Срок действия должностной инструкции на предприятии

Содержание


Кто на предприятии должен разрабатывать должностные инструкции?

Категория: Разработка должностных инструкций

I. Общие положения

1.1. Настоящие методические рекомендации "Порядок разработки и утверждения должностных инструкций работников" подготовлены с целью совершенствования на единой организационно-методической основе документационного обеспечения управления трудовой деятельностью и повышения его эффективности путем унификации управленческих документов и технологии работы с ними.

1.2. Методические рекомендации определяют общие правила оформления, структуру и содержание должностных инструкций, а также принципы и порядок их разработки, согласования, утверждения и введения в действие.

1.3. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, функции, обязанности, права, ответственность работников и предъявляемые к ним квалификационные требования.

Разработка и практическое использование должностных инструкций направлены на совершенствование нормативно-правовой базы трудовой деятельности, повышение ответственности кадров за результаты своей работы, обеспечение большей объективности при аттестации работников, их поощрении и при наложении на них дисциплинарных взысканий.

1.5. Должностные инструкции разрабатываются исходя из задач и функций, возложенных на учреждение в соответствии с его штатным расписанием, с соблюдением требований законодательства, действующих нормативно-правовых актов.

1.6. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (договора), в т.ч. при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

 

II. Структура, содержание и оформление должностной инструкции

 

2.1. В должностной инструкции указывают наименование учреждения, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения (Приложение 1).

2.2. Должностная инструкция состоит из четырех основных разделов:

— общие положения;

— обязанности;

— права;

— ответственность.

2.3. В разделе "Общие положения" указывают:

— уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

— требования к стажу работы по специальности;

— основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;

— основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;

— перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

— порядок замещения работника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

2.4. В разделе "Должностные обязанности" указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения учреждения здравоохранения с подробным изложением основных направлений его трудовой деятельности. Перечень должностных обязанностей может быть дополнен или сокращен в зависимости от внешних и внутренних условий деятельности учреждения.

2.5. В разделе "Права" приводят перечень прав работника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых работником должностных обязанностей.

2.6. В разделе "Ответственность" указывают меру ответственности работника за несоблюдение трудовых обязанностей. В данном разделе также указывают, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством Российской Федерации материальную ответственность за ущерб, причиненный учреждению. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность работника.

2.7. Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления (Приложение 2). Допускается размещение отметки об ознакомлении работника с инструкцией на листе самой должностной инструкции. В данном случае соответствующая отметка должна обязательно включать дату и подпись работника.

2.8. При оформлении должностных инструкций рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 (ищите на форуме) "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г.

Как часто нужно обновлять должностные инструкции?

N 65-ст. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие работниками.

2.9. При подготовке должностных инструкций рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12, 13, 14 через 1-1,5 интервала.

2.10. Гриф утверждения должностной инструкции располагают в правом верхнем углу документа. Должностная инструкция утверждается руководителем учреждения или специально издаваемым документом (приказом или распоряжением). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова Утверждено, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

II. Порядок согласования, утверждения и введения в действие
должностной инструкции

 

3.1. Должностная инструкция должна быть согласована с соответствующим юридическим отделом (юрисконсультом) учреждения. При необходимости она согласовывается с другими функциональными подразделениями учреждения, руководителем вышестоящего органа управления, руководителем структурного подразделения, в штатное расписание которого входит указанная должность, заместителями руководителя учреждения, курирующими соответствующие структурные подразделения и виды деятельности.

3.2. Должностная инструкция утверждается руководителем учреждения или другим уполномоченным на это должностным лицом.

3.3. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью учреждения и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства.

3.4. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения учреждения.

3.5. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем учреждения или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с настоящими методическими рекомендациями.

3.6. Требования должностной инструкции являются обязательными для работника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.

 

Приложение 1

 

Образец оформления должностной инструкции

________________________________________________________ (наименование учреждения)  Утверждаю Руководитель ________________________________________ (наименование учреждения) ___________ ____________________________ (подпись) (фамилия, инициалы) "__" ___________ 200_ г. 

Должностная инструкция

  ____________________________________________________________ (полное наименование должности и структурного подразделения учреждения по штатному расписанию)  I. Общие положения 

3. и т.д.

  II. Должностные обязанности ________________________ (наименование должности) 

3. и т.д.

  III. Права ___________________________ (наименование должности) 

3. и т.д.

  IV. Ответственность ________________________ (наименование должности) 

3. и т.д.

