Списание бензина в бюджетных организациях

"Советник бухгалтера в здравоохранении", 2005, N 4

ПРИОБРЕТЕНИЕ ТАЛОНОВ НА БЕНЗИН И ИХ УЧЕТ

Статью "Учет приобретения и списания ГСМ. Порядок применения норм расхода топлива", опубликованную в журнале "Советник бухгалтера в здравоохранении" N 3 за 2005 г., следует применять с учетом настоящего материала.

ГСМ в основном приобретается по талонам, поэтому в разд. 3 денежных обязательств можно применить счет 030223730, который отражает приобретение денежных документов. При приобретении талонов на ГСМ за наличный расчет в разд. 2 финансовых активов по счету на оплату авансов по счету 020600000 и выдаче подотчетных сумм по счету 020800000, а также оплате за приобретение денежных документов по счету 130405000 такой аналитики не предусмотрено, и поэтому по этим счетам в статье рекомендуется по приобретению талонов на бензин применять счет "Приобретение материальных запасов".

Для приобретения талонов на бензин подотчетному лицу должны быть выданы денежные средства из кассы, а чтобы их выдать, нужно эти средства получить в банке.

Рассмотрим поэтапно.

1-й этап —

Как получить денежные средства в банке

для расчета наличными?

Основанием для отражения операции по кассовому расходу на соответствующем лицевом счете получателя бюджетных средств согласно п. 12 Правил обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденных Приказом Минфина России от 02.09.2004 N 85н, является Заявка с отметкой органа Федерального казначейства об исполнении (штамп "исполнено").

Минфин России Письмом от 18.03.2005 N 02-14-10а/462 совместно с Федеральным казначейством (Письмо от 18.03.2005 N 42-7.1-01/5.1-58) разъяснил, что до внесения изменений в Инструкцию от 26.08.2004 N 70н при получении наличных средств следует производить последующие записи.

У получателя бюджетных средств на основании Заявки на получение наличных денег с отметкой органа Федерального казначейства, приложенной к выписке из соответствующего лицевого счета:

Дебет (1, 2) 30600830 (178) "Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов"

Кредит 130405000 (091) "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов"

Кредит 220101610 (110, 111) "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов".

Получение наличных денег в кассу получателем бюджетных средств на основании приходного кассового ордера:

Дебет (1, 2) 20104510 (120) "Поступления в кассу"

Кредит (1, 2) 30600730 (178) "Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов".

2-й этап —

Как выдать средства в подотчет на приобретение талонов?

Схема выдачи средств в подотчет единая. Основанием для выдачи в подотчет является служебная записка, подписанная руководителем учреждения материально-ответственному лицу, которому доверяется получение денежных документов. Кроме того, необходимо этому лицу выдать доверенность на получение от поставщика талонов на ГСМ.

Выдача в подотчет на приобретение денежных документов — талонов на бензин — производится на счет 020814560, поскольку нет специального счета в аналитике по приобретению денежных документов:

Дебет 020814560 (160) "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов"

Кредит 020104610 (120) "Выбытия из кассы".

3-й этап —

Как оприходовать талоны?

Основанием для оприходования талонов на бензин и масла является накладная на ГСМ от поставщика и сами талоны, поступление которых в кассу оформляется приходным ордером (ф. 0310001).

При авансовом отчете прикладывается копия накладной о получении талонов, а оригинал и талоны приходуются в кассу на счет 020105510 "Денежные документы":

Дебет 020105510 (132) "Поступление денежных документов"

Кредит 020814660 (160) "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов".

При безналичном расчете закупки талонов на бензин и масла (если аванс не уплачивался) в бухгалтерском учете бюджетного учреждения делаются следующие записи:

Дебет 020105510 (132) "Поступление денежных документов"

Кредит 030223730 (178) "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов";

Дебет 030223830 (178) "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов"

Кредит 130405340 (091) "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по приобретению материальных запасов".

Напомним, что при оплате за талоны ГСМ за счет бюджетных средств "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов", нет приобретения денежных документов, требуется официальная позиция Минфина России по применению: какой счет применить? По мнению автора, это может два счета: либо по приобретению финансовых активов — счет 130405500, либо счет, как указано выше, — 130405340,

или

Кредит 220101610 (111) "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов"

— перечислены средства на приобретение талонов на ГСМ за счет предпринимательской деятельности.

4-й этап —

Выдача талонов в подотчет и отчет по кассе

Выдача талонов производится по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002), все операции регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам. Аналитический учет отражается в Карточке учета средств расчетов.

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям.

Выданы талоны в подотчет водителю:

Дебет 020814560 (160) "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов"

Кредит 020105610 (132) "Выбытия денежных документов".

5-й этап —

Использование талонов

Заправлять ГСМ возможно на автозаправочных станциях, с которыми у организаций имеются соглашения о заправке автомобилей на условиях безналичной оплаты, с частичной оплатой (как с выдачей талонов на право заправки, так и без них):

Дебет 010503340 (064) "Увеличение стоимости горючесмазочных материалов"

Кредит 020814660 (160) "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов".

Рассмотрим пример, на котором можно проследить особенности отражения в учете приобретения, учета и списания ГСМ.

Пример. За отчетный период учреждение приобрело за счет бюджетных средств (средства федерального бюджета) талоны на бензин на сумму 6000 руб. (50 талонов по 120 руб.). В подотчет водителю выдано 10 талонов, из которых на конец отчетного периода использовано 5 талонов (согласно представленному отчету с приложением путевых листов). Остальные хранятся в кассе.

1. Приобретение талонов на бензин в сумме 6000 руб.:

Дебет 120105510 (132-1) "Поступление денежных документов"

Кредит 130223730 (178-1) "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов".

2. Выдача талонов в подотчет водителю на сумму 1200 руб. (10 талонов x 120 руб.) (поскольку передача от одного материально-ответственного лица другому в журнале операций отражаться не должна, то целесообразно применить счет подотчетного лица):

Дебет 120814560 (160-1) "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов"

Кредит 120105610 (132-1) "Выбытие денежных документов".

3. Подтверждено использование талонов, заправлен бензин согласно данным путевого листа (600 руб. : 12 руб. = 50 л):

Дебет 110503340 (064-1) "Увеличение стоимости горючесмазочных материалов"

Кредит 120814660 (160-1) "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов".

4. Списан бензин согласно данным путевого листа (40 л x 12 руб. = 480 руб.):

Дебет 140101272 (200-1) "Расходование материальных запасов"

Кредит 110503440 (064-1) "Уменьшение стоимости горючесмазочных материалов".

