Списание подотчетных сумм без оправдательных документов

Как правильно выдать деньги сотруднику под отчет, чтобы указанные суммы не были признаны доходом физического лица, а банк не был привлечен к ответственности за неправомерное неудержание и неперечисление НДФЛ? На примере конкретного судебного спора рассмотрим вопрос о выдаче денежных средств под отчет и оприходовании товарно-материальных ценностей, приобретенных за счет этих денежных средств.

В соответствии с Постановлением Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08 денежные суммы, выданные работникам организации под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей (ТМЦ), не облагаются НДФЛ при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы, а товарно-материальные ценности приняты организацией на учет. В Постановлениях Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 и N 13510/12 конкретизировано, что при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также если организация не оприходовала ТМЦ в установленном порядке, подотчетные денежные средства согласно ст. 210 НК являются доходом подотчетного лица и включаются в налоговую базу по НДФЛ.
Рассмотрим реальные хозяйственные ситуации, когда приобретение товарно-материальных ценностей за счет подотчетных сумм привело к налоговым спорам.

Пример 1. Организация выдала в подотчет сотруднику денежные средства на хозяйственные нужды. В обоснование расходования компания представила авансовый отчет с приложением расчета расходов на топливо. Однако ИФНС в ходе выездной проверки не обнаружила документы, подтверждающие приобретение, оплату ТМЦ и их оприходование. Так, по авансовому отчету сотрудник, получивший деньги под отчет, отчитался о целевом расходовании подотчетных денежных средств без документального подтверждения (кассовые чеки отсутствовали). Инспекция пришла к выводу, что, поскольку первичные документы не представлены, денежные средства в указанной сумме подлежат включению в доход сотрудника и должны облагаться НДФЛ по ставке 13%.
По указанному эпизоду общество привлечено к ответственности по ст. 123 НК РФ за неправомерное неудержание и неперечисление налога на доходы физических лиц в виде штрафа. ИФНС доначислила НДФЛ, пени и штраф.
Представители фирмы пояснили, что топливо для автомобилей приобреталось за наличный расчет на АЗС водителями и большое количество кассовых чеков ими было утрачено, поэтому расчет расхода топлива для списания подотчетной суммы был произведен по фактическому пробегу и норме расходов. Обращаясь в суд, организация указала, что инспекцией не доказано использование спорных денежных средств на личные нужды сотрудника.
Суд первой инстанции удовлетворил требования компании, указав, что достоверность представленных работниками документов, подтверждающих произведенные расходы, определяется самим обществом. Авансовый расчет обществом утвержден. Подотчетные средства, выданные на приобретение топлива, списаны за счет прибыли предприятия. При этом из акта проверки и оспариваемого решения не усматривается, что налоговый орган установил несоответствие расчета расхода топлива, произведенного обществом, сведениям, указанным в путевых листах, либо несоответствие общего расхода топлива (подтвержденного кассовыми чеками и рассчитанного на основании путевых листов) осуществленным рейсам. При таких обстоятельствах отсутствие подтверждающих документов (кассовых чеков), связанных с оплатой топлива, само по себе не может свидетельствовать о получении налогоплательщиком — физическим лицом дохода.
По мнению суда, инспекцией не доказано, что денежные средства, полученные сотрудником под отчет, поступили в его личное пользование и являются его экономической выгодой и не являются производственными расходами. Доказательств, опровергающих довод заявителя о приобретении на подотчетные средства топлива для деятельности предприятия, инспекция не представила. Таким образом, у инспекции не было оснований для правовой оценки подотчетных денежных средств как дохода физического лица, начисления по ним оспариваемой суммы НДФЛ, соответствующих пеней и привлечения организации к налоговой ответственности по рассматриваемому эпизоду.
Апелляционная и кассационная инстанции не согласились с выводами суда первой инстанции и отменили решение по следующим основаниям.
Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, в частности наименование документа (формы), код формы, дату составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, единицы измерения хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. Документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного физического лица, могут служить товарные чеки, накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату данного товара (работы, услуги).
Общество не представило документы, подтверждающие расходование наличных денежных средств, принятых под отчет физическим лицом. В подтверждение их расходования общество представило в материалах дела только авансовые отчеты без каких-либо первичных бухгалтерских документов, подтверждающих оплату заправки автомобилей топливом за наличный расчет.
Правовая позиция Президиума ВАС РФ, изложенная в Постановлении от 03.02.2009 N 11714/08, заключается в том, что не являются объектом налогообложения НДФЛ денежные суммы, выданные работникам организации под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей, при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы, а товарно-материальные ценности приняты организацией на учет. В материалах настоящего дела данных о том, что товарно-материальные ценности оприходованы обществом в установленном порядке, не имеется. При этом в соответствии с правовой позицией, сформированной Президиумом ВАС РФ в Постановлении от 03.02.2009 N 11714/08, стоимость приобретенных физическим лицом товарно-материальных ценностей не подлежит отнесению на расходы, связанные с производством и реализацией, и не имеет отношения к порядку исчисления НДФЛ. Общество не представило допустимые доказательства, подтверждающие расходование физическим лицом принятых под отчет наличных денежных средств. С учетом изложенного и на основании ст. 210 НК РФ спорные денежные средства являются доходом физического лица и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ. Аналогичная правовая позиция изложена в Постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011.
Резюмируя вышеизложенное, можно сделать вывод, что работник организации, получивший денежные средства в подотчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет, к которому приложены документы, подтверждающие расходы (в частности, чеки контрольно-кассовой машины, товарные чеки и др.). В рассматриваемом случае к авансовому отчету не было приложено ни одного первичного документа о закупке топлива за наличный расчет. Топливо в установленном порядке не оприходовано. Поэтому представленные компанией доказательства не свидетельствуют бесспорно о расходовании подотчетных денежных средств именно на производственные нужды. По этим причинам они согласно ст. 210 НК являются доходом подотчетного лица и включаются в налоговую базу по НДФЛ. Следовательно, спорная сумма правомерно расценена инспекцией как доход подотчетного лица.

