Специалист тендерного отдела

Современный специалист по тендерам – это очень полезный человек, работа которого нужна в совершенно любой компании. Он предоставляет возможность максимально успешно принимать участие в тендерах, соответственно радоваться и двигаться все дальше и дальше. Стоит отметить, что работа такого сотрудника является достаточно сложной, а также максимально ответственной. Преимуществом является то, что пользуется спросом удаленная работа специалист по тендерам.

От специалиста такой направленности требуется наличие обширных знаний, а также не будет лишним наличие большого опыта работы в данной сфере деятельности. Провал работы этого профессионала – это вне сомнения будет довольно тяжелым ударом для каждой компании, так как это упущенная прибыль, а также средства и силы потраченные впустую. Более того, систематические нарушения возложенных обязательств в состоянии привести к тому, что организация больше не получит возможность принимать участие в тендерах.

Обязанности специалиста по тендерам

Должностная инструкция специалиста по тендерам и электронным торгам предполагает, что сотрудник должен в обязательном порядке иметь исключительно высшее образование. Назначение на данную должность и освобождение от нее проводится исключительно на основании приказа Генерального директора компании. Говоря о таком факторе, как обязанности специалиста по тендерам, можно отметить:

  • Проведение мониторинга интернет сайтов, торговых площадок, а также коммерческих и государственных тендеров и конкурсов;
  • Оценка общей экономической целесообразности от участия в тех или иных тендерах. По полученным результатам требуется готовить материалы, предназначенные для принятия решения относительно участия в торговых процессах;
  • Запрашивается важная конкурсная документация, тщательно изучаются ее основные требования. При необходимости можно запросить объяснения, а также учесть все изменения в основной конкурсной документации;
  • Оперативная подготовка нужных бумаг;
  • Важно взаимодействовать с менеджерами, а также ведущими руководителями отделов по общей специфике и образованию стоимости продукции;
  • Анализ технической части полученных заявок на полное соответствие современному действующему законодательству;
  • Осуществляется оформление конкурсных заявок;
  • Требуется вести переписку и переговоры с теми, кто занимается организацией конкурсов;
  • Одновременно следует вести несколько проектов;
  • Вся необходимая информация, что касается условий поставки, гарантий и сертификатов должна предоставляться своевременно.

Кроме того, современный специалист по тендерам на профессиональном уровне занимается закупками, производимыми строго в интересах компании. Также придется принимать участие в поиске, организации и в проведении разных тендерных торговых процессов.

Особенности должностной инструкции

Все современные достаточно крупные компании, которые максимально организованно скупают товары на рынке, а также популярные услуги, прилагают серьезные усилия к подбору таких предложений, которые оптимальны по соотношению цена вопроса и качество. Суть подобной деятельности является строго регламентированной специальным Положением по общей организации.

Специалист по тендеру должностная инструкция, занимаются разработкой вариантов относительно принятия определенного тендера:

  • Открытые торговые процессы;
  • Запросы, то есть предложения;
  • Проводимые в интернете аукционы, направленные на понижение.

Самые простые указания обычно формируют исключительно под самый последний вид тендера. Основным объектом производимого торга является исключительно стандартизированный товар, его общее качество предопределяется требованиями ГОСТа. Что касается конкурса, то он касается только стоимости. Победителем в тендера обычно признается тот поставщик, который за отведенный временной период предложил самую минимальную стоимость. Регулированием всех подобных процессов обычно занимается профессиональный тендер менеджер.

Если есть желание найти работу по данной специальности, стоит грамотно заполнить заявление по приему на работу. Образец резюме специалиста по тендерам отражает все, что нуждается во внимании.

Необходимость в специалистах по тендерам

Специалист по тендерам – это относительно молодая профессия, что стала довольно востребованной и популярной по причине возникновения, а также развития современных электронных аукционов. Без работы данного профессионала, никакая компания не сможет полноценно принимать участие в выгодном тендере.