5. Остаток бензина в баке 10 л числится за водителем по дебету счета 110503340 (064-1).

6. Остаток 5 талонов на бензин в подотчете числится за водителем на сумму 600 руб. по дебету счета 120814560 (160-1).

Вариант приобретения горючесмазочных материалов по договору поставки, как правило, используется организациями, имеющими большой парк машин и возможность хранения приобретенных нефтепродуктов в больших количествах. Много вопросов возникает при оплате за счет федерального бюджета, где предусмотрены авансовые платежи.

Поступление и списание ГСМ (Ларцева Л.)

Подробно об отражении этих операций в бюджетном учете читайте в журнале "Советник бухгалтера социальной сферы" N 5 (29) за май 2005 г.

Л.П.Воробьева

Главный редактор

издательства "Советник бухгалтера"

Подписано в печать

10.05.2005

—————————————————————————————————————————————————————————————————— ———————————————————— ——

(C) Fin-Buh.ru.

Некоторые материалы этого сайта могут предназначаться только для совершеннолетних.

Бюджетный учет ГСМ

Почти все спортивные бюджетные учреждения имеют на балансе или в аренде транспортные средства. При их эксплуатации используются бензин, керосин, мазут, автол, масла, тормозные и другие специальные жидкости (ГСМ).

В случае проверки финансово-хозяйственной деятельности такого учреждения приобретение и расход ГСМ являются объектом пристального внимания контролирующих органов. В данной статье мы рассмотрим бухгалтерский учет операций, связанных с приобретением и списанием ГСМ.

Приобретение ГСМ может производиться бюджетным учреждением как за наличный расчет, так и в безналичной форме. Если масла, специальные жидкости приобретаются, как правило, за наличные средства, то бензин:

  • за наличный расчет;
  • путем приобретения талонов на заправку ГСМ;
  • путем приобретения ГСМ с использованием пластиковой карточки.

Особенности этих способов мы рассмотрим на примерах ниже.

Учет ГСМ ведется в соответствии с Инструкцией N 25н <1> на счете 105 03 000 "Горюче-смазочные материалы". Принятие к бюджетному учету производится по фактической стоимости с учетом предъявленных поставщиком сумм НДС (при приобретении за счет бюджетных средств) и без учета НДС (при оплате за счет средств от приносящей доход деятельности, если доход последней подлежит обложению НДС). Аналитический учет ведется на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей. Материально ответственные лица должны вести учет ГСМ в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по их наименованиям, сортам и количеству. Оприходование топлива и масел отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика, кассовых чеков).

<1> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.

Приобретение ГСМ оформляется следующими проводками:

1. При приобретении ГСМ от поставщика:

Дебет счета 105 03 340 "Увеличение стоимости ГСМ"

Кредит счета 302 22 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов".

2. При приобретении ГСМ через подотчетное лицо:

Дебет счета 105 03 340 "Увеличение стоимости ГСМ"

Кредит счета 208 22 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов".

В случае если имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004) (Приложение N 2 к Инструкции N 25н). Данная форма утверждена Постановлением N 71а <2>. Он составляется также в случаях: расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; при приемке материалов, поступивших без документов. Акт составляется членами приемной комиссии в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Один экземпляр отдается в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, второй — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

<2> Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве".

Основным документом, на основании которого списывается стоимости топлива, является путевой лист с оправдательными документами <3>. Списание (отпуск) ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости. Выбор метода списания рекомендуем закрепить в учетной политике учреждения. Оценка материальных запасов по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости на их количество, складывающихся, соответственно, из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение текущего месяца на дату списания (отпуск).

Списание оформляется проводкой на основании оправдательных документов:

Дебет счета 401 01 272 "Расходование материальных запасов"

Кредит счета 105 03 440 "Уменьшение стоимости ГСМ".

Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Порядок отражения в бюджетном учете операций, в зависимости от способа приобретения, различен. Рассмотрим эти варианты.

Приобретение за наличный расчет

При приобретении ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях учреждению следует учитывать, что право на получение денежных средств под отчет, срок составления авансовых отчетов должны быть утверждены приказом руководителя и отражены в учетной политике. Наличные деньги на приобретение ГСМ должны выдаваться под отчет в размере, обусловленном производственной необходимостью учреждения. Обычно в спортивных учреждениях денежные средства на приобретение выдаются под отчет в начале месяца на срок неделю или месяц. Соответственно, по истечении этого срока водитель представляет авансовый отчет с приложенными к нему чеками и путевые листы в бухгалтерию. ГСМ приходуется и списывается на основании этих документов.

Приобретая ГСМ на АЗС за наличные денежные средства, водители должны требовать контрольно-кассовые чеки, проверять наличие в них необходимых реквизитов для представления их с авансовым отчетом в бухгалтерию.

При получении авансового отчета от подотчетного лица бухгалтер должен проверить правильность его заполнения, подсчета израсходованных сумм и отражения приобретенного ГСМ в количественном выражении в разрезе конкретных марок ГСМ.

Рассмотрим на примерах отражение в бухгалтерском учете операций по приобретению, оприходованию и списанию ГСМ за счет как бюджетных средств, так и средств от приносящей доход деятельности.

Пример 1. Спортивная школа выдала в соответствии с нормами списания водителю 01.08.2006 за счет бюджетных средств под отчет денежные средства на приобретение бензина в сумме 2500 руб. сроком на одну неделю. 07.08.2006 водитель представил авансовый отчет на сумму 2301 руб. Остаток подотчетное лицо вернуло в кассу учреждения в тот же день.

В учете операции будут отражены следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

01.08.2006

Выданы денежные средства

водителю под отчет на

приобретение бензина

1 208 22 560

1 201 04 610

2500

07.08.2006

Оприходован на основании

авансового отчета бензин

в количестве 130 л по цене

17,70 руб. за 1 л

1 105 03 340

1 208 22 660

2301

Сдан остаток денежных

средств водителем в кассу

учреждения

1 201 04 510

1 208 22 660

199

Списан бензин в количестве

130 л по цене 17,70 руб.

за 1 л на основании путевых

листов

1 401 01 272

1 105 03 440

2301

Теперь рассмотрим особенности приобретения ГСМ за счет наличных денежных средств от приносящей доход деятельности.

Пример 2. Спортивное учреждение приобрело две канистры масла по цене 564 руб. за штуку (в том числе НДС 18% — 86 руб.) за счет предпринимательской деятельности, которая подлежит обложению НДС. По договору предусмотрен аванс в размере 100%. В течение месяца масло было израсходовано и списано. Согласно учетной политике списание производится по фактической стоимости каждой единицы.

