Смена главного бухгалтера

Содержание

Передача дел при смене главного бухгалтера организации

Как правильно оформить эту процедуру? На что нужно обратить внимание прежнему и новому главному бухгалтеру, чтобы обезопасить себя в дальнейшем от претензий со стороны руководства организации и контролирующих органов? Ответы на эти вопросы даны в статье.

Кому можно передать дела

На практике существуют несколько вариантов приема-передачи дел главным бухгалтером.

Наиболее распространенным является вариант, когда прежний главный бухгалтер сдает дела новому главному бухгалтеру. Однако довольно часто возникает ситуация, когда новый главный бухгалтер еще не известен, а прежний главный бухгалтер на законных основаниях имеет право оставить старое место работы. В этой ситуации, если в организации работают несколько бухгалтеров, то один из них (например, заместитель главного бухгалтера) может временно принять дела.

Более сложной является ситуация, когда увольняется главный бухгалтер малого предприятия, представляющий бухгалтерию в единственном числе. В этом случае принять дела должен руководитель организации, поскольку он согласно п. 1 ст. 6 Закона "О бухгалтерском учете" несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации.

Если руководитель организации отказывается принять дела, прежнему главному бухгалтеру желательно этот отказ оформить документально. При нежелании руководителя запротоколировать свой отказ принимать дела, по нашему мнению, нужно поступить следующим образом: составить опись дел, подлежащих сдаче, в двух экземплярах; один экземпляр оставить у себя, а другой — передать в налоговую инспекцию, перед которой отчитывается организация, лично под расписку налоговому инспектору или заказным письмом по почте.

Могут иметь место ситуации, когда прежний главный бухгалтер по какой-либо причине (внезапная болезнь, смерть и т.п.) не имеет возможности сдать дела. В этом случае по приказу руководителя организации принять дела может другое лицо (новый главный бухгалтер, временно исполняющий обязанности главного бухгалтера, сам руководитель организации).

Как оформить прием-передачу дел

В настоящее время нет нормативного документа, который регулировал бы процесс приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.

В Положении о главных бухгалтерах, утвержденном Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, отмечалось, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности предприятия. Хотя этот документ уже является недействующим, им, на наш взгляд, можно воспользоваться при решении вопроса о порядке приема-передачи дел при увольнении прежнего и назначении нового главного бухгалтера.

Некоторые министерства и ведомства в определенной степени регламентировали этот порядок для подведомственных организаций. Например, Письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21.02.1992 N 11-13/575 "О порядке приема-сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера — начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации" (далее — Письмо ГТК) и Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденная Минздравом СССР от 28.05.1979 N 25-12/38.

Каждая организация, исходя из требований Закона "О бухгалтерском учете", вправе сама установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел.

Процедура приема-передачи дел может быть разделена на следующие этапы:

издание приказа о приеме-передаче дел;

инвентаризация имущества и обязательств;

инвентаризация расчетных операций;

проверка состояния учета и отчетности;

собственно прием-передача дел (первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и др.);

составление акта приема-передачи дел.

Издание приказа о приеме-передаче дел

Руководитель организации должен издать приказ (распоряжение) о назначении нового главного бухгалтера и приеме им дел от прежнего бухгалтера. При этом в течение небольшого периода времени работают два главных бухгалтера.

Порядок смены главного бухгалтера и передачи дел + образец акта и ответственность

Поэтому возможны два варианта. При варианте 1 нового главного бухгалтера принимают на работу в другой должности, а после приема-передачи дел назначают главным. При варианте 2 оба бухгалтера (прежний и новый) работают в должности главного.

В приказе о назначении нового главного бухгалтера, по нашему мнению, должно быть указано:

фамилия, имя и отчество нового главного бухгалтера;

характер исполнения обязанностей — временный или постоянный;

момент (дата) оформления передачи дел;

срок приема-передачи дел;

состав комиссии по приему-передаче дел (если она будет образована);

состав привлеченных лиц (например, аудиторов) — при необходимости;

изменения в другие приказы, которыми определяется состав различных комиссий, куда включается главный бухгалтер (постоянно действующей инвентаризационной комиссии, по списанию основных средств, материально-производственных запасов и др.);

срок, в который каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства;

порядок смены банковских карточек с образцами подписей (руководителя организации и главного бухгалтера) и оттиска печати.