Деятельность данного сотрудника является полезной и очень нужной. Это специалист, который оказывает непосредственное влияние на общее развитие предприятия. Работа такого плана является ответственной, сложной, она требует некоторых навыков, обширных знаний, а также серьезного продажного опыта. Именно по этой причине резюме специалиста по тендерам рассматривается макс

Организации, чья деятельность связана с электронными закупками, как правило имеют в своем штате тендерный отдел. По сути, это специальное внутреннее подразделение компании, которое контролирует ее участие в частных и государственных закупках на поставки товаров и услуг.

Руководителям компании необходимо четкое представлении о том, что представляет собой данное подразделение, чем занимается тендерный отдел и каждый его специалист.

Сколько человек в Вашем отделе по закупкам? У нас нет отдела по закупкам. 20% 1-4 40% 4-8 0% 8 и более 40% Проголосовало: 5

Задачи производственной деятельности

Функции сотрудников направлены на выполнение следующих задач:

  • Систематический мониторинг электронных площадок;
  • Анализ и оценка экономического эффекта от тендера;
  • Подача заявок на участие;
  • Разрабатывать и оформлять необходимый пакет документов для участия в процедурах;
  • Сотрудники представляют интересы компании в процедурах по закупкам;
  • Осуществлять контроль над результатом проводимых аукционов.

Должностные инструкции сотрудников контролируются современным законодательством.

Посмотреть профессиональные стандарты в сфере закупок Мможно тут:

Стандарт «ЭКСПЕРТ в сфере закупок”
Стандарт «СПЕЦИАЛИСТ в сфере закупок”

Важно! Современный тендерный отдел осуществляет свою работу в тесной взаимосвязи с такими структурами, как страховые компании, кредитные организации.

Обязанности сотрудников

К функциональным обязанностям сотрудников относится:

  1. Размещение заказов, причем на закрытых и открытых аукционах, а также в тендерах, которые проводятся без предварительного объявления торгов.
  2. Осуществляется подготовка особой конкурсной документации и запросы на основные стоимостные котировки.
  3. На электронных площадках осуществляется размещение объявлений, проводится публикация протоколов полученных результатов.
  4. Общая координация отношений с основной массой участников аукционов.
  5. Ведется вся нормативная документация, составляются отчеты.
  6. Экспертами в сфере закупок, которые занимают руководящие должности, осуществляется консалтинговая поддержка.
  7. Сотрудники отдела обязаны сохранять все документы строго установленному документообороту.

Вся деятельность тендерного отдела, которая организуется в полном соответствии с нормативными документами, способна выдавать гарантированный результат. Функции отдела – работать на значительное усиление общего авторитета и уровня успешности компании.

1.Поиск и анализ тендеров по видам деятельности‚ предварительный просчет коммерческого предложения;
2.Мониторинг различных источников информации о тендерах (в том числе гос. сектор)
3.Работа в CRM-системе
4.Работа в 1С (8.3)
5.Работа в MC Office
6.Ведение документооборота
7.Поиск и регистрация на крупнейших площадках
8.Регистрация и мониторинг конкурсов крупнейших компаний на их площадках
9.Мониторинг конкурентов
10.Выполнение прямых указаний руководителя.
11.Подготовка заявок и участие в тендерных процедурах (аукцион, запрос цен/предложений, запрос котировок) как в электронном, так и в бумажном варианте.
12.Формирование пакета тендерных предложений, и подача заявок для участия в торговых процедурах (аукционы, конкурсы, запросы котировок) (ФЗ-44, ФЗ-223, ФЗ-275)
13.Получение/продление ЭЦП
14.Контроль сроков подачи заявок и оферт, контроль исполнения обязательств по заключенным договорам, контрактам
15.Отслеживание внесения/возврата денежных средств, внесенных в качестве обеспечения заявок
16.Отслеживание состояния счетов компании на электронных торговых площадках
17.Ведение внутренней базы компании по конкурсным документам
18.Подготовка и сопровождение договоров
19.Ведение отчетности
20.Оценка экономической целесообразности участия в торгах

Поиск новых возможностей сбыта товаров/услуг в период нестабильной экономики остро стоит для всех организаций, как для крупных корпораций, так и для представителей среднего и малого бизнеса.