Операции по приобретению будут отражены следующими проводками:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Перечислен аванс поставщику

за 2 канистры

2 206 22 560

2 201 01 610

1128

Оприходованы 2 канистры

масла по накладной

2 105 03 340

2 302 22 730

956

Зачтен аванс на основании

счета-фактуры

2 302 22 730

2 206 22 560

1128

Выделен НДС со стоимости

масла

2 210 01 560

2 302 22 730

172

Зачтен НДС

2 303 04 830

2 210 01 660

172

Списано израсходованное

масло

2 401 01 272

2 105 03 440

956

Приобретения талонов на заправку ГСМ

Способ приобретения талонов на заправку ГСМ теряет свою актуальность, но все же некоторые бюджетные учреждения его используют.

Талоны у топливной компании получает материально ответственное лицо, назначенное приказом руководителя, на основании доверенности. Прием талонов в кассу производится по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001). Водителю талоны выдаются под отчет по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002).

В соответствии с п. 96 Инструкции N 25н учет талонов на бензин и масла ведется на счете 201 05 000 "Денежные документы".

Прием и расход ведется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 031003).

Талоны на получение топлива выдаются водителям по предъявлении ими путевого листа, на котором лицом, уполномоченным руководителем, в строке "выдать горючее" записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде на линию. Получение (заправка) ГСМ подтверждается счетом-фактурой и накладной.

Рассмотрим на примере приобретение, оприходование, списание ГСМ при способе приобретения талонов.

Пример 3. Спортивное учреждение за счет бюджетных средств через подотчетное лицо И. Иванова приобрело 20 талонов на бензин и оприходовало их в кассу. Каждый талон рассчитан на 20 л бензина, стоимость 1 л — 16,50 руб. Выдано под отчет водителю А. Сидорову 7 талонов на неделю. В конце недели представлен отчет водителя с путевыми листами и корешками от талонов. На их основании ГСМ списано на нужды учреждения.

В учете будут сделаны проводки:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Выданы денежные средства из

кассы под отчет И. Иванову

на приобретение 20 шт.

талонов

1 208 22 560

1 201 04 610

6600

Сданы талоны в кассу

подотчетным лицом

в количестве 20 шт.

1 201 05 510

1 208 22 660

6600

Выданы 7 талонов на бензин

водителю А. Сидорову под

отчет

1 208 22 560

1 201 05 610

2310

Приняты к учету ГСМ при

проверке авансового отчета

от водителя

1 105 03 340

1 208 22 660

2310

Списаны ГСМ на нужды

учреждения

1 401 01 272

1 105 03 440

2310

Приобретение ГСМ с использованием пластиковой карточки

Бюджетные учреждения могут осуществлять расчеты с поставщиками ГСМ посредством применения пластиковых карт, которые в настоящее время являются одной из наиболее перспективных форм расчетов.

Для получения пластиковых карт учреждение перечисляет специализированной организации денежные средства авансом. В соответствии с п. 37 Постановления N 101 <4> бюджетным учреждениям, финансируемым из федерального бюджета, при приобретении ГСМ разрешено выплачивать авансом 100% суммы договора. Учреждениям, финансируемым из бюджета субъектов РФ, местных бюджетов, утверждается меньший размер аванса. Например, в Нижегородской области согласно Закону Нижегородской области N 210-З <5> аванс при приобретении ГСМ составляет 30%. После его оплаты водитель получает от поставщика ГСМ карточку по доверенности.

<4> Постановление Правительства РФ от 22.02.2006 N 101 "О мерах по реализации Федерального закона "О федеральном бюджете на 2006 год".
<5> Закон Нижегородской области от 29.12.2005 N 210-З "Об областном бюджете на 2006 год".

По истечении, как правило, месяца поставщик представляет учреждению отчет с детализацией по государственным номерам заправленных автомобилей по количеству, номенклатуре и стоимости отпущенного топлива. Кроме того, при отпуске ГСМ работники АЗС обязаны предоставить водителю документ, подтверждающий оплату топлива (контрольно-кассовый чек).

Отчет, полученный от водителя, необходимо сверять с отчетом специализированной организации — поставщика ГСМ.

Пример 4.

Учет гсм по талонам

Спортивное учреждение заключило договор с компанией на заправку ГСМ автомобиля по пластиковой карте. В договоре отражено, что учреждение ежемесячно потребляет бензин на сумму 10 000 руб., но оплата производится в начале месяца авансом в размере 30% от 10 000 руб., а далее — по факту.

За счет средств бюджета учреждение перечислило 3000 руб. В конце месяца получен счет-фактура, подтвердивший заправку в течение месяца на сумму 10 000 руб. Произведена оплата разницы суммы аванса и фактически израсходованного горючего. По путевым листам подтвержден расход на сумму 10 000 руб.

В учете операции будут отражены следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Перечислен аванс

за приобретение ГСМ

1 206 22 560

1 304 05 340

3 000

Отражена стоимость ГСМ

на основании отчета от

поставщика

1 105 03 340

1 302 22 730

10 000

Произведен зачет аванса

на основании счета-фактуры

1 302 22 830

1 206 22 660

3 000

Оплата по счету-фактуре

задолженности перед

компанией за ГСМ

1 302 22 830

1 304 05 340

7 000

Списан израсходованный

бензин

1 401 01 272

1 105 03 440

10 000

Е.Ромашова

Эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

На субсчете 238"Запчасти к транспортным средствам, машинам и оборудованию», учитываются запчасти предназначенные для ремонта и замены изношенных частей машин (медицинских, электронно-вычислительных х и др.), оборудования, тракторов, комбайнов, транспортных средств (моторы, автомобильные шины, включая покрышки, камеры и ободные ленты и т.п.) независимо от их стоимостих вартості.

Запчасти учитываются в составе по их названиям и количеству по номенклатурным номерам. Для складского учета чаще всего используют карточки складского учета. Издаются для производственных нужд на п основании накладных (требований), лимитно-заборных карт,. Ведомости дефектов. Списываются на основании. Акта на списание материалов (ф. С-2З-2).

Отдельной группой запасных частей являются шины. Отпуск шин со склада оформляется накладной ф. С-3. Водитель, являясь материально-ответственным лицом, расписывается в получении шин и установка их на автомобиль пр ри этом составляется. Акт на установку шишин.

При установке шины ее стоимость сразу списывается на фактические расходы и одновременно составляется"Карточка учета пробега автомобильной шины"при этом составляется запись:. Дт 801, 802, 811-813. Кт 238

дальнейшем шины учитываются в подотчетному сумме водителя в оперативном учете на основании"Карточки учета пробега автомобильной шины"

Шины списываются с учета согласно нормам эксплуатационного пробега шин и порядком их корректировки в зависимости от условий эксплуатации. Эти нормы установлены приказом.