Судебная практика располагает и иными примерами, касающимися спорных ситуаций выдачи наличных денежных средств сотруднику под отчет.
Какие правовые и налоговые последствия возникают в том случае, когда работодатель выдает своим работникам — физическим лицам денежные средства под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей?

Пример 2. В подтверждение понесенных расходов работники представили первичные документы (расходные кассовые ордера, накладные, авансовые отчеты). Товар принят обществом на учет. Однако в последующем налоговый орган выявил, что в Едином государственном реестре юридических лиц и Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей отсутствуют сведения о контрагентах, у которых покупались товарно-материальные ценности, а индивидуальные номера налогоплательщиков у данных организаций неверные.
В одном из таких споров налоговый орган сделал вывод о недостоверности предъявленных работниками документов об оплате товарно-материальных ценностей и счел суммы, выданные работникам, доходами, с которых общество должно исчислить, удержать и уплатить НДФЛ, а также страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Однако Президиум ВАС РФ указал, что достоверность представленных работниками документов, подтверждающих произведенные расходы, определяется самим обществом. Авансовые отчеты работников обществом приняты, приобретенные по подотчетным денежным средствам товарно-материальные ценности оприходованы в установленном порядке. Инспекция не представила доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой работников общества.
При этом существуют выводы судов о том, что стоимость приобретенных физическими лицами товарно-материальных ценностей не подлежит отнесению на расходы, связанные с производством и реализацией, и не имеет отношения к порядку исчисления НДФЛ и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование <1>. Такие выводы были высказаны Президиумом ВАС РФ в 2009 г.

Списание подотчетных сумм

А в 2011 г. Президиум ВАС РФ иначе высказался относительно правовых последствий ненадлежащей проверки полномочий контрагента, который фактически исключен (отсутствует) в Едином государственном реестре юридических лиц (индивидуальных предпринимателей).
———————————
<1> Постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08.

Руководствуясь позицией о том, что при решении вопроса о возможности принять расходы, уменьшающие налоговую базу по НДФЛ, достаточно исходить из реальности расходов, произведенных в целях получения доходов, нижестоящие суды не приняли доводы налогового органа о том, что организация должна быть привлечена к налоговой ответственности и ей должен быть доначислен НДФЛ в связи с занижением налоговой базы по этому налогу вследствие того, что затраты по сделкам с обществами, сведения о которых в ЕГРП отсутствовали, были необоснованно приняты в состав расходов. Президиум ВАС РФ акты нижестоящих судов отменил и указал следующее. В силу положений ст. ст. 49, 51 ГК РФ организации, не прошедшие государственную регистрацию в качестве юридических лиц, не приобретают правоспособность юридического лица, а их действия, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей, не могут быть признаны сделками, что влечет негативные налоговые последствия для участников данных правоотношений.
Согласно ст. 2 ГК РФ предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность. В Едином государственном реестре юридических лиц контрагенты, которые были указаны в представленных документах, отсутствуют. Данные ИНН ввиду несоответствия содержащихся в них контрольных чисел числам, определяемым с помощью специального алгоритма расчета, в принципе не могли быть присвоены какому-либо юридическому лицу. Из этого следует, что в документах, представленных в подтверждение спорных хозяйственных операций, содержались сведения о несуществующих юридических лицах (контрагентах).

