Сроки хранения кадровых документов

Здесь также не обойтись без плана работы: у ответственных за делопроизводство должно быть время для того, чтобы подготовить дела к сдаче, у ответственного за архив – для обработки поступающих документов и помощи коллегам из других отделов (Пример 2). Обратите внимание Сроки в планах лучше указывать периодами (см. Примеры 1 и 2), чтобы не допустить их срыва, если кому-то из членов экспертной комиссии понадобится срочно заняться своей основной работой. Планы проведения экспертизы ценности документов и передачи документов в архив согласовываются со всеми заинтересованными должностными лицами и утверждаются руководителем либо тем топ-менеджером, в ведении которого находятся процессы делопроизводства.

С отметкой эпк что такое

Инфо

Читайте по теме в электронном журнале Какие виды перечней помогут установить сроки Справка Выделяют типовые и ведомственные перечни документов. Первые содержат деловые бумаги, создаваемые во всех организациях. Вторые – деловые бумаги, в которых отражаются специфические функции отраслевых предприятий.

Внимание

Типовые перечни Основной перечень при определении СХ — Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень типовых управленческих документов № 558). Он содержит список деловых бумаг, образующихся в ходе документирования основных управленческих функций предприятий. Этот список применяют, когда составляют НД в компании, а также при отборе бумаг на хранение или уничтожение в ходе работы экспертной комиссии.

Сроки хранения кадровых документов

В таких случаях СХ берется как приблизительный, уточняется с юристами и только потом утверждается экспертной комиссией. Справка Перечни удобны в работе с документами.

Делопроизводство в первые месяцы рабочего года

Это значит, что часть такой документации может иметь научно-историческое значение и в предписанном порядке должна быть передана в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Эта отметка применяется в организациях всех форм собственности, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Кроме того, негосударственные организации сами могут осуществлять постоянное хранение своих документов.


Снятие отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня. В соответствии с п. 3.1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение необходимо создание экспертной комиссии.

Составляем номенклатуру дел на следующий год

Важно

Логично, что при судебных разбирательствах и налоговых проверках данный вид документации может понадобиться для защиты интересов компании. Дебиторскую задолженность списывают только через 10 лет, а налоговую проверку проводят за 3 прошедших года. Получается, что СХ деловых бумаг вырастает до 13 лет.

Суды считают обоснованным требование налоговой инспекции о предоставлении документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, даже если срок хранения таких документов истек. Получается, что если фирма не предоставит соответствующие документы, ей придется доначислить налог на прибыль, оплатить задолженность, а вместе с ней штрафы и пени за несвоевременную уплату налога.

Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

Приведем примеры итоговых записей в разных журналах регистрации, начиная с самой простой в Журнале регистрации входящих документов и заканчивая развернутой в Журнале регистрации почтовых отправлений. Вариант 1: Итого: 53 276 входящих документов. Вариант 2: Итого зарегистрировано: 4789 распорядительных документов, из них:приказов по основной деятельности – 1753;распоряжений – 3036. Вариант 3: Итого зарегистрировано 32 864 почтовых отправления, из них: отправлено «Почтой России» (ПР) – 29562; отправлено экспресс-почтой (ЭП) – 3302.

Количество возвратов отправлений – 129 (118 – ПР, 11 – ЭП), из них по причине: неявки адресата – 15 (все ПР); неверного указания адреса – 114 (99 – ПР, 15 – ЭП). Пропало без объяснения причин 16 отправлений (15 – ПР, 1 – ЭП). Итоговая запись должна учитывать все важные показатели количественного учета документов.

Статьи номенклатуры дел: порядок в документах

Обратите внимание Подсчитывать следует дела, а не единицы хранения, указанные до этого в номенклатуре дел. Заполнение последней графы итоговой записи номенклатуры дел, содержащей количество дел «с отметкой ЭПК», обычно вызывает вопросы, хотя ничего сложного в этом нет. Загадочная «ЭПК» расшифровывается как «экспертно-проверочная комиссия».
Если организация является источником комплектования государственного архива, то эта комиссия работает при архиве. Если нет, то речь идет об известной любому ответственному за хранение документов лицу экспертной комиссии организации – группе компетентных сотрудников, которые принимают решение об уничтожении документов или продлении срока их хранения после того, как истек срок, установленный нормативными документами.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

ЭПК» означает, что минимум через 5 лет хранения проводят экспертизу ценности силами ЭПК, чтобы часть деловых бумаг хранить дальше, а часть уничтожить.Графа «Примечание» содержит комментарии, уточняющие сроки и места хранения деловых бумаг, признаки выделения документов, СХ которых отличаются от сроков, закрепленных в графе 3. Если в скобках в графе 3 есть сноска, то она может корректировать СХ, как описано в ее расшифровке в графе 4 «Примечание». Завершают перечень список сокращений и указатель, который построен по алфавитному принципу. В указателе в алфавитном порядке перечислены все деловые бумаги со ссылкой на статью. В левой части указателя размещены виды и разновидности деловых бумаг, а в правой части — статьи перечня, в которых они фигурируют.

Срок хранения документов в 2018 году (таблица)

Как правильно работать с перечнем Есть два способа работы с перечнем.
Способ № 1.
Если организация не является источником комплектования государственного архива и в ней работает экспертная комиссия, то данная графа итоговой записи будет называться «с отметкой ЭК». Отметку «ЭПК» или «ЭК» получают дела, имеющие особую ценность для организации. После того как срок их хранения, определенный Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), истечет, эти дела пройдут дополнительную экспертизу.


Комиссия обязательно пересмотрит их и, возможно, увеличит срок хранения.

Количество таких дел и вписывается в соответствующие строки графы «с отметкой ЭПК». Результаты подсчетов вручную вносятся в итоговую запись (Пример 4).

С отметкой эпк что такое

КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа в размере от 2500 до 5000 руб. на должностных лиц и от 200 тыс. до 300 тыс.
Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Вопросы, связанные с организацией хранения кадровых документов, их комплектования, учета и использования, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В п. 1 ст. 17 Закона установлена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями. Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле). 2. Специальные законы Для разъяснения специфики хранения кадровых документов, не обозначенных в общем Перечне, необходимо ознакомиться с перечнями ведомственных структур и примерных номенклатур дел. 3.

Дела с отметкой эпк что это

Согласно законодательству Российской Федерации, коммерческие организации, как и государственные учреждения, должны обеспечивать сохранность архивных документов. Это особенно актуально для документов по личному составу, которые зачастую необходимы для подтверждения социальных прав граждан. Существуют строгие предписания со стороны законодательства, которые предусматривают определение сроков хранения кадровых документов. Это требования заставляют кадровую службу любой компании преодолевать соблазн сохранения только самых важных и интересных документов. Но это лишь одна из крайностей. Существует обратное поведение, когда сотрудники кадрового отдела в страхе штрафных санкций со стороны проверяющих органов начинают складировать кадровые документы с истекшим сроком хранения. Закон о сроках хранения кадровых документов 1.

НовостиPermalink

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Хранение документов бухгалтерского учета

Виды документов

Какие основные виды документов и сколько лет необходимо их хранить?

1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):

  • приказы по основной деятельности
  • журнал регистрации приказов по основной деятельности
  • штатные расписания
  • структура организации
  • номенклатура дел
  • описи дел
  • акты об уничтожении дел и утрате документов
  • целевые программы информатизации
  • прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
  • годовые планы и отчеты
  • годовые бухгалтерские балансы
  • годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
  • годовые сметы и др.
  • уставные документы
  • документы о приватизации
  • реестры акционеров
  • реестры владельцев ценных бумаг
  • списки лиц, имеющих право на дивиденды
  • журналы, книги учета работы с акциями
  • заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
  • гранты
  • лимиты
  • паспорта сделок
  • документы о благотворительной деятельности
  • и другие документы

2. Документы по личному составу (45 — 75 лет хранения):

  • приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)
  • журналы регистрации приказов по личному составу
  • штатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)
  • личные дела работников
  • личные карточки форма Т-2
  • трудовые договоры с физическими лицами
  • журналы регистрации трудовых книжек (50 лет)
  • лицевые счета работников
  • расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)
  • сведения о совокупном доходе работника за год
  • индивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)
  • списки работников на производстве с вредными условиями труда
  • табели и наряды работников вредных профессий
  • акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)
  • акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — хранить постоянно.
  • и другие документы

3. Документы временного срока хранения (5 — 10 лет хранения)

  • приказы на отпуска и командировки
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности
  • договоры с юридическими лицами
  • документы по госзакупкам
  • акты о приеме выполненных работ
  • бухгалтерские документы
  • путевые листы
  • и другие документы

3.4. Номенклатура дел

3.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.

Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей).

Сколько лет хранить бухгалтерские документы ООО

Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

3.4.10. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Сроки хранения кадровых документов

ИнформацияКомментарии выключены

Наводя порядок в кадровом учете, в кадровой документации организации, с осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу.

Сроки хранения кадровых документов определены в перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения.

Перечень кадровых документов предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения, и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов.

Ниже, приведены сроки хранения документов в кадровом учете. Эти сроки связанны с приемом, перемещением и увольнением работников.

В кадровом учете трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним, в кадровом учете хранятся 50 лет.

Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются в кадровом учете перечнем типичных управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с учетом сроков хранения.

Все указанные документы должны обязательно сдаваться в кадровый архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия, в кадровом учете хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются в кадровом учете всеми организациями без исключения.

Постоянные сроки хранения применяются государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с учетом заключенных соглашений.

Сроки хранения документов в кадровом учете:

  1. Личные дела — заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы:
  • руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
  • работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания.

В кадровом учете хранятся постоянно — 75 лет.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Часть таких документов может иметь научно историческое значение и должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

  1. Трудовые договоры, контракты, трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.

В кадровом учете хранятся 75 лет.

  1. Личные карточки работников, с учетом временных работников. В кадровом учете хранятся 75 лет.
  2. Характеристики работников, не имеющих личных дел. В кадровом учете хранятся 75 лет.
  3. Документы — анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме лиц, не принятых на работу. В кадровом учете хранятся 1 год.
  4. Личные документы в подлиннике — трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства. В кадровом учете хранятся до востребования — не менее 50 лет.
  5. Документы — справки, докладные и объяснительные записки,  копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные заявления, командировочные удостоверения, не вошедшие в состав личных дел  . В кадровом учете хранятся 5 лет.