Топливная карта учет в бюджетном учреждении

Министерства транспорта Украины № 420 от 08 8121997 года"Нормы эксплуатационного пробега автомобильных шин"и обязательны для всех предприятий и учреждений, имеющих автотранспорт, независимо от форм собственностиорм власності.

Ведение учета фактического пробега шин осуществляется в"Карте учета пробега автомобильной шины"

К картам вносится следующая информация о шинах:

— дата введения шины в эксплуатацию;

— государственный номер;

— марка автомобиля, на который шины установлены;

— ось, с какой стороны и когда установлена ??шина;

— показания спидометра на момент установки;

— пробег шины на момент замены;

— суммарный пробег

Если нормативная величина износа шины достигнута ее можно списать

При досрочном износа шины необходимо установить его причины. Их может быть несколько: неправильная эксплуатация, плохое состояние дорог, низкое качество шин по вине производителя и т.д.

В случае полного износа шины, ранее установленные на автомобиль и находились в подотчетному сумме у водителя, они списываются на основании. Акта на списание ф. С-2, что подтверждается заключением комиссии

При замене летнего комплекта на зимний и наоборот, шины приходуются на склад на основании накладной ф. С-3. На складе учет шин, бывших в эксплуатации, ведется отдельно от новых материально-отвечает альной лицом только в количественном выражениині.

10 Учет топлива

Одним из важных видов материалов в бюджетных учреждениях является топливо

Учет горючего ведется на счете 235"Топливо, горючие и смазочные материалы"На нем ведется учет всех видов топлива, горючего и смазочных материалов, находящихся на складах или в кладовых (дров ва, уголь, торф, бензин, газ, мазут и др.), а также непосредственно у материально-ответственных осиальних осіб.

Талоны на бензин учитываются на счете 331"Денежные документы в национальной валюте"

Бюджетные учреждения имеют право иметь на своем балансе автомашины, а потому необходимыми расходами являются расходы на топливо

Аналитический учет этих материалов ведется по видам и наименованиям топлива, а бензина — по маркам или другим признакам. Ведется в разрезе материально-ответственных лиц по количеству и стоимости

Приходуется на основании документов поставщика: накладных, счетов-фактур

Представляется со склада в подотчет водителям на основании накладных (требований), лимитно-заборных карт

Часто топливо выдается талонами, в таком случае они выдаются водителям только после отчета за ранее полученные талоны. При этом выданные талоны относятся водителю в подотчет

По окончании месяца материально ответственные лица составляют отчет о движении горючего, в котором отражают остатки на начало и конец месяца. Поступление и выбытие по каждому виду топлива

Списывается израсходованное топливо на основании данных. Путевых листов (ф № 2 и № 3) по фактическим затратам, но не более установленных норм для каждой марки автомобиля согласно пройденного километраж жу и перевозимого груза устанавливаются приказами. Министерством автотранспорта Украина. Кроме того, комиссией назначенной руководителем учреждения составляется акт списания топлива. Операции по списанию пал ива группируются в. Мемориальном ордере № 13"Накопительная ведомость расхода материалов"ф № 396 (бюджет№ 396 (бюджет).

В бухгалтерии движение топлива оценивается по ценам поставщиков по поступлению, а затраченное топливо — по ценам приобретения (балансовая стоимость) или средневзвешенной стоимости

таблице 46

. Корреспонденции счетов по учету топлива

Содержание операции

Корреспонденции счетов

Дт

Кт

Оприходованы топливо от различных организаций (без суммы НДС и транспортных услуг)

235

364, 675

На сумму НДС (если топливо приобретается за собственные средства из налогооблагаемых операций и учреждение является плательщиком НДС)

641

364, 675

Списаны израсходованные топливо на работу автомашин:

Что приобретенное за средства общего фонда:

801, 802

235

Что приобретенное за средства специального фонда

811-813

235

Учет талонов на бензин

Оприходованы талоны на бензин (без суммы НДС)

331

364, 675

На сумму НДС (если топливо приобретается за собственные средства из налогооблагаемых операций и учреждение является плательщиком НДС)

641

675, 364

Одновременно производится запись по учету талонов на бензин на забалансовом счете 08"Бланки строгого учета"

08

Выдано талоны ответственным лицам

235

331

Списана с забалансового учета, счет 08"Бланки строгого учета"

08

Списаны израсходованные топливо в пределах норм расходов на основании путевых листов автомобиля, трактора

801, 802, 811-813

235

Характерные нарушения, выявляемые в ходе проверок использования автотранспортных средств

Характерные нарушения, выявляемые в ходе
проверок использования автотранспортных средств

Расходование бюджетными учреждениями бюджетных средств контролируют Счетная палата, территориальные органы Росфиннадзора, ведомственные контрольно-ревизионные подразделения путем проведения ревизий и проверок. Профилактические и контрольные мероприятия, оперативное извещение руководства о выявленных нарушениях, своевременное принятие мер по материалам ревизий и проверок, направленных на обеспечение эффективного использования бюджетных средств, значительно повышают уровень соблюдения законодательства при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности в бюджетных учреждениях. В то же время материалы проверок показывают, что нередки случаи невыполнения требований законодательства РФ. Это вызвано, в том числе, недостаточностью применяемых мер ответственности за нарушение финансовой дисциплины. Рассмотрим выявляемые нарушения при использовании автотранспортных средств.

Вопросы проверки

Перед проведением проверки составляется программа, в которой указываются вопросы, подлежащие проверке. В отношении использования автотранспорта в бюджетных учреждениях они следующие.

1. Оформление первичных документов бухгалтерского учета, полнота и качество ведения документооборота автотранспортного отдела:

— заполнение всех реквизитов путевых листов, проставление необходимых подписей, наличие неоговоренных исправлений;

— ведение бортовых журналов и отражение в них всех хозяйственных операций по автомобилю;

— наличие и заполнение журнала выхода и возвращения автотранспорта, журнала выдачи путевых листов, журнала учета ДТП.

2. Правомерность и эффективность использования служебного автотранспорта:

— количество неиспользуемого автотранспорта, длительность и причины его неиспользования, меры по высвобождению;

— наличие собственных гаражей, мастерских и их использование;

— обоснованность аренды гаражей и стоянок, наличие документального подтверждения использования их для служебных целей;

— внеплановая проверка наличия автотранспорта в нерабочее время (до 8.00 или после 18.00) в гараже учреждения и в местах стоянок вне служебной территории;

— прохождение медицинского контроля водителей;

— контроль проведения ли служебных расследований по фактам ущерба, причиненного автотранспорту в результате ДТП;

— наличие фактов использования автомобилей в личных целях, возмещение расходов на ГСМ;

— проверка отдельных хозяйственных операций по авансовым отчетам водителей за выданные денежные средства по оплате ГСМ в командировке.