В настоящее время сохраняется тенденция развития экономического кризиса. Остро стоит проблема продажи товаров и услуг. В период экономии урезается бюджет, ряд компаний и вовсе отказывается от заключения жизненно необходимых контрактов. Все государственные организации, а также все большее количество частных компаний и ИП активно используют бесплатные тендеры в режиме острой экономии.

Новичкам в тендерных закупках, можно воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, специализирующейся на сопровождении тендеров, либо попробовать создать тендерный отдел самостоятельно.

Плюсы аутсорсинга:

— быстрый результат с минимальным вложение финансов — возможен, когда участие в тендерах не носит системного характера.

Минусы аутсорсинга:

— Ни одна аутсорсинговая компания не знает специфику вашей работы так, как знаете ее Вы.

— Повышение гонорара за услуги аутсорсинга служит слабым аргументом для человека, непосредственно курирующего Вашу организацию.

— Слабый контроль за сотрудником аутсорсинговой компании. Вы не можете оценить ситуацию — насколько точно удаленный работник, ведущий Ваш проект, понимает поставленную задачу, и на каком этапе разработки находится проект.

— Хочешь сделать работу хорошо, сделай ее сам. Вы заинтересованы в 100% результате. Вы настроены на победу. При проигрыше Вы теряете гораздо больше, чем специалист аутсорсинга.

Рациональное решение для поиска новых путей сбыта товаров и услуг — создание тендерного отдела. Не стоит изначально раздувать большой штат сотрудников. Для начала достаточно начать с одного-двух работников, которые пройдут специальный курс обучения. Идея переложить организацию тендерных закупок на секретаря, бухгалтера или юриста плохая, так как основную работу никто не отменяет, а обработка информации по тендерам, подготовка документации, анализ прошлых продаж — серьезная работа, требующая ответственного, грамотного подхода. Несвоевременно обработанная информация о доступных лотах на бесплатных электронных площадках, неправильно проведенный мониторинг тендеров приведет к потере потенциально выгодного заказа. Внедрение специальной программы поиска тендеров «Управление тендерным отделом” значительно упростит работу.

Иерархия тендерного отдела

Итак, решение принято! Необходимость создания тендерного отдела очевидна. Возникает вопрос, как рационально упорядочить работу внутри отдела? Это зависит от размеров организации и масштабов ее деятельности. Как уже было сказано ранее, на первых этап раздувать штат сотрудников не имеет смысла. Принять на работу куда проще, чем потом уволить. Необходимо продумать четкую иерархию подчинения, разработать должностные инструкции. Это можно сделать самостоятельно, либо заключить договор с организацией, специализирующейся на планировании структуры отдела по тендерам. Если Вы не уверены, что сможете грамотно организовать структуру, продуманные должностные инструкции каждого участника отдела, то за определенную плату это сделают для вас специалисты. В Интернете не составит труда найти предложения по подобному виду услуг.

Существует несколько вариантов организации работы отдела по тендерам. Наиболее распространена следующая иерархия:

— руководитель тендерного отдела;

— заместитель тендерного отдела;

— менеджер по тендерам (тендерный специалист), их может быть несколько;

— помощник менеджера по тендерам (курьер);

— юрист.

Руководитель тендерного отдела является медиумом между руководящим составом организации и сотрудниками отдела, он контролирует работу всего отдела, проводит аналитику, согласовывает техническую и финансовую стороны процесса.

Заместитель руководителя — правая рука руководителя отдела, полностью способен заменить руководителя в его отсутствие на рабочем месте то тем или иным причинам.