Вступая в обязательственные правоотношения, организация обязана:
— удостовериться в правоспособности контрагента и его государственной регистрации;
— запросить правоустанавливающие документы у юридического лица, от имени которого выполнены документы, равно как воспользоваться общедоступной информацией о государственной регистрации контрагента, находящейся на официальном сайте регистрирующего органа в сети Интернет, в соответствии со ст. 6 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей".
Если такие обязанности не выполнены, следовательно, организация действует без должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагентов (предполагающих проверку правоспособности, то есть установление юридического статуса посредством государственной регистрации юридического лица, а также наличия у него соответствующих документально подтверждаемых полномочий на совершение юридически значимых действий). Представленные документы, оформленные от имени несуществующих юридических лиц, не могут служить основанием для учета расходов и принятия налоговых вычетов по НДФЛ <1>.
———————————
<1> Постановление Президиума ВАС РФ от 20.10.2011 N 10095/11.

Иными словами, кредитной организации следует следить за тем, чтобы при расходовании денежных средств, полученных в подотчет, работники вступали в правоотношения только с проверенными и надежными контрагентами.
Следующий не менее важный вопрос: как быть, если работник не отчитался о расходовании полученных под отчет денежных средств?
Подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или с момента выхода на работу предъявить бухгалтеру авансовый отчет. К нему необходимо приложить подтверждающие документы (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства"). К таким документам относятся чеки ККТ, товарные чеки, квитанции, транспортные документы, командировочное удостоверение и др.
В свою очередь, бухгалтеру, которому представлен авансовый отчет, следует проверить целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм (Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет"). Следовательно, если первичные документы, подтверждающие расходы, к авансовому отчету не приложены, бухгалтер не вправе его принять. Значит, и для постановки ценностей на учет в такой ситуации нет оснований.
Кроме того, как следует из судебной практики, у работника возникнет облагаемый доход. Правда, тут не все так однозначно: в судебной практике немало и решений, из которых следует, что выданные работнику средства, за которые он не отчитался и не вернул компании, не образуют базу по НДФЛ. Такой вывод сделан в Постановлениях ФАС Московского округа от 16.06.2010 N КА-А40/5879-10-3, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520, ФАС Волго-Вятского округа от 12.11.2008 N А43-3598/2008-6-65. Данная позиция мотивирована тем, что:
— целевое назначение выданных сумм не изменяется;
— в собственность работника средства не переходят;
— не исключена возможность последующего добровольного возврата денег сотрудником;
— компания вправе удержать данные суммы из заработной платы специалиста или взыскать их в судебном порядке в рамках срока исковой давности.

Выводы

Безусловно, при отсутствии первичных документов учесть расходы при расчете налога на прибыль и заявить вычет по НДС организации не удастся. Но и здесь есть нюанс: средства, выданные работнику под отчет, не потраченные и не возвращенные фирме, могут быть квалифицированы как дебиторская задолженность. Следовательно, по истечении срока исковой давности ее можно признать безнадежной и списать в налоговом учете. К такому выводу пришел Минфин России в Письме от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610 применительно к ситуации, когда подотчетник-должник впоследствии уволился.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

115.Акционер  участвует и голосует на общем  собрании акционеров

только лично 

+лично или через представителя на основании нотариально заверенной доверенности

только через  номинального держателя 

116.Акции ОАО  могут (два правильных ответа)

+размещаться как путем открытой, так и закрытой подписки

размещаться только путем открытой подписки

+продаваться их владельцами без согласия других акционеров

продаваться их владельцами при получении соответствующего согласия других акционеров

117.Акции ЗАО  могут (два правильных ответа)

предлагаться  неограниченному кругу лиц

+размещаться только путем закрытой подписки

+продаваться их владельцами только при отказе других акционеров от их приобретения

продаваться их владельцами только при получении  согласия других акционеров

118.К основным  характеристикам компании эмитента относятся (два правильных ответа)

номинальная стоимость  акций 

+балансовая стоимость акций

ликвидационная  стоимость акций 

эмиссионная цена акций 

+курсовая цена акций

119.Дивиденды  по обыкновенным акциям могут  выплачиваться 

+денежными средствами или иным имуществом ( если последнее оговорено Уставом АО)

только денежными  средствами

только ценными  бумагами

120.Привилегированные  акции (три правильных ответа)

+имеют фиксированный размер дивиденда

+не дают право голоса

гарантируют акционерам получение определенных дивидендов

+не гарантируют акционерам получение определенных дивидендов

дают право  голоса

121.Размер дивиденда  и ликвидационная стоимость префакций  определяются 

общим собранием  акционеров

Советом директоров

+Уставом АО

122.Невыплаченные дивиденды по кумулятивным привилегированным акциям

+накапливаются

пропадают

конвертируются 

123.При выпуске  конвертируемых префакций необходимо  определить (два правильных ответа)