3. Бухгалтерский учет, правомерность расходования и списания ГСМ:

— выборочная проверка списания топлива по путевым листам в соответствии с утвержденными нормами;

— контроль правильности списания масел и смазок;

— контроль проведения инвентаризации топлива, выданного под отчет водителям, и масел на складе;

— наличие процедур снятия показаний спидометра органами Госстандарта;

— наличие сверок бухгалтерских служб показаний спидометров с данными путевых листов;

— сверка в ходе ревизии показания спидометров автомобилей с последними путевыми листами (у неиспользуемых длительное время автомобилей — сверка остатка топлива в баке с остатком по путевому листу);

— проверка наличия фактов выписки путевых листов на автомобили и списания в связи с этим ГСМ, которые согласно нарядам-заказам находились в этот период на ремонте и были неисправны.

4. Бухгалтерский учет автозапчастей. Торги на закупку автозапчастей. Обоснованность ремонтов:

— правильность проведения торгов на закупку автозапчастей;

— забалансовый учет запчастей, выданных для замены изношенных;

— правильность оформления первичных документов на выдачу запчастей со склада, периодичность и наличие обоснованности в выдаче тех или иных наименований по конкретному автомобилю;

— правомерность списания запчастей с бухгалтерского учета, наличие документального подтверждения в их установке на автотранспорт;

— проверка оприходования снятых с автомобилей запчастей независимо от того, производился ремонт своими силами или силами ремонтной организации;

— обоснованность и целесообразность ремонтов автомобилей и их оплаты, расшифровка работ и номеров автомобилей в счетах, актах выполненных работ, наличие нарядов-заказов, проверка проведения торгов по ремонтным организациям;

— наличие фактов необоснованного списания на затраты стоимости устанавливаемого оборудования и стоимости работ по модернизации автомобилей (сигнализация, магнитола, декоративная панель приборов, обшивка салона кожей и др.);

— целесообразность и обоснованность расходования средств на необходимое оборудование для автотранспортных средств, то есть отсутствие экономии, как того требует БК РФ.

Прежде чем привести основные нарушения, выявленные в ходе проверок использования автотранспортных средств, определим порядок эксплуатации автотранспорта в бюджетных учреждениях.

Эксплуатация служебного автотранспорта

Основные положения и требования к эксплуатации автотранспорта утверждаются приказами руководителей учреждений. Так, например, требования к эксплуатации автотранспорта таможенных органов изложены в Приказе ГТК РФ N 875*(1), которым утвержден временный порядок использования автотранспорта таможенных органов РФ.

Основным первичным документом учета эксплуатации автотранспортных средств является путевой лист, бланки которого хранятся как документы строгой отчетности с соответствующей регистрацией их выдачи и возврата. Путевой лист регистрируется в журнале. В нем ставится штамп и печать учреждения. При этом новый путевой лист выдается водителю после сдачи им предыдущего путевого листа в бухгалтерию.

Порядок эксплуатации (использования) транспортных средств (хранение, контроль над техническим состоянием, выездом из гаражей, с мест стоянок и возвращением с линии, выдача, передача и сдача путевых листов и др.) утверждается руководителем бюджетного учреждения. При вводе автотранспортного средства в эксплуатацию на него заводится бортовой журнал, в котором водитель расписывается за принятое автотранспортное средство и за инструктаж по его эксплуатации.

Бюджетные учреждения должны обеспечивать целевое использование эксплуатируемого служебного автотранспорта. С этой целью им необходимо:

— разработать и утвердить маршруты поездок в места командировок на служебном транспорте с учетом экономической целесообразности и обеспечения безопасности дорожного движения;

— в приказе на командировку указать утвержденный маршрут и лицо, персонально ответственное за расходование наличных денежных средств, выделенных на приобретение ГСМ на утвержденном маршруте;

— определить круг лиц, ответственных за вызов автотранспорта и имеющих право подписи заявок;

— в заявке на использование оперативно-служебного, грузового и специального автотранспорта указать время и место подачи машины, маршрут, цель и время поездки;

— в путевом листе (за подписью должностного лица, использовавшего автомашину) записать маршрут поездки, время ее начала и окончания, показания спидометра (пробег) автомобиля за каждую поездку.

Нарушения, выявленные в бухгалтерском учете
при эксплуатации служебного автотранспорта

В настоящее время в использовании автотранспортных средств допускаются нарушения. В основном они связаны с правильностью оформления первичных учетных документов, списанием ГСМ и запасных частей. Приведем наиболее характерные нарушения, выявляемые в ходе ревизий и проверок:

— в нарушение требований п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ*(2) в первичных учетных документах (путевых листах) допускаются неоговоренные исправления остатков бензина до начала и на конец рабочего дня;

— в связи с нехваткой водительского состава в бюджетных учреждениях существует практика закрепления автомобилей за должностными лицами других подразделений. При этом в должностных инструкциях указанных должностных лиц отсутствуют обязанности водителя автомобиля, а также в вопросах эксплуатации транспорта отмеченные лица не подчиняются начальнику автотранспортного отдела, что не позволяет в полной мере осуществлять контроль над технической эксплуатацией автотранспорта;

— во многих путевых листах не указываются маршрут поездки, время ее начала и окончания, а также показания спидометра (пробег) автомобиля за каждую поездку;

— нарушение ведения журнала выезда, возврата автомашин (не заполняется графа “Номер путевого листа“, не фиксируются все выезды автомобиля, несоответствие данных возвращения в гараж по путевым листам и фактически установленным данным).

Пример 1.

Выявлены факты заправки автомобилей в нерабочее время. При этом согласно журналу учета выходов автомобилей на линию и путевым листам автомобили находились в местах стоянок:

— автомобиль по путевому листу и по журналу учета выходов автомобилей на линию вернулся в гараж 20.06.2006 в 17.00, однако чек на покупку бензина датирован 20.06.2006, а время заправки — 19.40;

— автомобиль в соответствии с показаниями путевого листа выехал и вернулся в гараж 03.07.2006 в 7.00 и 17.40 соответственно, однако согласно распечатке АЗС заправка машины осуществлялась 03.07.2006 в 1.15 и в 20.44. В результате возникло сомнение в фактической заправке служебного автомобиля в ночное время.