Наиболее удобной датой оформления приема-передачи дел, по нашему мнению, является первое число того месяца, когда началась эта процедура, поскольку на этот момент должны быть завершены все учетные записи по фактам хозяйственной жизни предыдущих периодов.

Срок приема-передачи дел устанавливается в зависимости от объема работы, но не может быть более двух недель, поскольку согласно ст. 80 ТК РФ любой работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом руководителя организации за две недели.

В Инструкции Минздрава СССР, например, было указано, что этот срок не должен превышать: для централизованных бухгалтерий и крупных бюджетных учреждений — семь дней, для промышленных предприятий, крупных организаций и учреждений — пять дней.

Комиссия по приему-передаче дел (кроме прежнего и нового главного бухгалтера) формируется при необходимости (в случае выявления массовых нарушений в работе бухгалтерии, плохих результатов последней налоговой проверки и т.п.). В эту комиссию могут входить иные работники бухгалтерии, сотрудники других подразделений организации, главный бухгалтер головной организации (при смене главного бухгалтера в филиале) и т.д. В приказе следует оговорить полномочия данной комиссии.

Третьи лица могут привлекаться к процессу приема-передачи дел в случае необходимости более тщательной проверки состояния бухгалтерского учета, правильности исчисления и уплаты налогов и т.п.

Время передачи ведения текущих дел, денежных и расчетных документов от прежнего главного бухгалтера к новому, смены банковских карточек может определяться по-разному: после проведения инвентаризации денежных средств в кассе, подписания акта приема-передачи дел и т.д.

В Инструкции Минздрава СССР, например, было указано, что после проведения инвентаризации денежных средств в кассе главный бухгалтер, сдающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией. Одновременно оформляется право подписи платежных поручений, чеков и других банковских документов нового главного бухгалтера. До оформления этой подписи прежний главный бухгалтер подписывает банковские документы под контролем нового главного бухгалтера. В дальнейшем, наряду с проверкой состояния бухгалтерского учета и отчетности, новый главный бухгалтер руководит текущей работой бухгалтерии.

О смене главного бухгалтера следует уведомить налоговые органы.

Инвентаризация имущества, обязательств и расчетных операций

При смене главного бухгалтера возникает вопрос: надо ли проводить инвентаризацию имущества и обязательств организации? Проведение инвентаризации всего имущества и обязательств организации в абсолютном большинстве случаев невозможно, поскольку, во-первых, потребует много времени и сил на эту работу, во-вторых, не предусмотрено нормативными документами, регулирующими порядок ведения бухгалтерского учета.

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона "О бухгалтерском учете" предприятие обязано проводить инвентаризацию, если происходит смена материально ответственных лиц. Таким образом, проведение инвентаризации того или иного имущества при смене главного бухгалтера обязательно только в том случае, если он является материально ответственным лицом за это имущество.

Согласно ст. 243 ТК РФ "материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с… главным бухгалтером". Как правило, полную материальную ответственность возлагают на бухгалтеров малых предприятий, одновременно работающих кассирами. В данном случае обязательно должна быть проведена инвентаризация имущества, в частности денежных средств в кассе, находящегося под ответственностью главного бухгалтера-кассира. При этом составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. N ИНВ-15), который подписывают, кроме кассира и представителя администрации, прежний и новый главный бухгалтер.

Инвентаризацию денежных средств в кассе целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главных бухгалтеров.

Особое внимание следует обратить на инвентаризацию расчетных операций: по дебиторской и кредиторской задолженности, расчетам с подотчетными лицами, расчетам по возмещению материального ущерба, расчетам с бюджетом и фондами, расчетам с учредителями (собственниками) и т.д.

Проверка состояния учета и отчетности

Идеальный вариант приема-передачи дел предполагает тщательную проверку состояния учета и отчетности хотя бы за несколько последних месяцев работы прежнего бухгалтера. Однако эта проверка требует много времени и сил на ее проведение, поэтому проводится не всегда.