+возможность и условия их конвертации в обыкновенные или привилегированные акции иных типов

+период, пропорциональность и курс обмена

возможность и  условия их конвертации в обыкновенные акции 

124.Выберите  правильное утверждение (два правильных  ответа)

+облигации характеризуются как твердодоходные ценные бумаги

облигации характеризуются  как долевые ценные бумаги

+процент по облигациям остается условно постоянным

дивиденд по облигациям остается условно постоянным

125.Укажите утверждение,  противоречащее законодательству (два  правильных ответа)

при покупке акции инвестор становится собственником компании, а владелец облигации — ее кредитором

+при покупке акции инвестор становится собственником компании, а владелец облигации — ее совладельцем

+процент по облигациям фиксирован и должен выплачиваться как минимум один раз в год

выплата процентов  по облигациям осуществляется в произвольные сроки 

126.Конвертируемые  облигации 

+предоставляют инвестору потенциальную возможность перейти на рынок акций при благоприятном прогнозе рыночной конъюнктуры

обмениваются только на префакции

не выплаченные  в срок проценты накапливаются 

127.По способу  выплаты дохода облигации подразделяются  на (два правильных ответа)

доходные 

+купонные

бездоходные

+бескупонные

128.По видам  облигации классифицируются в  зависимости от целей выпуска и подразделяются на (три правильных ответа)

+конвертируемые

+для реструктуризации задолженности

для покрытия убытков 

+для рефинансирования

129.Выпуск облигаций  ранее третьего года требует  наличия обеспечения 

+безусловно, да

да, если это определено условиями займа

безусловно, нет 

да, если размер эмиссии облигаций превышает  размер уставного капитала

130.Выпуск облигаций  на пятый год существования  предприятия требует наличия  обеспечения 

да 

определяется  условиями займа 

нет

+да, если размер эмиссии облигаций превышает размер уставного капитала

131.Облигации  могут быть 

только именными

+именными и на предъявителя

только на предъявителя

132.Одновременный  выпуск акций и облигаций законодательно:

+запрещен

разрешен 

определяется решением ФСФР

133.Досрочное  погашение облигаций возможно 

только по желанию  владельца 

+по желанию владельца, если в решении о выпуске определены стоимость и срок, не ранее которого облигации могут быть предъявлены к досрочному погашению

по желанию  владельца, если в решении о выпуске определены стоимость и срок, не позднее которого облигации могут быть предъявлены к досрочному погашению

134.Если информация, указанная на сертификате облигации  не соответствует решению о  выпуске 

то данная облигация  признается ничтожной

+то действуют условия, зафиксированные на сертификате облигации

то действуют  условия, зафиксированные в выпуске 

135.Варрант — это 

+производная ценная бумага

товарораспределительный документ

складское свидетельство 

136.Рыночная  цена облигации и ставка банковского процента находятся в обратно пропорциональной зависимости

+безусловно, да

безусловно, нет 

определяется  рыночной конъюнктурой

137.Денежные  расчеты по купле-продаже депозитных  сертификатов и выплате сумм  по ним могут осуществляться 

только наличными деньгами

+только безналичными денежными средствами

наличными деньгами или в безналичном порядке  по желанию владельца 

138.Простое складское  свидетельство — это ценная бумага  которая (три правильных ответа)

+подтверждает факт принятия товара на хранение

+дает право продать товар, хранящийся на складе, путем продажи самого простого складского свидетельства

+дает право получить товар со склада по окончании срока хранения

дает право  залога хранящегося на складе товара

139.Складское  свидетельство как часть двойного складского свидетельства — это ценная бумага, которая (три правильных ответа)

+подтверждает факт принятия товара на хранение

+дает право продать товар, хранящийся на складе, путем продажи самого складского свидетельства

+не дает право получить товар со склада по окончании срока хранения

дает право  залога хранящегося на складе товара

140.Складские  свидетельства — это ценные бумаги (два правильных ответа)

эмиссионные

+неэмиссионные

+обращаемые

необращаемые 

141.Держатель залогового свидетельства

имеет право  залога на весь товар, указанный в  залоговом свидетельстве 

+имеет право залога на товар в размере выданного по залоговому свидетельству кредита и процентов по нему

имеет право  забрать товар со склада

142.Складское  свидетельство выдает

хранитель

+товарный склад

поклажедатель

143.Держатель  только складского свидетельства 

распоряжается товаром на складе в полном объеме

+распоряжается товаром, но не может взять его со склада

имеет право  залога на товар в размере выданного по свидетельству

кредита и процентов  по нему

144.При ликвидации  АО в первую очередь удовлетворяются  требования 

держателей  акций по сравнению с требованиями держателей облигаций 

+держателей облигаций по сравнению с требованиями держателей акций

требования  выполняются по мере поступления 

145.В Российской  Федерации облигации могут погашаться (три правильных ответа)