В ходе проверки автотранспорта на предмет соответствия фактических показаний спидометра и показаний пробега автомобиля в путевом листе выявлено:

— по данным бухгалтерского учета автомобиль с 17.07.2006 находился в гараже. Процедура снятия показаний спидометра показала, что пробег автомобиля фактически составил 37 070 км, а по путевому листу — 37 087 км, разница — 17 км;

— по состоянию на 19.07.2006 при возвращении автомобиля в гараж пробег по путевому листу составлял 46 230 км, а по спидометру — 46 409 км, разница составляет 179 км.

Данные расхождения подтверждают факт отсутствия контроля над заполнением путевых листов со стороны должностных лиц автотранспортного отдела бюджетного учреждения.

— не на должном уровне находится ведение бортовых журналов по каждому автомобилю (не проставляются отметки о проведении ТО-1, ТО-2, не делаются ссылки на финансовые документы, оформленные станцией технического обслуживания или предприятием, где осуществлялся ремонт автомобилей);

— в нарушение требований ст. 23 Закона N 196-ФЗ*(3) в учреждении не организован предрейсовый медицинский контроль водителей;

— не утверждены маршруты поездок в места командировок с учетом экономической целесообразности и обеспечения безопасности дорожного движения;

— в отношении отдельных служебных автомобилей, стоящих на балансе и не используемых в служебных целях по причине их ненадобности, меры по высвобождению и реализации данного имущества, определенные Указом Президента РФ N 1205*(4) и Постановлением Правительства РФ N 231*(5), не предпринимались, что согласно ст.

Заправка по талонам: оформление и учет у бюджетников

34 БК РФ является неэффективным использованием бюджетных средств;

— при укомплектованности учреждения автобусами был заключен договор с транспортным предприятием на оказание транспортных услуг (перевозка сотрудников учреждения на автобусе предприятия в служебную командировку). В результате оказанные транспортные услуги являются неэффективным использованием средств федерального бюджета;

— неправомерное расходование денежных средств, выданных под отчет.

Пример 2.

Водители бюджетного учреждения отчитывались по авансовым отчетам за наличные денежные средства, выданные под отчет на оплату стоянок автотранспортных средств, при этом квитанции предъявлялись каждый раз с различной стоимостью, превышающей стоимость стоянки автомобиля, отраженную в договоре, заключенном между учреждением и владельцем стоянки. В результате встречной проверки и объяснений владельца и сторожей стоянки установлено, что водители заполняли выдаваемые им чистые бланки квитанций с подложными суммами.

По авансовым отчетам водитель отчитался за расходы по мойке автомобиля в сумме 10 000 руб. Однако указанный в документах автомобиль в данный период из гаража не выезжал. По этому факту комиссией учреждения была проведена служебная проверка, в ходе которой подтвердилось неправомерное использование выданных под отчет денежных средств.

Приказом руководителя бюджетного учреждения по результатам проверки принято решение о взыскании с виновного лица суммы ущерба в размере 10 000 руб.

— неправомерное использование служебного автотранспорта в личных целях, а именно при использовании сотрудником учреждения автотранспорта в личных целях (для перевозки домашних вещей). Денежные средства за ГСМ сотрудником, использовавшим автомобиль, возмещены не были, в результате произведено необоснованное списание ГСМ за счет средств федерального бюджета;

— в нарушение Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте N Р3112194-0366-03, утвержденных Минтрансом РФ от 29.04.2003:

а) автомобильные масла списывались прямым расходом без указания расхода топлива, рассчитанного по нормам для каждого автомобиля;

б) выборочной проверкой обоснованности и правильности списания ГСМ в соответствии с нормами выявлено излишнее списание бензина вследствие завышения норм расхода топлива;

— имелись случаи необоснованного списания ГСМ.

Пример 3.

В ходе проверки установлен факт повреждения бака на автомобиле при неизвестных обстоятельствах, в результате чего с бухгалтерского учета были списаны 26,60 л бензина на сумму 289,94 руб.

Однако служебное расследование данного факта не проводилось, виновные лица не выявлены, в связи с этим денежные средства списаны необоснованно.

Пример 4.

В декабре 2005 г. (02.12.2005) было совершено ДТП с участием автомобиля бюджетного учреждения, о чем имеется отметка органов ГИБДД в журнале учета ДТП. Полученные дефекты отражены в отчете эксперта от 06.12.2006 и оценены на сумму 10 633,5 руб., оплаченную виновным лицом 06.02.2006. Указанный автомобиль был передан ремонтной организации по заказу-наряду, согласно которому автомобиль находился в ремонте с 13.01.2006 по 06.02.2006.

Однако в данный период времени на указанный автомобиль в учреждении выписывались путевые листы, в результате неправомерно было списано 315 л бензина на сумму 4 315,50 руб.

— в нарушение требований Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 при проведении инвентаризации в бюджетном учреждении нефинансовых активов не подвергались проверке факты наличия ГСМ;

— не велся бюджетный учет автомобильных шин, покрышек, аккумуляторов, выданных со склада взамен изношенных, на забалансовом счете 09 “Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных“;

— производилось списание запасных частей для автомобилей прямым расходом при выдаче их со склада, а не по актам установленной формы;

— имеют место случаи списания запчастей без документов, подтверждающих их установку на автомобили;

— в большинстве расходных накладных на выдачу и перемещение материальных ценностей (запасных частей, масел и смазок) в 2005 и 2006 годах отсутствуют наименования должностей и расшифровки всех подписей лиц, подписавших первичный документ, что нарушает п. 2 ст. 9 Закона РФ N 129-ФЗ;

— все запасные части, снятые с автомобилей при ремонте или модернизации как хозяйственным способом, так и в ремонтных организациях, не приходуются на бухгалтерский учет. При отсутствии контроля над движением снятых запчастей и отсутствии документального подтверждения демонтажа это приводит к злоупотреблениям в расходовании денежных средств, выделенных на приобретение автозапчастей. Неурегулированным вопросом является отсутствие в нормативных документах четкого требования о необходимости документально оформлять хозяйственные операции по демонтажу снимаемых запчастей и об их оприходовании на бухгалтерский учет;

— списанные автошины в утиль не сдавались, а подвергались уничтожению, что не соответствует требованиям Правил эксплуатации автомобильных шин АЭ 001-04, утвержденных Распоряжением Минтранса РФ N АК-9-р*(6);

— в нарушение Распоряжения Минтранса РФ N АК-9-р карточки учета работы автомобильных шин заведены не на все шины. Кроме того, при списании шин данные карточки не прилагаются к актам списания, то есть отсутствует документальное подтверждение фактического пробега шин перед списанием;

— в актах выполненных работ на ремонт автомобилей в ремонтной организации стоимость использованных запасных частей увеличена за счет накладных расходов, не предусмотренных договором;

— в актах выполненных работ по ремонту автомобилей в подрядной организации не указывались виды ремонтных работ, имеется ссылка на наряды-заказы, которые отсутствуют, целесообразность ремонта документально не обоснована.