Так, в Письме ГТК отмечено, что "прием-сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляется актом после проверки финансово-хозяйственной деятельности организации, состояния бухгалтерского и налогового учета и достоверности отчетности. По решению руководителя организации прием-сдача дел могут осуществляться без проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности".

Что и как нужно проверять, если проверка приказом предусмотрена?

Проверка состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности чаще всего проводится непосредственно новым бухгалтером. В случае необходимости (например, при запущенности учета, плохих результатах последней налоговой проверки и т.п.) для проверки может создаваться комиссия, в которую включают работников бухгалтерии самой организации и (или) специалистов со стороны (например, аудиторов). В этом случае проверке подвергаются:

  • бухгалтерская и налоговая отчетность;
  • выписки по счетам в банках, договоры, акты сверки расчетов с дебиторами и кредиторами;
  • финансовые планы, сметы, штатные расписания и т.п.;
  • регистры бухгалтерского и налогового учета;
  • материалы инвентаризаций;
  • акты аудиторских, налоговых и иных проверок.

При этом проверяется:

а) правильность оформления первичных документов, служащих основанием для записей в учетных регистрах;

б) полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной жизни за выбранный период;

в) тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на ту или иную отчетную дату;

г) соответствие показателей бухгалтерской отчетности данным учетных регистров;

д) соответствие даты фактов хозяйственной жизни дате бухгалтерской записи, их отражающей.

Правильность отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни проверяют выборочно или сплошным методом по какому-либо участку бухгалтерской работы за выбранный срок.

При проверке налогового учета, расчетов с бюджетом следует обратить особое внимание на правильность расчета налогов за текущий год, поскольку декларации по многим налогам составляются нарастающим итогом.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности исправляются на основании бухгалтерской справки за подписью прежнего и нового главных бухгалтеров.

Прием-передача дел

Под передаваемыми-принимаемыми делами понимаются первичные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерская и налоговая отчетность и др.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения конкретных документов приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

Налоговые органы вправе проверить деятельность организации за три календарных года. Следовательно, для целей налогового учета должны быть обязательно в наличии документы, относящиеся к периоду последней налоговой проверки.

Документы, относящиеся к прошлым отчетным периодам, должны быть переплетены и храниться в архиве.

Документы текущего отчетного периода должны быть укомплектованы в дела согласно номенклатуре, разработанной в организации.

Кроме первичных документов, должны быть переданы книги и журналы регистрации: доверенностей, приходных и расходных кассовых документов, показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста, товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары, учета полученных и выданных счетов-фактур, покупок и продаж, банковских чековых книжек и т.п. Если некоторые из необходимых книг (журналов) отсутствуют, то об этом следует указать в акте приема-передачи дел, а сами эти книги (журналы) завести со дня приема-передачи дел.

Составление акта приема-передачи дел

После завершения указанных этапов процедуры передачи дел составляется Акт приема-передачи дел, в котором следует указать все существенные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи. Поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется, акт может быть составлен в произвольной форме.

Акт приема-передачи дел составляется для разграничения ответственности прежнего и нового главного бухгалтера. Исходя из этого в акте, по нашему мнению, следует отразить:

ф. и. о. лиц, сдающих и принимающих дела;

дату и номер приказа, на основании которого проведены прием-передача дел;

число переданных дел, хранящихся в архиве;

число переданных дел, хранящихся в бухгалтерии;

серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;

номер последней выданной доверенности на получение товарно-материальных ценностей;

число переданных печатей, штампов и т.п.

К акту следует приложить подробные описи переданных дел согласно их номенклатуре, разработанной в организации.

К акту приема-передачи дел также желательно приложить:

  • акт об инвентаризации денежных средств в кассе;
  • материалы с результатами последних инвентаризаций имущества и финансовых обязательств;
  • последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту);
  • справку о наличии в распоряжении главного бухгалтера положений, инструкций, приказов и других нормативных документов по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности;
  • справку об обеспечении бухгалтерии средствами оргтехники.

Если утеряны или не велись какие-либо документы или учетные регистры, то это необходимо отразить в акте приема-передачи дел. При этом прежний главный бухгалтер должен написать на имя руководителя организации объяснительную записку с указанием причин нарушений. Со дня приемки дел необходимо завести недостающие учетные регистры.

Акт составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (как минимум, лицами, передающими и принимающими дела, а если для выполнения этой процедуры создавалась комиссия, то членами этой комиссии), и утверждается руководителем организации.

В.В.Патров

Санкт-Петербургский государственный университет

М.Л.Пятов

Санкт-Петербургский государственный университет

Порядок приема-передачи дел при смене главного бухгалтера организации

Придя на новую фирму, любой главный бухгалтер начинает с того, что принимает дела у своего предшественника (по крайней мере, думает о том, что это нужно сделать). Для начала нужно выяснить, имеется ли лицо, у которого Вы должны принять дела, и настроено ли это лицо передавать дела новому главному бухгалтеру? Не секрет, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от порядочности уходящего бухгалтера и причин, по которым он решил оставить предприятие.

Ясно, что целью такой процедуры, как передача дел от одного бухгалтера к другому, является разграничение ответственности за действия «старого» и «нового» бухгалтеров.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии и обеспечение регистрации всех хозяйственных операций несет руководитель организации. Он же отвечает за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Это установлено Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999г. №996. Поэтому руководитель предприятия тоже должен быть заинтересован в том, чтобы смена бухгалтера прошла безболезненно.

Отметим, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому. Более того, Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» не содержит требования относительно проведения проверки старой бухгалтерской документации новым бухгалтером. Поэтому каждый бухгалтер предъявляет к предшественнику свои требования, а некоторые считают, что ничего никому передавать не нужно.

Мое мнение таково. Передавать дела при смене бухгалтера необходимо и отнестись к этому нужно неформально.

Сразу отмечу, что передача дел и составление соответствующего акта не даст гарантии того, что в учете все правильно, что все документы имеются в наличии и правильно оформлены. Ведь проверить все первичные документы за несколько дней невозможно. Да и как можно знать, что должно быть? Для этого нужно проверять каждую хозяйственную операцию. А если обращать внимание на оформление документов, то передача дел затянется на долгое время.

Кроме того, нельзя говорить и о том, что новый бухгалтер полностью избавлен от ответственности за налоговые ошибки своего предшественника. Ведь, например, декларация о прибыли предприятия (а также и бухгалтерский баланс) составляется нарастающим итогом с начала года. Так что новый бухгалтер отвечает за все то, что содержится в декларации, даже если он начал работать в декабре. Более того, некоторые показатели переносятся из декларации одного года в декларацию другого года (балансовая стоимость основных средств и нематериальных активов, балансовая стоимость запасов, убытки прошлого года от операционной деятельности, убытки от операций с ценными бумагами, расчеты по дивидендам). Поэтому новый бухгалтер вынужден опираться на данные, которые «достались» ему от «старого» бухгалтера.

Конечно, самым оптимальным вариантом при смене бухгалтера, является проведение аудита. Это позволяет ускорить темпы и повысить качество проверки. Кроме того, преемнику не придется самому выполнять огромную неблагодарную работу. Однако, найдется совсем немного директоров предприятий, готовых платить за аудиторскую проверку, тем более, если бухгалтер меняется не один раз в год.

Тем не менее, передавать и принимать дела необходимо:

  • это поможет Вам быстрее включиться в учетный процесс, понять документооборот и специфику нового предприятия;
  • вы сможете быстро ознакомиться с учетной политикой, т.к. по крайней мере, до конца учетного года Вам придется применять те же принципы учета, которые использовал предшественник;
  • вы поймете, все ли необходимые регистры учета имеются в наличии и как организован налоговый учет;
  • вы узнаете, как и где хранятся бухгалтерские и налоговые документы и договора.

Передача дел от одного бухгалтера к другому оформляется актом приема – передачи дел.

В акте указывается дата осуществления передачи. Акт составляется в произвольной форме. Вот некоторые рекомендации по составлению такого акта и приложений к нему:

• В акте следует указать период, за который переданы первичные документы. Можно, конечно, перечислять полученные папки с документами, однако, важнее не сами папки, а документы, содержащиеся в них. Поэтому, если нет возможности проверить каждый документ, то перечень папок теряет смысл. Обратите внимание на дату последней проверки. Если на предприятии проходили проверки контролирующих органов, то новому бухгалтеру необходимо изучить акты последних проверок органами ГНИ, фондами социального страхования. В этом случае новый бухгалтер может проверять только ту документацию, которая образовалась в деятельности после акта проверки. Если проверки не было, то документы за период с самого начала деятельности предприятия должны быть в наличии. Посмотрите перечень договоров, обращая внимание на «нестандартные».
• Укажите журналы и книги, которые Вы принимаете: главная книга, кассовая книга, журналы регистраций доверенностей, книги учета продаж и приобретений, реестры налоговых накладных и пр. Если какие-то регистры отсутствуют, обязательно укажите это в акте и начинайте ведение соответствующего регистра с момента передачи дел.
• Перечислите, какую отчетность и за какие периоды Вы приняли.
• Приложите к акту перечень всех расчетных счетов предприятия, с указанием их номеров, остатков по счетам и наименования отделения банка.

Увольнение главного бухгалтера. Акт приёма-передачи дел

Посмотрите договор о полной материальной ответственности кассира и зафиксируйте остаток наличных денег в кассе, а также номера чековых книжек.
• Независимо от того, автоматизирован учет или нет, обязательно приложите к акту оборотно — сальдовую ведомость и журналы — ордера на дату передачи дел (лучше, если эта дата совпадет с датой окончания месяца), аналитические ведомости по всем счетам. Эти документы должны быть подписаны уходящим бухгалтером. Не вносите исправления в учет задним числом. Все, что Вы считаете нужным исправить, делайте уже в «своем» периоде.
• Особое внимание обратите на документы, относящиеся к заработной плате: при необходимости готовить справки о заработной плате сотрудников за разные периоды времени, начислять отпускные или отчитываться по персонифицированным данным в конце года придется Вам. Все расчетные ведомости должны быть напечатаны и подписаны бухгалтером и руководителем. Обратите внимание на наличие заявлений о применении налоговой социальной льготы.
• Приложите к акту список кредитных договоров, с указанием срока погашения и суммы задолженности.
• Наличие перечня дебиторов и кредиторов предприятия с указанием даты возникновения задолженности облегчит Вам работу в дальнейшем.
• Приложите к акту справки по сверке с органами ГНИ и социальными фондами.

Если этих документов нет — запросите их.

На практике, к сожалению, нередки случаи, когда передавать дела некому (бухгалтер просто ушел и не вернулся) или передавать нечего (учет попросту не велся). Если Вы столкнулись с такой ситуацией, то разберитесь, может быть у бывшего бухгалтера были какие–то причины так поступить? Если Вы все же решились начать работать, то будьте готовы работать и за себя и «за того парня». В любом случае настаивайте на том, чтобы дела Вам передавал директор, и он же подписал соответствующий акт. В акте перечислите все документы и регистры учета, которые имеются в наличии, конкретно укажите, каких регистров и документов нет. Недостающие регистры начинайте вести с момента передачи дел. Однако, восстановления учета или отдельных документов, по-видимому, не избежать.

Документы по теме: Письмо ГНАУ №3125/5/26-2119 от 17.04.2002г. «Относительно обязанности вступающего в должность главного бухгалтера проверить бухгалтерскую документацию, оставшуюся после уволившегося главбуха». В письме утверждается, что новый бухгалтер обязан проверить старую бухгалтерскую документацию. Однако, с этим трудно согласиться.

Единственный документ, который содержит требование проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности при приеме и передаче дел при назначении и освобождении главного бухгалтера – это «Положение о главных бухгалтерах», которое было утверждено Постановлением Совета Министров СССР (!) №59 от 21.01.1980г. Несмотря на то, что это положение является формально действующим, сегодня существует документ, который полностью регламентирует обязанности главного бухгалтера – Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности». Такое же мнение высказал и Минфин в письме №31-04200-10-23/161 от 06.11.2003г.

Перечень обязанностей бухгалтера содержится в п.7 статьи 8 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине». Обязанность бухгалтера проверять ведение учета предшественником там не предусмотрена.

Прокопенко Елена

Рубрика:Финансовое | Метки:бизнес, бухгалтерия, работа, финансы

Как правильно передать и принять дела при смене главного бухгалтера

Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция

Подробности Категория: Бухучет На сегодняшний день процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего главного бухгалтера не отражена в действующем законодательстве.

Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера к новому главному бухгалтеру.

Процедура проведения передачи дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру происходит в несколько этапов.

При передаче дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру следует следовать следующему алгоритму:

Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать свою работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.

Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.

Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.

В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора секретаря).

В приказе о передаче дел следует указать:

  • причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);

  • сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установись срок, равным 2 недели;

  • лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);

  • состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии;

  • сроки составления акта о приеме-передаче дел.

Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Новый главный бухгалтер должен провести проверку состояния учета и отчетности.

Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

Такими документами являются:

  • учредительные и регистрационные документы;

  • учетная политика

  • первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);

  • регистры бухгалтерского и налогового учета;

  • бухгалтерские справки;

  • бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;

  • отчетность во внебюджетные фонды;

  • акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;

  • инвентаризационные описи;

  • кассовые документы, выписки банков и платежные поручения

  • кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;

  • должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;

  • список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;

  • другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период — период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

Главный бухгалтер должен получить следующие документы:

Учредительные и регистрационные документы

  • Устав, учредительный договор;

  • Выписка их ЕГРЮЛ

  • Свидетельство о регистрации;

  • Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;

  • Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;

Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета

  • Учетная политика по бухгалтерскому учету;

  • Политика по налоговому учету;

  • План счетов бухгалтерского учета;

  • Должностные инструкции работников бухгалтерии;

Регистры бухгалтерского и налогового учета

  • Оборотно — сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;

  • Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;

Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность

  • Бухгалтерская отчетность;

  • Декларации и расчеты по всем налогам;

  • Книги покупок и продаж;

  • Журнал учета полученных и выставленных счетов — фактур;

Документы по инвентаризации

  • Приказ о проведении инвентаризации;

  • Инвентаризационные описи

    (акты) и сличительные описи;

Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами

  • Акты налоговых проверок;

  • Акты сверок с налоговыми органами;

Документы по учету основных средств

  • Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;

  • Акты приемки – передачи основных средств по форме № ОС-1;

  • Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;

  • Акты на списание основных средств

Документы по учету товарно-материальных ценностей

  • Карточки учета материалов;

  • Приходные ордера по форме № М-4;

  • Требования — накладные по форме № М-11;

Документы по учету денежных средств

  • Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;

  • Платежные поручения;

  • Выписки банков по расчетным счетам;

  • Журнал кассира-операциониста иZ -отчеты;

Документы по учету труда и заработной платы

  • Трудовые договоры;

  • Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;

  • Штатное расписание;

  • Табели учета рабочего времени;

  • Расчетно-платежные ведомости;

Документы по расчетам с подотчетными лицами

Документы по учету расчетов контрагентами

  • Договоры с поставщиками и покупателями;

  • акты сверок с дебиторами и кредиторами;

  • товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг

Прочие документы

  • Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;

  • Бухгалтерские справки;

  • Путевые листы;

  • Бланки строгой отчетности;

  • Доверенности;

  • другие документы;

Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями компании, а также с контрагентами, аудиторской компанией и налоговыми органами.

Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В акте приема-передачи дел следует отразить:

  • Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;

  • дату передачи дел;

  • период, за который осуществлена передача дел;

  • дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;

  • наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);

  • серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;

  • список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;

  • все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,

  • число переданных печатей, штампов и тому подобное.

  • последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;

  • характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы:

1) организация бухгалтерского учета.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

2) учет денежных средств.

В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира — операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

3) учет основных средств и нематериальных активов.

В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

6) состояние учета на других участках.

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

3) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

7) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

8) хранение документов.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

9) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

передача дел инвентаризация учетная политика

Category: Банки

Similar articles:

Сколько платят на бирже труда при увольнении по собственному желанию

Выплата заработной платы при увольнении

Правила расчета и начисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Выплаты на бирже труда при увольнении по соглашению сторон

Код дохода для компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в 2018 году