+в денежной форме

+товарами

+услугами

ценными бумагами

146.Номинальная  стоимость всех выпущенных АО  облигации может превышать его уставный капитал

да 

нет

+да, при наличии обеспечения, предоставленного третьими лицами

147.АО может  выпускать облигации (2варианта  ответа)

+сразу после государственной регистрации

+только после полной оплаты уставного капитала

ранее третьего года, если облигации выпускаются без обеспечения,

предоставленного  третьими лицами

148.Эмиссионная  цена облигаций может быть (три  правильных ответа)

+равна номиналу

+выше номинала

+ниже номинала

выше номинала на размер дисконта

149.Облигация  может иметь стоимость (три правильных ответа)

+номинальную

+курсовую

ликвидационную 

+эмиссионную

внутреннюю 

150.По российскому законодательству  облигации могут выпускаться  (два правильных ответа)

+именные

+на предъявителя

ордерные 

151.Долговое  обязательство, выпускаемое государством  для финансирования бюджетного  дефицита, называется 

казначейским  билетом 

+государственной облигацией

приватизационным  чеком 

сберегательным  сертификатом

152.Долговые  обязательства Правительства РФ, имеющие номинал в рублях, к составу внутреннего государственного долга

+относятся

не относятся 

по решению  регистрирующего органа

153.Долговые  обязательства субъектов РФ и  муниципальных образований к  составу внутреннего государственного  долга 

относятся

+не относятся

по решению  регистрирующего орган 

154.По Российскому  законодательству государственные  ценные бумаги могут выпускаться  (два правильных ответа)

+именными

+на предъявителя

ордерными

155.Депозитные  сертификаты выпускаются 

только именные

только на предъявителя

+именные и на предъявителя

156.Сберегательные  сертификаты выпускаются 

только именные 

только на предъявителя

+именные и на предъявителя

157.Эмитентом  депозитных и сберегательных  сертификатов могут быть 

любые юридические  лица

+банки

профессиональные  участники рынка ценных бумаг 

любые юридические  и физические лица

158.Депозитные  и сберегательные сертификаты  эмиссионными ценными бумагами 

являются 

+не являются

о выбору эмитента

159.По Российскому  законодательству номинал депозитных и сберегательных сертификатов может быть

валютным и  рублевым

+только рублевым

валютном, если выпускается только иностранными банками  и их филиалами в России

160.Чек — это  ценная бумага 

эмиссионная

+неэмиссионная

бездокументарная 

161.Главным ответственным лицом по чеку является

+чекодатель

плательщик 

авалист

первый индоссант 

162.Коносамент — это ценная бумага, которая (пять  правильных ответов) 

+удостоверяет факт заключения договора морской перевозки

+является доказательством приема груза к перевозке

+дает право распоряжаться грузом во время его перевозки

+дает право получить груз после окончания перевозки

+чаще всего используется во внешнеторговых перевозках

относится к  государственным 

дает право  купить определенный актив по фиксированной цене

163.Коносамент  эмиссионной ценной бумагой 

является 

+не является

по выбору эмитента

164.Простой вексель  является письменным обязательством  векселедателя 

условным 

+безусловным

бездокументарным 

165.Трассант — это 

плательщик по переводному векселю

+векселедатель, выписывающий тратту

векселедержатель, получающий право требовать платеж по векселю 

166.Вексельным  поручительством является 

акцент 

+аваль

индоссамент

167.Главным должником  по переводному векселю является 

+акцептант

авалист

индоссант

ремитент 

трассант 

168.Простой вексель,  срок платежа по которому не  указан 

считается недействительным

+рассматривается как подлежащий оплате по предъявлению

рассматривается как подлежащий оплате в течение  шести месяцев со

дня выставления  векселя 

169.Простой вексель  передаваться по индоссаменту 

+может

не может 

по выбору векселедателя 

170.Индоссант  — это 

получатель  средств по векселю 

векселедержатель, получатель векселя по индоссаменту

+лицо, передающее вексель по индоссаменту

171.Аллонж — это 

передаточная  подпись 

+дополнительный лист, на котором оформляются передаточные подписи

дополнительный  лист, на котором ставится акцепт векселя 

172.Право требования  платежа по векселю в случае  его неоплаты плательщиком называется