Менеджер по тендерам осуществляет поиск тендеров, подготавливает документы, необходимые для участия в аукционе, при отсутствии помощника осуществляет доставку собранной документации на тендеры и контролирует получения их заказчиком, выполняет поручения руководителя в рамках своей компетенции, следит за своевременностью оформления/продления документации.

Юрист узкоспециализированной сферы обязан владеть правовой базой, досконально знать Федеральный закон № 44-ФЗ, а также другие законы, имеющие отношение к урегулированию процессов участия в тендерах, следить за поправками, вносимыми в законы, отставить интересы организации в УФАС.

Основные задачи тендерного отдела

  1. Расширять клиентскую базу, заключать новые контракты, сохранять наработанные пути сбыта, а также восстанавливать связи со старыми клиентами;
  2. Поддерживать имидж компании, создавать репутацию надежного, заказчика/поставщика;
  3. Подготавливать тендерную документацию, проводить поиск тендеров по всем площадкам, обеспечивать участие в тендерах;
  4. Отстаивать интересы в случае имеющих место нарушений, своевременно подавать жалобу в ФАС;
  5. Проводить анализ тендерных продаж/закупок.

Функциональные обязанности сотрудников

— разработка необходимой документации для участия в тендерах, проверка документов на соответствие требованиям;

— отслеживание актуальной информации о торгах из различных источников;

— согласование с руководителем компании участие в торгах, ценовой политики в соответствии со спецификой деятельности;

— планирование подготовки документов к предстоящим торгам, своевременная корректировка документации;

— подготовка документов к отправке и контроль за их отправкой;

— составление отчетной документации;

— анализ проведенных закупок/продаж;

— хранение документации, связанной с тендерными закупками в течение пяти лет.

Оплата труда и мотивация сотрудников тендерного отдела

Любому человеку для достижения результата нужна мотивация. Сотрудники тендерного отдела тому не исключение. Мотивировать сотрудников можно несколькими способами.

  1. Фиксированный оклад + премия за успешно проведенную сделку
  2. фиксированный оклад + процент от суммы выигранного тендера
  3. Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку — возможен в крупных структурах, например, таких, как Департамент Здравоохранения Москвы либо Лукойл закупки, когда количество заявок на участие в тендерах достигает значительных размеров.

Резюме

Для однократных побед на электронных площадках достаточно воспользоваться аутсорсинговыми компаниями по тендерам.

Принято решение о создании тендерного отдела — не нужно изначально раздувать штат сотрудников отдела.

Не стоит «навешивать” работу с тендерами юристу, бухгалтеру или секретарю. За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь. Результативность будет нулевой.

Не стоит ожидать большой отдачи от работы нового отдела. Для начала нужно проанализировать направление развития организации, продумать функционал отдела, распределить обязанности между сотрудниками, определить цели и задачи, а также провести обучение сотрудников, на которых будут возлагаться задачи по участию в тендерах.

Вы настроены на результат — пополнить ряды победителей тендеров. Хороший мотиватор для достижения цели — премирование сотрудников за успешно завершенные сделки.

  • РусТендер
  • Вопрос-ответ
  • Тендер
  • Тендерный отдел

Тендерный отдел — это внутреннее подразделение компании, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках. Они бывают, как у заказчиков, так и у участников закупок.

Многие организации, которые постоянно участвуют в закупках создают такое подразделение, как тендерный отдел. Сотрудники этого департамента осуществляют всю работу, связанную с участием в торгах: от поиска аукциона до заключения контракта с заказчиком. В случае, если речь идет о специалисте со стороны заказчика, то в его обязанности входят несколько другие функции.

Обязанности тендерного отдела

Рассмотрим сначала обязанности менеджера тендерного отдела со стороны компании-заказчика. Прежде всего стоит отметить, что само структурное подразделение может включать различное количество сотрудников — от одного и более, начиная от руководителя и заканчивая помощником менеджера. Стандартный состав включает в себя руководителя, заместителя руководителя и менеджера.

