина оно берет на себя.

Фрагмент документа. Пункт 55 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах" (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н)

Лицевой счет ведется Пенсионным фондом Российской Федерации в течение жизни застрахованного лица. После смерти застрахованного лица лицевой счет застрахованного лица хранится в течение срока, предусмотренного для хранения пенсионных дел.

Совершенно логично, что срок хранения лицевого счета установлен такой же, как и для пенсионного дела, однако со сроком хранения самих пенсионных дел все обстоит не так просто. Этот срок был установлен "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (утв. Главархивом СССР 15.08.1988) и составляет 5 лет после прекращения выплаты пенсии (ст. 670).

Срок хранения других документов, связанных с ведением лицевого счета, значительно увеличен. Кроме того, как старая, так и новая Инструкции содержат дополнительные условия, после выполнения которых допускается уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это равносильно установлению дополнительных условных сроков хранения!

Фрагмент документа. Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования". Статья 8 "Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений"

  1. Срок хранения органами Пенсионного фонда РФ документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд РФ страхователями, в том числе физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы, для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования составляет не менее шести лет.

Срок хранения органами Пенсионного фонда РФ документов в вышеуказанных формах, содержащих иные сведения, составляет не менее трех лет.

Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже, по истечении установленного срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его индивидуальном лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений.

Фрагмент документа. Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах" (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н)

  1. Документы, содержащие сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, представленные страхователями и застрахованными лицами для целей индивидуального (персонифицированного) учета в письменной форме, а также документы в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1 "Об электронной цифровой подписи", хранятся в территориальных органах фонда не менее 6 лет с даты назначения трудовой пенсии застрахованному лицу.
  2. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, по истечении срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений.

Как видим, по новой Инструкции Пенсионный фонд обязан теперь хранить документы персонифицированного учета до назначения застрахованному лицу пенсии и еще шесть лет после этого. Кроме того, фонду придется позаботиться о том, чтобы задокументировать факт "ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете", поскольку только после этого он имеет право уничтожить документы.

Учитывая, что речь идет не только о документах на бумажных носителях, но и об электронных документах, подписанных ЭЦП, Пенсионному фонду придется придумать и реализовать процедуры, которые позволят обеспечить сохранность электронных документов и возможность перепроверки ЭЦП на протяжении всего срока хранения, который в ряде случаев может превысить 30 — 40 лет.

Стоит также отметить, что в ст. 898 "Перечня типовых управленческих архивных документов…" установлены единые сроки хранения для всех документов персонифицированного учета во всех организациях — 5 лет в следующей формулировке:

Фрагмент документа. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Если для страхователей (работодателей) данный пункт Перечня приводит верные данные о сроках хранения, то для Пенсионного фонда указанные в Перечне сроки хранения неверны (причем не только в отношении вновь установленных сроков хранения, но и для тех сроков, что были установлены в соответствии с Инструкцией 1997 г.).

Н.Храмцовская

Ведущий эксперт

по управлению документацией

компании "ЭОС",

член Гильдии управляющих документацией,

член ARMA International