Сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы

Читалка

Главная→ Читалка

Хранение документов в организации

 опубликовано: № 26 (936) — июнь 2010, добавлено: 01.07.2010     

Тематики:  Бухгалтерский учет  

Наше предприятие – ЗАО, применяем УСН – доходы. Прошу рассказать сроки хранения документов: квартальные отчеты, Книга доходов и расходов, лицевые счета, касса, зарплата, документы, подтверждающие наши доходы, документы, подтверждающие наши доходы, документы кадровые.

Как правильно оформить списание (уничтожение) документов, срок хранения которых истек?

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечиватьсохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

По мнению Минфина РФ, течение указанного четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 г. № 03-03-04/2/83).

Согласно ст. 346.24 НК РФ учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу при УСН налогоплательщик обязан вести в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и порядок заполнения которой утверждаются Минфином РФ.

Следовательно, поскольку в Книге учета содержатся данные налогового учета, то согласно п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ Книга учета должна храниться в течение четырех лет.

В соответствии со ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Если Ваша организация применяет контрольно-кассовую технику, то документация, связанная с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники, а также использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации, должны храниться в течение не менее 5 лет с даты окончания их использования.

Это установлено п. 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 г. № 470.

Порядок хранения документов организаций регламентируется, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Указаниями по применению Перечня типовых управленческих документов… установлено, что сроки хранения документов, данные в графе № 3 Перечня, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.9 Указаний).

Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 году, начинается с 1 января 2010 года.

Обратите внимание!

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.

Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др. подлежат хранению 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии)).

Лицевые счета работников хранятся 75 лет.

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат) хранятся 5 лет.

Однако при отсутствии лицевых счетов срок хранения данных документов составляет 75 лет.

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности о получении заработной платы и других выплат следует хранить в течение 5 лет после завершения проверки (ревизии).

Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов, документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности хранятся 5 лет.

Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц, исполнительных листов, сумм доходов и НДФЛ работников хранятся пять лет.

Книги, журналы, карточки учета депонированной заработной платы, доверенностей хранятся также 5 лет при условии завершения проверки (ревизии).

Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации следует хранить не менее 10 лет.

Личные дела работников75 лет.

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, личные карточки работников (в том числе временных работников), характеристики работников, не имеющих личных дел, – 75 лет.

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования. Если эти документы не востребуются, то срок хранения составляет не менее 50 лет.

Список (штатно-списочный состав) работников хранится не менее 10 лет.

Списки военнообязанных, документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним следует хранить 3 года.

Графики предоставления отпусков – 1 год.

Книги, журналы, карточки учета военнообязанных хранятся 3 года после увольнения.

Книги, журналы, карточки учета:

– личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений – 75 лет;

– выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет;

– выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы – 3 года.

Договоры о материальной ответственности хранятся 5 лет после увольнения материально ответственного лица.

Табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся 1 год.

Отчеты по налогам (налоговые декларации) годовые хранятся не менее 10 лет.

Срок хранения деклараций по итогам отчетных периодов (квартальных) – 5 лет.

Налогоплательщики налога при УСН не представляют налоговые декларации по итогам отчетных периодов с 1 января 2009 года.

Следовательно, в 2010 году Вы должны обеспечить хранение налоговых деклараций по налогу при УСН по итогам отчетных периодов 2006, 2007, 2008 годов.

Организации, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы», не ведут учет расходов.

Следовательно, Вы не обязаны хранить документы, подтверждающие Ваши расходы.

Однако налогоплательщик может в случаях, определенных п. 4 и п. 4.1 ст. 346.13 НК РФ утратить право на применение УСН.

При утрате права на применение УСН и переходе на общий режим налогообложения организации придется восстановить бухгалтерский и налоговый учет с начала того квартала, в котором утрачено право.

Поэтому в целях безопасности многие «упрощенцы» с объектом налогообложения «доходы» хранят документы, подтверждающие произведенные ими расходы.

Для отбора документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации.

Комиссия производит опись документов, срок хранения которых заканчивается.

После утверждения руководителем организации описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, приведена в приложении 4 к Основным правилам работы архивной организации, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке.

Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

В заключение отметим, что для акционерных обществ существует свое Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Ст. 89 Федерального закона РФ от 26.12.1995 г.

Уничтожаем бухгалтерские документы

№208-ФЗ «Об акционерных обществах» утвержден перечень документов, которые обязано хранить акционерное общество.

Именно на перечисленные в этой статье документы открытых и закрытых акционерных обществ распространяется действие Положения от 16.07.2003 г. с указанием срока хранения документов.

Хотите знать больше?.. Оформите подписку на журнал "АМБ-Экспресс"!

Форум портала "Архивы России" > Архивы > Архивы организаций > сроки хранения актов проверок

Просмотр полной версии : сроки хранения актов проверок

Подскажите, пожалуйста, сколько должны хранится в организации акты проверок Россвязьнадзора? Постоянно или 5 лет ЭПК?

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ТАБЛИЦЕ

Ст. 173а или 173б нового перечня типовой управленческой документации?
Россвязьнадзор проверяет нас по основному направлению деятельности каждый квартал.

С моей точки зрения, у Вас есть два пути.

Первый путь – опереться на Перечень. В данном случае, он IMHO совершенно недвусмысленен, и, если по-честному, то Вы должны выбрать 173а. (Но если Вы – акционерное общество, то Вам надо жить по старому перечню 2000 года, поскольку новый – пока что – на Вас IMHO не распространяется).

Второй путь – самостоятельно установить срок хранения (предпочтительно, решением ЭК, с привлечением юриста и представителей заинтересованных подразделений), исходя из законодательно-нормативных требований и интересов Вашей организации. Для этого следует ответить на вопросы:
— Что от Вас требует законодательство (не Перечень!) ?
— Кому могут понадобиться эти акты по истечении, скажем, пяти (трёх, десяти) лет? (Здесь нужно учесть сроки исковой давности – вдруг кто-то через много лет пожалуется, что Вы повредили его здоровью?)
— Чем Вы рискуете, не сохранив эти акты? Кто и на каком основании может Вас наказать?
— Что Вы выиграете, отказавшись от постоянного хранения этих документов? Если эти документы занимают совсем мало места, может, проще их хранить?

Обратите внимание, что в этом варианте можно установить не только 5-летний, но и любой другой срок.

А ещё Вы можете поинтересоваться у Роскомнадзора – а он-то сколько лет будет хранить эти акты?

Большое спасибо, что откликнулись.
У нас унитарное предприятие, нормы нового Перечня на нас распространяются.
Проблема в том, что я не нашел нормативного документа, где говорится о сроках хранения актов Россвязьнадзора. Описан лишь порядок заполнения акта.
Объем таких актов довольно большой — 84 дела ежегодно.
Что касается предложенного вами второго пути, то он мне кажется наиболее верным, но, к сожалению, маловыполнимым в нашем случае. В номенклатуре дел нашей организации этим актам автоматически присвоен срок хранения "до ликвидации организации". Оценивать риски и тем более брать на себя ответственность за их уничтожение никто не хочет. Как собственно и разбираться в этом вопросе. Так что будем хранить. Возможно, время поможет нам оценить практическую ценность этих актов.

Кстати, а почему новый перечень типовой управенческой документации не распространяется на акционерные общества? Это было сделано сознательно или просто забыли упомянуть?))

Кстати, а почему новый перечень типовой управенческой документации не распространяется на акционерные общества? Это было сделано сознательно или просто забыли упомянуть?))

Кто ж у нас это сознательно делает! 🙂

Просто согласно закону "Об акционерных обществах" порядок и сроки хранения их документов устанавливает не Росархив, а уполномоченный орган по рынку ценных бумаг. Вот он и установил ещё в 2003 году, что АО пользуются Перечнем 2000 года. Так что, пока это положение не будет скорректировано, пользоваться нужно "старым" Перечнем. 🙂

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах"
Статья 89. Хранение документов общества

2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ"

Для большинства документов общества в постановлении указано, что сроки хранения устанавливаются "в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов,образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000"

Сколько надо хранить бухгалтерские документы?

Хранение документов: обязанности налогоплательщика

Поскольку налоги и сборы исчисляются на основании данных налоговых регистров, налоговых деклараций, а также данных бухгалтерского учета и отчетности, существует необходимость хранения первичных документов, налоговых регистров, документов по начислению заработной платы, по личному составу и ряда других документов. В связи с этим нужно точно знать, какие документы и в течение какого времени следует хранить и какие права по их истребованию есть у налоговых органов.

Зачем хранить документы?

Юридические лица, так же как и физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, могут подвергаться налоговым проверкам. В соответствии со ст. 93 НК РФ в ходе проверок налоговый орган вправе затребовать документы. Подпункт 8 п. 1 ст. 23 "Обязанности налогоплательщика" НК РФ гласит: в течение четырех лет налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Помимо административных штрафов (они рассматриваются далее), отсутствие документов имеет еще одно неблагоприятное последствие: согласно пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ в этом случае суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками в бюджетную систему РФ, определяются расчетным путем на основании имеющейся у проверяющих информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках. То есть при отсутствии документов у налогоплательщика суммы налогов устанавливаются самими налоговыми органами и (если обороты предприятия значительны) могут быть доначислены, в частности, в размерах, влекущих уголовную ответственность, а это уже совсем другой разговор. Следует обратить внимание, что индивидуальные предприниматели могут быть подвергнуты выездной налоговой проверке, причем и в течение трех лет после прекращения деятельности в качестве индивидуального предпринимателя (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Итак, хранить документы просто необходимо — и для подтверждения доходов, и для подтверждения расходов налогоплательщика, для определения налогооблагаемой базы.

Чем регулируется хранение документов?

Правовое регулирование хранения документов осуществляется в соответствии со следующими Федеральными законами:

  • от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее — Закон "Об архивном деле");
  • от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ст. 17);
  • от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" (ст. 28);
  • от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст. 50);
  • от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ст. 89), а также некоторыми другими законами.

Кроме того, хранение документов регулируется до сих пор действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105. Точные сроки хранения различных документов установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень типовых управленческих документов). Каждый из указанных актов регламентирует тот или иной аспект хранения документов.

Каковы сроки хранения документов?

Согласно налоговому законодательству минимальный срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других необходимых документов равен четырем годам (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

В то же время исходя из ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Например, рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Существуют документы, хранящиеся постоянно, например коллективный договор. Длительный срок хранения (75 лет) имеют и документы по личному составу: приказы, распоряжения по личному составу, трудовые договоры (контракты) и лицевые счета работников, а также личные карточки работников.

Более подробно о сроках хранения говорится в Перечне типовых управленческих документов. Сроки хранения других документов тоже указаны в этом Перечне — к нему и следует обращаться по данному вопросу.

Каков порядок хранения документов?

Организации и индивидуальные предприниматели вправе как хранить документы самостоятельно, так и заключать соответствующие договоры с государственными и муниципальными архивами и передавать документы на хранение им. При самостоятельном хранении документов организации могут создавать специальное структурное подразделение (архив) либо хранить документы без создания архива. Заметим, что в соответствии с ч. 2 ст. 13 Закона "Об архивном деле" создание архива является правом, но не обязанностью юридических лиц и граждан. В случае если юридическое лицо создает архив, ему следует руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Хранение документов при реорганизации юридического лица.

Судьба документов при реорганизации юридического лица определяется в ст. 23 Закона "Об архивном деле".

Так, при реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования государственных и муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими государственными или муниципальными архивами. При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти или уполномоченными органами исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела.

При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

Хранение документов при ликвидации юридического лица. Порядок хранения документов при ликвидации юридического лица также прописан в ст. 23 Закона "Об архивном деле".

При ликвидации государственных и муниципальных организаций документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Хранение документов при прекращении деятельности индивидуального предпринимателя. Порядок обращения с документами физического лица при прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя прямо нигде не определен — это пробел в законодательстве РФ. Какой-либо обязанности по передаче документов в архив не установлено. Вместе с тем на основании анализа налогового законодательства и судебной практики можно с уверенностью сказать, что некоторые документы физическое лицо после прекращения предпринимательской деятельности обязано хранить. Так, в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ отмечено: одной из обязанностей налогоплательщика является обеспечение в течение четырех лет сохранности данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Исходя из данной нормы налоговые и судебные органы делают вывод, что физическое лицо, прекратившее деятельность в качестве индивидуального предпринимателя, обязано хранить вышеуказанные документы в течение четырех лет после получения свидетельства о прекращении предпринимательской деятельности. Это особенно важно, поскольку в отношении физических лиц — бывших индивидуальных предпринимателей может быть проведена выездная налоговая проверка в течение трех лет с момента прекращения деятельности в качестве индивидуального предпринимателя.

Можно ли уничтожать документы?

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов возможно уничтожение документов в предусмотренных случаях. Рассмотрим порядок уничтожения документов, который установлен в данном акте в разделе "Указания по применению перечня".

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций — источников комплектования) по согласованию с ним. Экспертные комиссии устанавливают совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и контролируют ее проведение.

После формирования экспертных комиссий учреждение должно провести экспертизу документов и выделить документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие хранению (то есть те, которые должны быть уничтожены).

Документы, которые в силу Перечня типовых управленческих документов должны храниться постоянно, подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде РФ, или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.

По истечении сроков хранения в архивах организаций — источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы передается в архивы.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций — источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, один передается в архив в качестве контрольного — по нему документы будут приниматься на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с архивным органом, учреждением и утверждаются руководителем организации. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню типовых управленческих документов срок хранения с отметкой "ЭПК" (отметка "ЭПК", поставленная в Перечне типовых управленческих документов к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации), а также не предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации. Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и имеют право при необходимости потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

Организации, документы которых не подлежат приему в государственные, муниципальные архивы, уничтожают дела с истекшими (по Перечню типовых управленческих документов) сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов РФ и органы местного самоуправления, архивные учреждения.

Какая ответственность предусмотрена за нарушение правил хранения документов?

Нарушение правил хранения документов влечет административную ответственность. Так, грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Статья 13.20 КоАП РФ устанавливает: нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на граждан — от 100 до 300 руб.;
  • на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Рассмотрим положения ст. 13.25 "Нарушение требований законодательства о хранении документов" КоАП РФ. В соответствии с ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение АО, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или НПФ либо их специализированным депозитарием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об АО, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативно-правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения подобных документов влечет наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — от 2500 до 5000 руб.;
  • на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.

Часть 2 ст. 13.25 КоАП РФ устанавливает ответственность за неисполнение ООО или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативно-правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов. Указанные деяния влекут наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — от 2500 до 5000 руб.;
  • на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.

Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета является в соответствии со ст.

Сколько времени надо хранить документы

120 НК РФ грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За это нарушение к организации могут быть применены следующие санкции:

  • если нарушение совершено в течение одного налогового периода — штраф в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 120 НК РФ);
  • если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода — штраф в размере 15 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ);
  • если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы — штраф в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

О.Н.Полякова

Эксперт журнала

"Налоговая проверка"

С наступлением нового календарного года целесообразно привести в порядок архив, а точнее, проверить сроки хранения налоговой и бухгалтерской документации.

Общее правило хранения документов предусмотрено в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Указанная норма предусматривает обязанность налогоплательщика обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также подтверждающих доходы, расходы и уплаченные налоги, в течение четырех лет. Специальные правила хранения документов могут быть предусмотрены иными нормами НК РФ, например, налогоплательщик – участник регионального инвестиционного проекта обязан обеспечивать хранение документов в течение шести лет (п. 3 ст.

Сроки хранения бухгалтерской документации

89.2 НК РФ).

В силу изложенного с 1 января 2014 г. истекает срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые относятся к 2009 г., и налогоплательщик получает право такую документацию уничтожить.

Кроме того, представляется, что с истечением сроков хранения документов налоговые органы не вправе запрашивать указанные документы у проверяемого лица.

Однако налогоплательщику, который принял решение об уничтожении документации с истекшим сроком хранения, представляется возможным дать следующие рекомендации практического характера:

– во-первых, следует максимально подробно расшифровывать в акте уничтожения или соответствующем реестре уничтожаемой документации перечень ликвидируемых документов (чтобы не возникли сомнения в том, что такие документы у налогоплательщика вообще были);

– во-вторых, не надо уничтожать документы, применение которых возможно и по истечении 4 лет (например, договоры долгосрочного характера и т.д.);

– в-третьих, следует выбирать наиболее оптимальный способ уничтожения (в целях соблюдения коммерческой тайны).

Особого внимания заслуживает вопрос правомерности истребования налоговым органом документации с истекшим сроком хранения, подтверждающей образование и размер списанной задолженности по контрагентам.

По нашему мнению, поскольку специального срока хранения для данной документации налоговым законодательством не установлено, она подлежит хранению в общем порядке – в течение четырех лет.

Вместе с тем при отнесении на внереализационные расходы затрат в виде сумм безнадежной дебиторской задолженности у налогоплательщика могут возникнуть проблемы, связанные с представлением документов, подтверждающих возникновение этой задолженности.

Некоторые суды по данному вопросу в ряде случаев поддерживают позицию налоговых органов о необоснованном списании на расходы безнадежной дебиторской задолженности, не подтвержденной документально.

Так, в Постановлении ФАС ЗСО от 30.05.2007 N Ф04-3421/2007(34717-А70-26), Ф04-3421/2007(35577-А70-26) указано: “…истечение срока хранения первичных документов не является основанием для признания суммы дебиторской задолженности”. Суд сделал вывод о том, что, “поскольку обществом документально не подтверждена сумма дебиторской задолженности, оспариваемая сумма не может быть признана безнадежным долгом с истекшим сроком исковой давности, подлежащим отнесению к внереализационным расходам” (Определением ВАС РФ от 03.09.2007 N 11044/07 в передаче в Президиум ВАС РФ для пересмотра дела в порядке надзора было отказано).

По другому делу суд указал, что “общество не вправе при отсутствии первичных документов производить списание расходов”, отклонив ссылки общества на то, что в случае, если первичные документы были уничтожены по истечении срока хранения, возможно исходить из данных регистров бухгалтерского учета и акта инвентаризации задолженности (Постановление ФАС УО от 03.06.2008 по делу N А50-16573/07).

Однако мы считаем, что вышеприведенная позиция является не совсем обоснованной, тем более что в судебной практике по этому вопросу единство отсутствует.

Например, как было указано в Постановлении ФАС СКО от 25.09.2009 по делу N А32-8964/2007-12/190: “действующее налоговое законодательство не предусматривает хранение документов, касающихся списанной на убытки дебиторской задолженности с истекшими сроками исковой давности, более длительное время (более 4 лет), чем иные документы…”. Таким образом, суд сделал вывод о том, что налогоплательщик “обосновал невозможность представления запрашиваемых документов в связи с их отсутствием, что не противоречит положениям п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и, следовательно, не может повлечь для налогоплательщика негативных последствий в виде доначисления налога на прибыль”.

Мы поддерживаем вышеуказанное решение суда и считаем, что в условиях, когда истекли установленные законодательством сроки хранения документов, подтверждающие и обосновывающие размер списываемой задолженности, налогоплательщик вправе обосновать правомерность отнесения данных сумм на внереализационные расходы посредством документов, оформляемых непосредственно для списания этой задолженности (приказ руководителя, акт инвентаризации задолженности и т.д.).

1.1. Истечение сроков давности взыскания недоимок за 2010 год

1.2. Истечение сроков давности привлечения к налоговой ответственности за правонарушения, допущенные до 2011 года

1.3. Истечение сроков давности налогового контроля за 2010 год

1.4. Истечение сроков хранения документов за 2009 год

1.5. Истечение сроков давности на возврат (зачет) налогов

1.6. О сроках давности привлечения к уголовной ответственности по ст. ст. 198 и 199 Уголовного кодекса РФ

Просмотров: 235

No votes yet.

Please wait…