Совет: если компания только задумалась о создании такого подразделения, то лучше начать с минимального количества специалистов по поиску тендеров и расширять отдел по необходимости.

Итак, работая с государственными или коммерческими закупками как заказчик, в обязанности специалиста тендерного отдела будут входить следующие моменты:

  1. публикация в Единой Информационной Системе плана закупок и плана-графика закупок на будущий период, согласно требованиям закона;

  2. размещение заказа на электронных площадках, торгов в закрытой или открытой формах, а также без объявления конкурса. Предоставлять обоснование проведения закупки в выбранной форме, если этого требует законодательство;

  3. подготовка тендерной документации, передача ее на ЭТП и предоставление расшифровки по требованию подрядчика;

  4. осуществление отношений со всеми участниками процедуры — публикация протокола рассмотрения заявок, протокола проведения или других документов при каких-либо дополнительных действиях;

  5. подготовка и хранение всей документации, необходимой для организации закупочной деятельности.

Это общий список обязанностей сотрудника, в каждой организации он может немного варьироваться, а функционал могут забирать на себя разные сотрудники, если объем проводимых торгов достаточно велик.

На инфографике ниже представлена одна из возможных структур тендерного отдела организации.

Специалист по поиску тендеров

Если речь идет об организации, которая является подрядчиком, то обязанности сотрудника по подбору тендеров отличаются от вышеперечисленных. Опишем основные из них:

  1. поиск закупок по профилю компании на различных площадках и в единой информационной системе;

  2. получение КЭП и прохождение аккредитации на электронных торговых площадках;

  3. подготовка заявки и запрос разъяснений закупочной документации при необходимости;

  4. подача заявки и участие в торгах от имени компании;

  5. анализ выбранных тендеров на наличие коррупционной составляющей и принятие решения на участие в той или иной закупке;

  6. отчетность по итогам процедуры.

Также, деятельность подразделения зависит от конкретной фирмы, которая создает тендерный отдел.

Система поиска государственных и коммерческих закупок

Получайте новые предложения закупок со 100 торговых площадок ежедневно

Бесплатный доступ

Услуги по поиску торгов

Отличным вариантом является заказать услуги по поиску у сторонней организации, которая занимается деятельностью в данном направлении.

У таких компаний есть ряд существенных плюсов:

  1. большой опыт работы по подбору торгов позволяет наиболее качественно сделать подборку по нужным параметрам;

  2. помощь в этом направлении выгодна тем, что вы получаете рассылку с подходящими закупками постоянно и с небольшими промежутками времени между ними. При самостоятельном поиске вы потратите намного больше времени для подбора подходящих торгов;

  3. специалист по поиску тендеров сразу проводит анализ на коррупционную составляющую закупки и сообщает вам о спорных вариантах, чтобы вы принимали решение, обладая большим количеством информации;

  4. чаще всего эти компании также могут оказать помощь непосредственно в участии в аукционе.

Помощь профессионалов по подбору торгов

Компания РусТендер предлагает широкий спектр услуг, как по поиску, так и по сопровождению закупок. Подбор тендеров мы осуществляем в двух вариантах:

  • помощь специалиста;
  • программой подбора закупок.

В первом случае поиск будет осуществлять наш сотрудник по указанным вами параметрам и в ручную сортировать и анализировать каждую закупку прежде, чем предоставить подборку вам.

Во втором варианте мы предоставляем вам бесплатный доступ к разработанной нами программе по подбору тендеров и вы самостоятельно выставляете параметры, по которым желаете получить интересующие вас торги. Более подробно о такой программе и ее возможностях вы можете прочитать в нашей статье о данном сервисе.

Кончено, выбор всегда остается за вами — создать собственный тендерный отдел или обратиться к сторонним специалистам для получения помощи в поиске и сопровождении торгов. Поэтому, взвесив все аргументы, каждый руководитель компании выбирает наиболее удобный вариант для свей организации.