  Руководитель структурного подразделения  __________________________________________________________ (наименование должности) (подпись, фамилия, инициалы, дата)  Согласовано: Начальник юридического отдела (юрисконсульт)  __________________________________________________________ (подпись, фамилия, инициалы, дата)  Ознакомлен: (дата и подпись работника) 

Приложение 2

 

Лист ознакомления с должностной инструкцией

N п/п | Фамилия, имя, отчество | Дата и номер приказа | Занимаемая должность | Подпись 1. Лист ознакомления должен быть рассчитан на количество работников, до сведения которых будет доводиться данная должностная инструкция в течение времени ее действия.

2. На обороте последнего листа делают запись: "В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ______ листов" (количество прописью). Запись подписывает руководитель учреждения или лицо, им уполномоченное, с указанием даты.

 После разработки должностной инструкции не забудьте создать тему на форуме для критической оценки Вашей работы.

Сергей Мазурик

КАК ПРАВИЛЬНО ПИСАТЬ ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

В этой относительно простой теме сразу возникает множество вопросов:

      — когда приниматься за написание;
      — что в них должно быть;
      — кто должен их писать;
      — и самое главное, как их правильно написать.

Наверное, могут быть и другие вопросы, но в статье будут рассмотрены только эти.

Итак:

1.       КОГДА НАЧИНАТЬ ПИСАТЬ

Как только лидер (основатель) отходит от прямого и непосредственного управления какими-то функциями в бизнесе, эти функции должны быть четко описаны и за кем-то закреплены.
Например, основатель перестал писать код, оставив за собой все остальные функции. В этом случае новому программисту должна передана подробная, насколько это возможно, инструкция. И так далее: любая новая должность в компании должна получать инструкцию.
А, вообще, должностные инструкции нужно писать всегда. Не в том смысле, что постоянно, а в том, что при любых изменениях в компании ДИ нужно корректировать. Возникает проблема если ДИ включена в трудовой договор: тогда без согласия работника и переподписания договора не обойтись, поэтому в трудовой договор, в большинстве случаев, включать должностную инструкцию не имеет смысла. Может только отдельные пункты, которые точно не будут меняться во время действия контракта.

2.       СТРУКТУРА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

В общем случае должностные инструкции могут состоять из следующих разделов:

А. Общие положения

Здесь описываются требования к работнику, занимающему данную должность, профессиональными навыкам, перечисляются нормативные документы, которые сотрудник должен знать и использовать в своей работе. Может быть также описано место в организационной структуре и определена подчиненность, а также порядок замещения им других сотрудников.

Этот раздел является желательным если должностная инструкция является частью трудового договора. 

Б. Должностные обязанности

Обычно в должностных обязанностях указывают основную цель должности, зоны ответственности и перечень обязанностей.
Подробность описания должностных обязанностей зависит от того, насколько стабильной является эта функция. Если функция в какой-то ее части изменяется от случая к случаю, нужно использовать общие формулировки. Детальное и точное описание имеет смысл только для неизменных функций.

Если ДИ является частью трудового договора желательно включить сюда общие обязанности всех работников: соблюдать трудовое законодательство, правила внутреннего распорядка, техники безопасности, технологические карты процессов и т.д. и т.п.

В. Права сотрудника

Описываются права, которыми наделяется работник для выполнения работы. Могут быть указаны права, установленные нормативными актами: приостанавливать работу, отстранять от работы и т.д. Нужно понимать, что права – это возможное, а не обязательное поведение работника. Поэтому если нужно, например, обязательно останавливать работу в определенных ситуациях, это нужно писать в разделе обязанностей. Не использование своих прав – это решение работника, и он не несет ответственности за то, что он не воспользовался ими. Все, за что вы хотите в будущем привлекать сотрудника к ответственности должно быть указано в обязанностях.

Г. Ответственность

Здесь фиксируется сфера ответственности работника. Указываются меры дисциплинарной и административной ответственности в случае невыполнения им должностных обязанностей.
Этот раздел также является желательным если ДИ включена в состав трудового договора. В других случаях зоны ответственности можно указать в разделе обязанностей, как в нижеприведенных примерах. А меры воздействия можно детально прописать в других общекорпоративных документах.

Д. Замещение отсутствующего

В этом разделе отражается кого и в каких случаях заменяет сотрудник. Какие ему передаются фунции, права, обязанности и зоны отвественности на время замещения. Здесь также описывается кому передаются дела в случае запланированного отсутствия: отпуск, командировка  и т.д.

Е. Действия в критических ситуациях

Описывают действия сотрудников при возникновении ситуаций чрезвычайного характера. Обычно в ДИ описываются обязанности только тех людей, которые принимают непосредственное участие в чрезвычайных ситуация. Действия остальных сотрудников могут быть описаны в общих инструкциях и положениях.
Определяется в течение какого времени сотрудник должен прибыть к месту ЧП, кого известить, что делать, какие ресурсы может задействовать, какие убытки может нанести без последующей компенсации и т.д.

3. КТО ДОЛЖЕН ПИСАТЬ

Безусловно, лучше всего поручить написание должностных инструкций опытному профессионалу. Но будем реалистами: в самом начале бизнеса это, зачастую, непозволительная роскошь. Поэтому, в начале деятельности — писать должен тот, кто передает их другой должности. И не важно, что передали уже давно, а инструкцию не написали.
Но как только бизнес-процессы стабилизируются, лучше заказать эту работу специалисту, который знает как это делается.
Поручать руководителям, HR-ам или самим работникам писать ДИ точно не стоит — обычно это заканчивается кое-какой адаптацией скачанных из интернета малопригодных образцов.

4. КАК ПРАВИЛЬНО

Перед написанием должностных обязанностей нужно составить общую схему бизнес-процессов и движения информации в компании. Делать это можно на большом листе бумаги или с помощью специализированных программ, это не важно. Главное, не пропустить ни одного процесса. 
Иногда эти документы бывают очень большими, но эта работа стоит того, потому что при ее составлении бизнес-процессы, как правило, оптимизируются.
Образец простой схемы бизнес-процессов приведен на рис.1

Рис.1

Готовую схему бизнес-процессов желательно обсудить со всеми руководителями служб. А еще лучше, со всеми причастными сотрудниками. Гарантирую, узнаете очень много нового о вашей компании.

После этого можно идти одним из двух основных путей:

А. Составление функциональной матрицы

Теперь каждый бизнес-процесс нужно разложить на шаги процесса. Каждый шаг — это задача, которая должна быть за кем-то закреплена.
Упрощенный вариант части такой функциональной матрицы приведен на рис.2 для должности корпоративного юриста.

Рис.2

 

После того, как все задачи распределены, они группируются по зонам ответственности. Описывается цели и продукты должности. Некоторые руководители указывают в должностной инструкции KPI.

Образец должностных обязанностей, разработанных при помощи функциональной матрицы приведен на рис.3.

 Рис.3

 
После этого должностные обязанности дополняются другими разделами и должностная инструкция готова.
На самом деле, при достаточно большом количестве бизнес-процессов, это довольно объемная и сложная работа и ее зачастую целесообразно совместить со стандартизацией и оптимизацией бизнес-процессов. Но это имеет смысл только если бизнес-процессы в компании устоялись, и не планируется их радикальное изменение. 
Правило простое: стандартизировать можно только повторяющиеся процессы.

Б. Составление должностных инструкций на основе бизнес-процессов

Само по себе описание обязанностей ничем не отличается от описания из функциональной матрицы. Вся сложность, собственно, в стандартизации и оптимизации бизнес-процессов, но это отдельная большая тема. Написанные на основании стандартизированных и оптимизированных бизнес-процессов должностные обязанности отличаются точностью, зоны ответственности гарантированно не пересекаются и ни одна функция не упущена. Ведь, как известно, большинство проблем в управлении вызвано как раз пропусками и пересечениями в зонах ответственности.

Работа это большая, трудная и дорогая, но она стоит того: бывали случаи, что стандартизация и оптимизация бизнес-процессов давала до 30% экономии себестоимости продукта. А если еще автоматизировать и диспетчеризировать бизнес-процессы, то можно значительно снизить требования к персоналу и зависимость от компетенций конкретных людей. Для стандартизации бизнес-процессов можно использовать любое доступное ПО, но желательно, чтобы оно позволяло автоматизировать и диспетчеризировать процессы, готовить нужные отчеты в режиме on-line, автоматически учитывать объемы работ каждого сотрудника, считать KPI, контролировать документооборот и включала в себя CRM. Такие системы позволяют эффективно управлять бизнесом, не отвлекая сотрудников от повседневной деятельности. В любой момент времени руководитель видит над какой задачей работает сейчас любой сотрудник в компании, в регламенте он или что-то уже пошло не так.

срок действия должностной инструкции на предприятии

При наличии веб-сервиса управлять компанией можно с Канарских островов.
А уж писать должностные обязанности в такой системе одно удовольствие — что-то вроде дополнительного бонуса.
Образец такого бизнес-процесса в редакторе приведен на рис.4

Рис.4

Образец должностных обязанностей подготовленных на основании автоматизированных бизнес-процессов приведен на рис.5

Рис.5

5. ИТОГИ

5.1. Должностные инструкции должны быть — они упорядочивают отношения компании и сотрудника и облегчают ему вхождение в должность;

5.2. Должностные инструкции должны появляться как только руководитель отходит от прямого управления бизнесом;

5.3. Включать должностные инструкции в состав трудового договора в большинстве случаев нецелесообразно — изменить ее в одностороннем порядке компания не сможет. В трудовом договоре имеет смысл отражать только требования к квалификации и императивные функции, типа, "приостановить работу…", "отстранить от работы…" и т.д.;

5.4. Поручать составление должностных инструкций нужно сотруднику, который передает их в другую должность. Как только появляется такая возможность, нужно заказать эту работу профессионалам. Поручать эту работу самим сотрудникам или кадровым службам не имеет смысла — получится пустой, формальный документ, который никакой пользы не принесет.

5.5. Лучше всего составлять должностные инструкции на основании стандартизированных бизнес-процессов. Если же нет такой возможности, на основе функциональной матрицы. Описывать функции "из головы" очень непросто, а "из интернета" — бесполезно.

Надеюсь эта статья поможет вам в этом непростом деле. Если нужна дополнительная помощь — обращайтесь, наши координаты в шапке сайта.

Должностная инструкция: понятие, назначение, структура, порядок составления и оформления

Составив положения о структурных подразделениях предприятия, в которых указаны задачи и функции, определен общий объем работ, установлен численный и должностной состав подразделений, приступают к разработке должностных инструкций на каждого предполагаемого работника (вакантную должность), проводя рациональное распределение труда в каждом подразделении.

Понятие, назначение, виды должностных инструкций

Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентирования организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция, являясь важным организационно-правовым документом, должна включать перечень функциональных обязанностей работника, квалификационные требования для замещения данной должности, определять степень его ответственности и компетентности.

Критерии оценки эффективности труда, содержащиеся в должностной инструкции, значительно облегчат руководителю процесс взыскания и премирования. Ее можно использовать при аттестации сотрудников, при разрешении трудовых споров.

Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС).

При разработке должностных инструкций также учитываются требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными (индивидуальными). Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений и на их основе разрабатываются конкретные (индивидуальные) должностные инструкции. Примеры типовых инструкций:

  • Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65;
  • Типовая должностная инструкция инспектора (по контролю пассажирских поездов и вокзалов) пригородного сообщения, распоряжение ОАО «РЖД» от 18.02.2008 №313.

Структура текста должностной инструкции

Должностная инструкция, как правило, имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

  • общие положения;
  • функции;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность;
  • взаимоотношения (связи по должности).

«Общие положения» в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, ее категории; требования к образованию и практическому опыту (стажу работы по специальности); порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых работник осуществляет свою служебную деятельность; подчиненность и кем руководит.

В разделе «Функции» указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один — «Функции и должностные обязанности" (или «Основные задачи и обязанности»).

Все функции, записанные в положении о структурном подразделении, должны быть включены в должностные инструкции работников подразделения. Чем детальнее будет описано, не только что, но и как выполняет работник, тем ценнее будет должностная инструкция.

Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции.

Какой срок действия должностной инструкции на предприятии?

Очень важны права доступа к информации, в том числе и конфиденциальной, право согласовывать и подписывать определенные виды документов и т.д.

Раздел должностной инструкции «Ответственность» может быть написан обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Работая над этим разделом, следует помнить, что ответственность устанавливается в строгом соответствии с законодательством.

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы. Работать будет значительно легче, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел представляют в виде таблицы или схемы.

Оформление, реквизиты должностной инструкции

Поскольку в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции и порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения, будет ли она приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Традиционно должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательные реквизиты должностной инструкции: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Так как должностная инструкция имеет большое значение в случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности, установления испытательного срока и в других случаях, то обязательной частью инструкции является лист ознакомления, и сам факт вручения одного ее экземпляра работнику служит доказательством того, что он был заблаговременно ознакомлен с этим документом.

Только в этом случае документ можно рассматривать как локальный нормативно-правовой акт, что позволит работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием сотрудника занимаемой должности.

Другие статьи по данной теме:

Список использованных источников

  1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  2. Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС);
  3. Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65. – Общие положения;
  4. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / «Трудовое право», 2008, NN 8, 9, 10, 11;
  5. Логинова Н.К. Делопроизводство и корреспонденция. Учебно-методическое пособие. УрГЭУ, 2007.;
  6. Шкловец И.И. Практическое применение трудового законодательства /Информационно-правовой портал «Гарант»: http://www.garant.ru/article/6552/