Пример 5.

Согласно акту выполненных работ и приложенному к нему заказу-наряду произведена разовая мойка автомобиля на сумму 527,52 руб. Однако в соответствии с котировочной заявкой от 26.01.2006, приложенной к протоколу конкурсной комиссии, стоимость мойки данного автомобиля составляет 130 руб. Руководствуясь условиями договора с подрядной организацией, оплата услуг мойки автомобиля должна производиться на основании отдельно выставленного счета и табеля. Однако табели мойки в учреждении отсутствовали. При этом в акте выполненных работ отсутствовала информация о количестве оказанных услуг и не указывались подписи заказчика.

Таким образом, бюджетное учреждение не представило подтверждение оказания оплаченных услуг за счет средств федерального бюджета.

— ремонт автотранспортных средств в бюджетных учреждениях и оплата выполненных работ осуществлялись без документального подтверждения их целесообразности, а именно:

а) в учреждениях проводились и оплачивались работы, связанные с дооборудованием автомобилей кондиционерами, холодильниками, мониторами, акустикой, перетяжкой салонов кожей, тонированием стекол. При этом установка вышеуказанного оборудования на автомобили произведена без должного обоснования необходимости таких затрат;

б) производилась оплата за счет средств федерального бюджета выполненных работ (балансировка и подкачка колес, замена лампочек и т.д.) сторонними организациями при наличии собственной ремонтной базы;

— имело место использование денежных средств не по целевому назначению вследствие неправильного отнесения затрат по подстатьям ЭКР, что согласно ст. 289 БК РФ является нецелевым расходованием бюджетных средств. В частности, оплата работ по модернизации автомобиля производилась с подстатьи 225 “Услуги по содержанию имущества“, а не 310 “Увеличение стоимости основных средств“.

П. Овчинников,

эксперт журнала “Бюджетные учреждения:

ревизии и проверки“

“Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности“, N 1, июль 2007 г.

————————————————————————-
*(1) Приказ ГТК России от 28.12.1998 N 875 “О порядке использования автотранспорта таможенных органов и улучшении его эксплуатации и ремонта“.

*(2) Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“.

*(3) Федеральный закон от 10.12.1995 N 196-ФЗ “О безопасности дорожного движения“.

*(4) Указ Президента РФ от 18.10.2002 N 1205 “О высвобождении и реализации движимого имущества, находящегося в оперативном управлении некоторых органов, учреждений и предприятий“.

*(5) Постановление Правительства РФ от 23.04.2003 N 231 “О высвобождении и реализации движимого имущества, находящегося в оперативном управлении некоторых органов, учреждений и предприятий“.

*(6) Правила эксплуатации автомобильных шин АЭ 001-04, утв. Распоряжением Минтранса РФ от 21.01.2004 N АК-9-р.

Содержание

Введение……………………………………………………………………………3

Учет горюче-смазочных  материалов в бюджетных организациях…………….4

Особенности учета автомобильного бензина и дизельного топлива

для заправки транспорта……………………………………………………….8

Особенности учета  недостач автомобильного топлива………………………22

Заключение………………………………………………………………………27

Список использованных источников…………………………………………..28

Введение

Горюче  смазочные материалы — это группа веществ, к которой относят автомобильный бензин, дизельное топливо, сжиженный газ, применяющийся в качестве топлива, а также различные масла для карбюраторных и дизельных двигателей внутреннего сгорания. Большинство из представленных ГСМ являются продуктами нефтепереработки.

Смазочные вещества участвуют во всех процессах, связанных с движением. Они играют громадную роль в развитии техники. Без смазки не могло вращаться  колесо древних колесниц, без нее не могут работать сложнейшие современные машины. Качество смазочных веществ определяет работоспособность машин и их живучесть.

Даже  в небольшой организации есть собственный автотранспорт. А уж что говорить о заводе или холдинге! Здесь могут насчитываться десятки  различных автомобилей: транспорт  руководства, грузовые машины, автобусы, фургоны, оборудование и др. Поэтому расходы на содержание автотранспорта, в частности, на покупку ГСМ, весьма значительны.

В связи с этим актуальными являются вопросы учета горюче-смазочных  материалов.

Задачи: 1) раскрыть сущность учета горюче-смазочных  материалов;

2) рассмотреть способы  приобретения ГСМ;

3) выявить особенности учета недостач автомобильного бензина и дизельного топлива в бюджетных организациях.

Учет  горюче-смазочных материалов в бюджетных  организациях

В бюджетных учреждениях для учета  горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ) предусмотрено открытие обособленного  счета 10503 000 "Горюче-смазочные материалы". Именно на этом счете учитываются  все виды топлива, горючего и смазочных  материалов: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.д.

В учреждениях, использующих различные  виды горюче-смазочных материалов, должен быть организован их раздельный учет в зависимости от направлений  использования (для нужд транспортного  обеспечения, для обеспечения работы машин и механизмов, для отопления  и т.п.).

Горюче-смазочные  материалы, как и другие группы материальных запасов, принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Состав затрат, включаемых в фактическую  стоимость материальных запасов, установлен п. 49 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10.02.2006 № 25н (далее — Инструкция № 25н). Фактическая стоимость приобретенных ГСМ формируется непосредственно на счете аналитического учета 10503 340 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов", если договор заключен с одним поставщиком. В случае если фактическая стоимость материальных запасов сформирована при их приобретении в рамках нескольких договоров, ее сумма формируется в дебете счета 10604 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)". Это записано в п.

Бюджетные учреждения: учет ГСМ

57 Инструкции № 25н.

Суммы НДС, уплаченные при приобретении ГСМ, не включаются в их фактическую стоимость, а отражаются отдельно только в случаях, если они оплачены за счет средств  от деятельности, приносящей доход.

На счете 10503 000 "Горюче-смазочные материалы" учитываются не только горюче-смазочные материалы, используемые при эксплуатации транспортных средств, но и другие виды топлива. Из этого следует, что при формировании фактической себестоимости отдельных групп ГСМ состав затрат (включаемых в эту себестоимость) может различаться весьма существенно.

Безвозмездное поступление материальных запасов от учреждений, подведомственных разным главным распорядителям бюджетных средств одного уровня бюджета (а также от государственных и муниципальных организаций), между учреждениями разных уровней бюджетов, а также между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) средств бюджета осуществляется по фактической стоимости, а также с учетом сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.

Тот же принцип определения фактической  себестоимости следует использовать и при безвозмездном получении  ГСМ.