нотификацией 

+регрессом

индоссированием

173.Цена опциона  — это 

+премия по опциону

внутренняя  стоимость 

временная стоимость 

цена страйк

174.Заранее установленная  цена в опционном контракте  называется 

цена подписки

+цена исполнения

премия по опциону

экспирация 

175.Премия по  опциону — это 

+цена, которую платит покупатель опциона продавцу

цена исполнения по опциону 

дополнительный  доход покупателя

176.Обязательное  для выполнения соглашение на  покупку (продажу) базового инструмента по установленной в соглашении цене с поставкой в установленный срок в будущем называется

опционом 

+фьючерсом

свопом 

варрантом

177.Контракт, предоставляющий  своему покупателю право купить  базовый актив по установленной  цене не позднее установленной  даты называется

форвард

опцион "пут"

+опцион "колл"

178.Контракт, предоставляющий  покупателю (держателю) право продать  базовый актив по заранее установленной  цене не позднее установленной  даты, в обмен на уплату некоторой  суммы продавцу контракта, называется

Страницы:← предыдущая12345678910следующая →

Первичный учет расчетов с подотчетными лицами — раздел Экономика, Учет расчетов с подотчетными лицами Первичный Учет Расчетов С Подотчетными Лицами. Документы По Учету Расчетов С …

Первичный учет расчетов с подотчетными лицами. Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет» подразделяются на три вида: 1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха. К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки.

На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание. 2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг.

К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура.

Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа — кассовый чек и товарный чек (или накладную). Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: • наименование организации-продавца; • идентификационный номер (ИНН) • заводской номер ККМ; • порядковый номер чека; • дата и время покупки; • стоимость (цену) покупки; • признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ. Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты: • наименование документа; • дату составления документа; • наименование организации, от имени которой составлен документ; • содержание хозяйственной операции • измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); • должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте–фактуре должны быть указаны: • порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки; • наименование продавца в соответствии с учредительными документами; • идентификационный номер продавца (ИНН); • наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; • идентификационный номер покупателя (ИНН); • наименование товара (работы, услуги); • стоимость (цена) товара (работ, услуг); • налоговая ставка; • сумма налога на добавленную стоимость; • страна происхождения товара; Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации. 3. Третий вид – итоговая документация.

Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно — операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером.

Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу.

При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету.

Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру. К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).

Что делать, если сотрудник не вернул подотчетные деньги

Рис 1. Схема первичной документации В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете: 1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации; 2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов.

Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». 2.2. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

По дебету По кредиту Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода Сальдо начальное — это остаток долга подотчетному лицу на начало периода Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица Сальдо дебетовое на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов.

Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами: Дебет 71 Кредит 50 "Касса" — на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.

Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" — оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды) Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" — отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки; Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами: Дебет 10 "Материалы" Кредит 71 — отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом; Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71 — учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям; Дебет 20 "Основное производство Кредит 71 — приобретение материальных ценностей подотчетным лицом; Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71 — приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом; Дебет 50 "Касса" Кредит 71 — на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки; Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71 — отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета; Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71 — на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица; Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71 — если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов; Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71 — если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств; Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71 — если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71 — если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства; Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71 — приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным лицом.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер— комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала – ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты — по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой.

Данные из главной книги переносятся в баланс. 3.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Учет расчетов с подотчетными лицами

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях любой формы… Подотчетные лица – физические лица, которым выданы наличные деньги, а также… Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные…

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Кассовые операции: ошибки, допускаемые в работе с подотчетными лицами

Об ошибках, допускаемых бухгалтерами и самими подотчетными лицами при совершении кассовых операций, говорили и писали много, тем не менее, как показывают результаты проверок, контрольно-ревизионные органы все равно находят нарушения законодательства при проверке данного участка. В статье рассмотрены ошибки, допускаемые бухгалтерами при выдаче и возврате подотчетных сумм.

Выдача подотчетных сумм

При выдаче подотчетных сумм могут быть выявлены следующие нарушения:

  1. Отсутствует приказ руководителя, в котором поименованы работники, имеющие право получать денежные средства в подотчет из кассы организации. В нем не указаны срок и цели выдачи подотчетных сумм. Несоответствие фактических целей выдачи подотчетных сумм поименованным в приказе руководителя.

    Как можно обнулить подотчет

    Например, работник согласно приказу руководителя может получать денежные средства из кассы на оплату расходов по сотовой связи, а ему были выданы денежные средства на приобретение хозяйственных материалов.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций, доведенного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 (далее — Порядок), выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. В случае если в учреждении согласно приказу руководителя одно подотчетное лицо получает денежные средства по разным статьям (подстатьям) кодов бюджетной классификации (КБК), то, как правило, на день выдачи аванса по одной статье КБК у него имеется задолженность по другой статье (статьям) КБК. Если дословно трактовать вышеуказанный пункт, то можно сделать вывод о том, что при наличии задолженности подотчетного лица хотя бы по одной статье КБК аванс из кассы не выдается. Но напрямую этого в п. 11 Порядка не сказано. В связи с этим многие бюджетные учреждения поступают следующим образом. Приказом руководителя, в котором указаны Ф.И.О. и должности сотрудников, получающих из кассы учреждения денежные средства в подотчет, предусматривается возможность получения аванса, если за данным лицом нет задолженности по статье КБК, по которой он берет аванс. При этом неважно, имеется у такого лица задолженность по другой статье КБК или нет. При наличии данного приказа контрольно-ревизионные органы в ходе проверки, как правило, не расценивают этот факт как нарушение.

Примечание. Работники, получающие денежные средства на командировку, в данном приказе не указываются. Денежные средства выдаются им в подотчет на основании приказа руководителя о направлении работников в командировку и их заявлений (п. 2 Инструкции Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам, Всесоюзного центрального совета профсоюзов от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР").

Срок выдачи подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя (п. 11 Порядка). Лица, направляемые в командировку, получают денежные средства в подотчет за три рабочих дня.

  1. Заявление работника на выдачу подотчетных сумм отсутствует или оформлено ненадлежащим образом.

В соответствии с п. 155 Инструкции N 25н <1> авансы выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя. В заявлении указываются назначение аванса и срок, на который он выдается. Бухгалтер учреждения в заявлении о выдаче сумм под отчет проставляет соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Отметка делается в виде штампа "Задолженность отсутствует", на нем предусмотрено место для проставления даты, на которую отсутствует задолженность подотчетного лица. Эта дата должна совпадать с датой составления расходно-кассового ордера на выдачу аванса или перерасхода.

<1> Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".

Примечание. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам заявлениях имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка).

  1. Форма расходно-кассового ордера, по которому выдавались деньги в подотчет, не соответствует его унифицированной форме.

Все бухгалтерские записи, в том числе связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются первичными документами (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", ст. 313 НК РФ).

В соответствии с п. 12 Порядка кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Госкомстатом по согласованию с ЦБ РФ и Минфином. На сегодняшний день действует Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Причем от применения разработанной на законодательном уровне формы документа отказаться нельзя (Письма Минфина России от 15.08.2006 N 03-03-04/1/628, УФНС по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72393).

Выдача подотчетному лицу денежных средств оформляется Расходным кассовым ордером (ф. КО-2) (РКО), к которому прилагается заявление работника на получение из кассы аванса или перерасхода. Возврат в кассу подотчетной суммы или ее части оформляется Приходным кассовым ордером (ф. КО-1).

  1. Работнику выданы в подотчет денежные средства, хотя он не отчитался по ранее полученному авансу.

Не допускается выдавать в подотчет денежные средства, если работник не отчитался по ранее выданному авансу (п. 11 Порядка).

  1. Подотчетные суммы переданы одним работником другому.

Подотчетное лицо не вправе передавать полученные в подотчет денежные средства другому работнику (п. 11 Порядка).

  1. Выдана подотчетная сумма свыше 100 000 руб. на оплату договора, заключенного с организацией.

Расчеты между юридическими лицами, юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем в рамках одного договора не должны превышать 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчета наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя"). Следует отметить, что данное ограничение распространяется только на сумму 100 000 руб. в пределах одного договора, заключенного с юридическим лицом, каких-либо временных ограничений при осуществлении расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день) ЦБ РФ не устанавливает. Срок действия договора и периодичность проведения расчетов в соответствии с ним значения не имеют. Таким образом, подотчетному лицу из кассы учреждения не могут быть выданы денежные средства для оплаты договора, заключенного с юридическим лицом, если стоимость договора превышает 100 000 руб.

  1. Отсутствует договор с лицом, не являющимся работником организации, которому выданы из кассы денежные средства под отчет.

Согласно п. 16 Порядка выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Часто такие договоры с работниками не заключаются.

Кассир выдает деньги только лицу, указанному в расходном кассовом ордере (с которым заключен договор) или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ордере после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если деньги выдаются по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись "по доверенности". Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 15 Порядка. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Периодически бухгалтеры учреждений образования, подведомственных Минздравсоцразвития, задают проверяющим следующий вопрос: можно ли на поездку на олимпиаду или научные конференции выдавать в подотчет денежные средства их участникам — учащимся учреждений образования? Могут ли учащиеся в таком случае выступать как подотчетные лица, если нет, то как быть в данной ситуации?