Пунктом 53 Инструкции № 25н урегулирован вопрос оценки материальных запасов, не принадлежащих учреждению, но находящихся в его пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора. Такие запасы принимаются к учету в размере стоимости, предусмотренной в договоре.

В общем случае запасы, не принадлежащие  учреждению, но находящиеся в его  пользовании или распоряжении, учитываются  на забалансовом счете 02 "Материальные ценности, принятые на ответственное  хранение" в оценке, предусмотренной  в договоре, или в оценке, согласованной  с их собственником. Такие материалы  не подлежат использованию, кроме как  для целей, определенных собственником.

Если  материалы передаются учреждению для  выполнения работ за счет средств  целевого назначения, они учитываются  на балансовых счетах бюджетного учета  и подлежат использованию в установленных  целях. При этом учреждение должно обеспечить раздельный учет подобных материалов и материалов, используемых в основной деятельности.

Чаще всего порядок учета материальных запасов, не принадлежащих учреждению (в части ГСМ), применяется к автомобильному бензину и дизельному топливу — в случаях, когда емкости для хранения ГСМ, принадлежащие учреждению, используются для нужд других учреждений (расположенных в той же местности, но не располагающих необходимым оборудованием).

Списание  материальных запасов (включая ГСМ), израсходованных на цели учреждения, не связанные с выпуском продукции, выполнением работ или оказанием  услуг, отражается по дебету счета 1 40101 272, 2 40101 272 и кредиту соответствующего счета аналитического учета, открытого  к счету 10500 000.

Например: на сумму стоимости израсходованных  ГСМ

Дебет  | 1 40101 272 |"Расходование материальных запасов"

Кредит | 1 10503 440 |"Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов"

Аналогичным порядком в бюджетном учете списывается  недостача материальных запасов  в пределах норм естественной убыли.

Убыль в размерах, превышающих указанные  нормы, должна быть списана на счет учета доходов от реализации активов  для последующего возмещения за счет виновных лиц либо для списания за счет установленных источников (доходов  от реализации активов) — при наличии  соответствующих оснований и  документально оформленного решения  органа, уполномоченного принимать  решения о подобном списании. Такой  же порядок применяется в отношении  ГСМ, которые подлежат списанию на расходы  с активами только в пределах установленных  норм.

При передаче материальных запасов в  переработку (при выпуске продукции, выполнении работ, оказании услуг или  изготовлении нефинансовых активов  собственными силам) дебетуется соответствующий  счет, открытый к счету 10600 000 "Вложения в нефинансовые активы", и кредитуется  соответствующий счет учета материальных запасов.

Например: на сумму ГСМ, использованных при  составлении авиационных смесей

Дебет  | 1 10604 340 |"Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит | 1 10503 440 |"Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов"

При реализации излишних и неиспользуемых ГСМ делаются следующие бухгалтерские  записи:

— на сумму балансовой стоимости  проданных ГСМ, приобретенных  за счет бюджетных средств

Дебет  | 1 40101 172 |"Доходы от реализации активов"

Кредит | 1 10503 440 |"Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов"

— на сумму договорной стоимости  проданных ГСМ

Дебет  | 1 20509 560 |"Увеличение дебиторской  задолженности по доходам от реализации активов"

Кредит | 1 40101 172 |"Доходы от реализации активов"

Стоимость недостающих материалов также списывается  в дебет счета 40101 172 "Доходы от реализации активов" аналогично вышеприведенному примеру.

В тех случаях, когда имеются расхождения  с данными документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004). При этом по дебету счета 10503 310 "Увеличение стоимости горюче-смазочных  материалов" отражается стоимость  фактически поступивших ГСМ, а разница (если производилась предварительная  оплата) остается на счете учета  расчетов по выданным авансам. Если предварительная  оплата не производилась, в составе  кредиторской задолженности отражается только сумма стоимости фактически полученных материалов, которая и  подлежит оплате. Разногласия по сумме  поставки разрешаются посредством  мероприятий, проводимых в рамках претензионной  работы.

Особенности учета автомобильного бензина и дизельного топлива для заправки транспорта

Основными особенностями, которые следует  учитывать при организации и  ведении бюджетного учета автомобильного бензина и дизельного топлива  являются следующие:

    • особый порядок формирования фактической себестоимости данных видов ГСМ при их приобретении;
    • малый объем приобретения ГСМ за наличный расчет;
    • использование иных (помимо безналичной оплаты и наличных расчетов) способов оплаты приобретенных бензина и дизтоплива в частности, посредством приобретения топливных карт.

    При формировании фактической себестоимости  поступивших в учреждение бензина  и дизтоплива, как правило, учитывается  только договорная цена приобретенных  ГСМ. Такие (весьма распространенные при  приобретении других видов ГСМ) группы расходов, как расходы по доставке ГСМ собственными автоцистернами (топливозаправщиками), расходы по содержанию складского подразделения  учреждения, в фактическую себестоимость  бензина и дизтоплива не включаются, а отражаются в составе соответствующей  группы расходов:

    — на счете 1 40101 272 "Расходование  материальных запасов" — для заправки  автомобильной, специальной и  иной техники, используемой при  осуществлении основной деятельности  учреждения;

    — на счете 2 10604 340 "Изготовление  материалов, готовой продукции (работ,  услуг)" — при использовании ГСМ  для заправки транспорта, используемого  в предпринимательской деятельности (например, изготовлении готовой  продукции).

    В то же время, если у учреждения нет  собственного специализированного  транспорта для доставки ГСМ от места  приобретения (хранения в сторонней  организации) или оно арендует емкости  для их хранения в сторонних организациях, то такие расходы включаются в фактическую стоимость ГСМ.

    Пример 1. Учреждению по централизованным поставкам  поступило 120 т дизтоплива по цене 9 руб.

    — Произведена следующая бухгалтерская  запись на сумму 1080 000 руб.

    Дебет  | 1 10604 340 |"Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

    Кредит | 1 30404 340 |"Внутренние расчеты между  главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению материальных запасов"

    — оприходовано 120 т дизтоплива на сумму 1080 000 руб.:

    Дебет  | 1 10503 340 |"Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов"

    Кредит | 1 10604 440 |"Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

    Собственное топливохранилище вмещает 20 т дизтоплива. Заключен договор на 6 месяцев с  крупным автотранспортным предприятием о хранении у него 120 т топлива  на сумму 60 000 руб. с условием его  оплаты ежемесячно равными долями. Кроме того, заключен второй договор  о доставке дизтоплива бензовозами  этого автотранспортного предприятия  по цене 5000 руб. за каждую доставку.

    Страницы:1234следующая →