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель возмещает своим работникам при направлении их в командировки расходы по установленному в данной статье перечню. Нормы трудового законодательства распространяются только на тех лиц, которые состоят в трудовых отношениях с работодателями, то есть с которыми заключен трудовой договор. Лица, с которыми трудовой договор не заключен, не могут быть направлены в командировки, и, соответственно, им не могут выдаваться и возмещаться командировочные расходы. Казалось бы, заключили с учащимися трудовой договор на участие в олимпиадах, научных конференциях, и нет никаких проблем в отношении выдачи им из кассы учреждения денежных средств на командировочные расходы. Однако это не так. Нельзя оставить без внимания ст. 268 ТК РФ, которая устанавливает возрастные ограничения для направления работников в командировку. В ней предусмотрен перечень должностей работников, которые направляются в командировки независимо от их возраста, но учащиеся образовательных учреждений в нем не поименованы. Таким образом, учащиеся в возрасте до 18 лет не могут быть направлены в командировку, а следовательно, выступать подотчетными лицами. Если возраст учащегося превышает 18 лет, он может являться подотчетным лицом при наличии заключенного с ним трудового договора.

В случае если участникам данных мероприятий еще не исполнилось 18 лет, предлагаем следующий вариант решения данной проблемы, на наш взгляд, наиболее оптимальный. Приказом руководителя назначается лицо (лица), ответственное за сопровождение учащихся к месту проведения мероприятий и обратно. Данное лицо должно быть работником организации, с которым заключен трудовой договор. В этом случае оно будет являться подотчетным лицом и именно ему согласно утвержденному руководителем списку участников мероприятий будут выдаваться из кассы денежные средства на командировочные расходы.

Возврат подотчетных сумм

Здесь контрольные органы выявляют следующие нарушения:

  1. Подотчетные суммы возвращены не в установленный срок. Например, подотчетное лицо обязано согласно приказу руководителя отчитаться за взятые в подотчет денежные средства в течение трех рабочих дней, а отчиталось по истечении четырех рабочих дней.

Как уже было отмечено, подотчетное лицо обязано вернуть взятые денежные средства либо отчитаться за них в срок, установленный руководителем организации (п. 11 Порядка). Что касается сумм, выданных на командировочные расходы, то по ним работник обязан отчитаться не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

  1. Авансовый отчет оформлен не в соответствии с установленными к нему требованиями.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет (ф. 0504049 <2>) (п. 155 Инструкции N 25н). К нему прилагаются (первичные) документы, подтверждающие произведенные расходы, которые нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

<2> Приказ Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) либо в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). Но, как показывает практика, обычно в этих целях используется журнал.

  1. Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы не соответствуют предъявляемым к ним требованиям.

Как правило, документами, подтверждающими понесенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. В случае если в кассовом чеке не отражено, за что производилась плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Бухгалтеру при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

  • даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, кроме того, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. В случае если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в такой день, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм в этот день;
  • в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты согласно имеющимся данным (прописью написана общая сумма товарного чека, а также должны стоять подпись кассира, печать организации);
  • товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование ("хозяйственные товары", "канцелярские товары"), их количество и стоимость. В случае если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование, на его обратной стороне необходимо перечислить, что именно из хозяйственных или канцелярских товаров этим лицом было приобретено. Данная подотчетным лицом расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью;
  • КБК выданного аванса должен соответствовать КБК произведенных расходов.

Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям. После того как авансовый отчет проверен, он утверждается руководителем учреждения или уполномоченным лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Получение материальных ценностей подотчетным лицом

Следует отметить, редко, но все же проверяется, как в учреждении ведется журнал учета выдачи доверенностей, а также оформление и выдача самих доверенностей <3>.

<3> Форма журнала учета выданных доверенностей, форма доверенности и Порядок ее заполнения утверждены Инструкцией Минфина России от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" (далее — Инструкция N 17).

Материальные ценности, отпускаемые поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению учреждению, может получать подотчетное лицо. В этом случае оно действует на основании доверенности, порядок выдачи которой работнику организации установлен гражданским законодательством.

В соответствии с п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Пунктом 5 данной статьи установлено, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Доверенность оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Он обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия, организации, учреждения или централизованную бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей (п. 7 Инструкции N 17).

После того как материальная ценность получена, подотчетное лицо приносит в организацию документ (накладную), подтверждающий ее получение, и в журнале учета доверенности ставится соответствующая пометка с указанием номера и даты накладной. Кроме того, оформляется приходный ордер, подтверждающий передачу полученных материальных ценностей подотчетным лицом материально ответственному лицу учреждения.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации (на следующий день после истечения срока действия доверенности).

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе "Отметки о выполнении поручений"). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью "не использована" и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

В журнале учета доверенностей, до начала выдачи из него доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись "В настоящей книжке пронумеровано ________ листов". Количество листов указывается прописью (п. 6 Инструкции N 17).

А.Павелин

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение"