Учет библиотечного фонда

Содержание

УЧЕТ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА В ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

Н.Н. Шишкоедова,
доцент кафедры «Бухгалтерский учет и аудит»
Курганского филиала Академии труда и социальных отношений

    Деятельность любого образовательного учреждения невозможна без наличия библиотечных фондов.

Service Temporarily Unavailable

Ведь обеспеченность обучающихся литературой является одним из обязательных требований для лицензирования, аттестации и аккредитации учебного заведения. И вообще образование невозможно без чтения учебников, книг, журналов, газет и иных изданий.
    Поэтому бухгалтеры всех образовательных учреждений сталкиваются с проблемой учета библиотечных фондов.

 

Библиотечный учет фонда библиотек образовательных учреждений

    Библиотечный учет фонда библиотек образовательных учреждений осуществляется на основании Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной приказом Министра культуры РФ от 02.12.1998 № 590 (далее – Инструкция № 590), а также Методических рекомендаций по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений (далее – Методические рекомендации), утвержденных приказом Минобразования России от 24.08.2000 № 2488 и учитывающих особенности организации библиотечной работы в образовательных учреждениях.
    Рассмотрим основные отличительные особенности библиотечного учета в библиотеках образовательных учреждений.
    Прежде всего, следует отметить, что при учете поступления документов в библиотечный фонд образовательного учреждения они не делятся на документы постоянного и длительного хранения. Выделению подлежат только документы временного хранения отдельных видов изданий по объему и по характеру информации (ГОСТ 7.60-90), которые не ставятся на баланс. К ним относятся: брошюры (объем – до 48 стр.), листовки (объем – до 4 стр.), календари, плакаты, методические разработки, программы, материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно).
    Библиотекам образовательных учреждений рекомендовано использовать особые формы Книги суммарного учета библиотечного фонда, приведенные в приложении к Методическим рекомендациям, которые разработаны дифференцированно для библиотек высших, средних специальных и общеобразовательных учреждений.
    Многоэкземплярные документы (учебники, учебные пособия, справочники, словари и другие издания, поступающие в количестве свыше 10 экземпляров), предназначенные для использования студентами и учащимися в учебном процессе, учитываются безынвентарным способом – иными словами, ведется только суммарная запись документов по названиям и их стоимость относится на баланс библиотеки. Если же поступило всего два-три экземпляра издания, их следует записывать в инвентарные книги на общих основаниях. В принципе, конкретное количество документов, подлежащих записи в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.

Педагогический учет — система мероприятий, обеспечивающих проверку запланированных показателей физического воспитания для оценки применяемых средств, методов и нагрузок.

Цель: определение связи между факторами воздействия (средства, нагрузки, методы) и изменениями, которые происходят у занимающихся в состоянии здоровья, физического развития, спортивного мастерства и т.д. (факторы изменения). На основе анализа полученных в ходе педагогического учета данных проверяется правильность подбора средств, методов и форм занятий, что создает возможность при необходимости вносить коррективы в ход педагогического процесса.

В практике физического воспитания используется пять видов педагогического контроля, каждый из которых имеет свое функциональное назначение.

— Предварительный учет — в начале учебного года (учебной четверти, семестра) для изучения состава занимающихся (состояние здоровья, физическая подготовленность, спортивная квалификация) и определения готовности учащихся к предстоящим занятиям (к усвоению учебного материала или выполнению нормативных требований учебной программы).

— Оперативный — для определения срочного тренировочного эффекта в рамках одного учебного занятия (урока) с целью целесообразного чередования нагрузки и отдыха. Контроль за оперативным состоянием занимающихся (дыхание, работоспособность, самочувствие, ЧСС и т.п.). Данные оперативного учета позволяют оперативно регулировать динамику нагрузки на занятии.

— Текущий учет — для определения реакции организма занимающихся на нагрузку после занятия. С его помощью определяют время восстановления работоспособности занимающихся после разных (по величине, направленности) физических нагрузок.

— Этапный учет — для получения информации о кумулятивном (суммарном) тренировочном эффекте, полученном на протяжении одной учебной четверти или семестра( определяются правильность выбора и применения различных средств, методов, дозирования физических нагрузок занимающихся).

— Итоговый учет — в конце учебного года для определения успешности выполнения годового плана-графика учебного процесса, степени решения поставленных задач, выявления положительных и отрицательных сторон процесса физического воспитания и его составляющих. Данные итогового учета — основа для последующего планирования учебно-воспитательного процесса.

Документами учета учебной работы: классный журнал — обязательный документ, ведется отдельно для каждого класса (посещение, оценки, содержание проведенного урока и домашнее задание) и личный журнал учета учителя — ди-намика развития детей, ведется в течение всех лет обучения ребенка в школе. Форма этого документа произвольная.

Документом учета внеурочной формы работы является обще-школьный журнал учета проведенных мероприятий по физическому воспитанию. В этот журнал записи производятся всеми ответственными лицами, предусмотренными общешкольными планами. Хранится журнал в учительской в специально отведенном месте. Контролируют записи представители администрации и учитель физической культуры. На все проведенные мероприятия хранятся красочно оформленные папки, где содержатся положения, сценарии, списки участников, заявки, протоколы, афиши.

При оценке техники выполнения двигательного действия в те­кущем учете успеваемости традиционно руководствовались сле­дующими критериями.

Отметка 5: двигательное действие выполнено правильно (за­данным способом), точно, уверенно, в надлежащем ритме, легко и четко, учащийся овладел формой движения; в играх проявил большую активность, находчивость, ловкость, умение действо­вать в коллективе, точно соблюдать правила.

Отметка 4: двигательное действие выполнено правильно, но недостаточно легко и четко, наблюдается некоторая связанность движений; в играх учащийся проявил себя недостаточно актив­ным, ловким.

Отметка 3: двигательное действие выполнено в основном пра­вильно, но напряженно или вяло, недостаточно уверенно, допу­щены незначительные ошибки при выполнении; в играх учащий­ся проявил себя малоактивным, допускал небольшие нарушения правил.

Отметка 2: двигательное действие не выполнено или выпол­нено неправильно, неуверенно, небрежно; допущены значитель­ные ошибки; в играх учащийся обнаружил неловкость, нерасто­ропность, неумение играть в коллективе (команде).

Отметка 1: отказ выполнить двигательное действие без уважи­тельной причины или учащийся не смог выполнить упражнение.

Для оценки текущей успеваемости могут быть применены и иные варианты. Например, при оценке техники выполнения уп­ражнений по гимнастике на уроках применяют десятибалльную шкалу с последующим переводом результатов в пятибалльную си­стему. К примеру, выполнение контрольного упражнения с ре­зультатом ниже 6 баллов оценивается на отметку «два», 6 — 7,5 — «три», 7,6 — 8,9 — «четыре», 9—10 — «пять».

При оценке контрольных упражнений целесообразно предо­ставлять учащимся не менее двух попыток (если за первую попыт­ку ученик не получил высший балл), а также учащиеся должны знать требования к выполнению контрольного двигательного дей­ствия. Результаты оценки в баллах сообщаются сразу после выпол­нения упражнения. Каждое оценочное суждение должно быть обо­снованным. Оценивая технику контрольного двигательного дей­ствия, необходимо сравнивать его с «образом», доступным для данного класса (возраста) эталоном выполнения.

Оценивая текущую успеваемость, учитель должен учитывать этап обучения.

Учет библиотечного фонда в образовательном учреждении

На этапе формирования умения выполнить двигатель­ное действие допустимы упрощенные требования, а на последую­щих (в комбинациях, игре, соревновательной обстановке) — ус­ложненные.

Оценка знаний в процессе текущего учета.Критерии оценки:

отметка 5: глубокое понимание сущности обсуждаемой темы, вопроса, логичность изложения, использование примеров из прак­тики или своего личного опыта;

отметка 4: при признаках, характерных для отметки 5, допус­тил несущественные отклонения и незначительные ошибки;

отметка 3: основная информация воспроизведена с наруше­нием логической последовательности ее представления, имеются пробелы в знаниях, отсутствует аргументация излагаемого мате­риала, ученик не умеет использовать примеры из практики;

отметка 2. не знает существа излагаемого материала, искажа­ет факты, правила или информацию об основных моментах;

отметка Г. отказ отвечать, полное незнание темы, вопроса.

^ Оценка промежуточной (периодовой) успеваемости по завер­шении изучения определенных тем (прыжки, метания, бег, спо­собы передвижения на лыжах, стиль плавания, узловые моменты изучения учебного материала по спортивным играм: передачи, подачи, броски или комбинации с использованием последних и т.д.), разделов учебной программы (знания, навыки и умения по базовым средствам двигательной деятельности), а также по истечении периода учебного года (четверть, триместр, семестр).

Такая оценка реализуется с учетом результатов, параметры ко­торых содержатся в целевой ориентации цикла технологии учеб­но-воспитательного процесса. Учителю необходимо помнить, что приоритет должен отдаваться отметкам, выставленным в конце учебно-воспитательного процесса. Эти отметки и следует заносить в классный журнал и дневник учащегося.

Итоговая оценка успеваемости отражает результаты учебной деятельности. В IV, IX и XI классах итоговая оценка успеваемости может проходить в форме зачета или экзамена, а их программа заранее доводится до сведения учащихся.

Приводим один из вариантов итоговой оценки резуль­татов учебной деятельности учащихся за одиннадцатилетний цикл обу­чения по предмету «Физическая культура».

Изучалось усвоение учащимися учебного материала по этапам дидак­тических процессов. Были отобраны группы экспертов, которые прошли специальную подготовку по оценке техники выполнения контрольных физических упражнений.

На изучение каждого двигательного действия во всех трех классах от­водилось по восемь уроков физической культуры. Из них три первых уро­ка посвящались ознакомлению учащихся с техникой изучаемого двига­тельного действия, три — углубленному разучиванию и два урока — зак­реплению усвоенных двигательных действий.

На первых уроках учебный материал по прыжкам в длину с места, в шаге, согнув ноги, метание теннисного мяча на дальность, стартовый.



Заключаем договор по подписке периодических изданий

Распространение периодических печатных изданий по подписке осуществляется по Правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 01.11.2001 N 759 (далее — Правила N 759).

Согласно п. 3 данных Правил договор подписки на периодическое печатное издание заключается подписчиком (заинтересованным учреждением) с распространителем. В договоре подписки сторонами оговариваются наименование подписываемого издания, подписной период, цена подписки, периодичность выхода подписки, а также иные условия. В договор подписки может быть включено условие доставки периодического печатного издания подписчику.

Заключение договора подписки государственными (муниципальными) учреждениями осуществляется в соответствии с законодательством РФ о закупках, а именно:

а) казенные учреждения при выборе поставщика периодических изданий (распространителя) и заключении договора с ним обязаны руководствоваться Федеральным законом N 44-ФЗ <1>;

б) автономные учреждения — Федеральным законом N 223-ФЗ <2>;

в) бюджетные учреждения — в следующем порядке:

— если подписка осуществляется за счет средств субсидий, то следует учитывать положения Федерального закона N 44-ФЗ;

— если подписка осуществляется за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, или за счет грантов, то бюджетное учреждение вправе руководствоваться Федеральным законом N 223-ФЗ при условии размещения им до 01.04.2014 на официальном сайте www.zakupki.gov.ru положения о закупках.

<1> Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

<2> Федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц".

Отметим, что согласно пп. 5 п. 1 ст. 93 Федерального закона N 44-ФЗ при осуществлении закупки товаров (работ, услуг) на сумму меньше 400 000 руб. библиотеки, другие учреждения культуры, а также образовательные учреждения вправе не использовать конкурентные способы определения поставщика, то есть осуществить закупку у единственного поставщика. При этом должно соблюдаться следующее условие: совокупный годовой объем таких закупок не должен превышать 50% размера средств, предусмотренных на осуществление всех закупок заказчика в соответствии с планом-графиком, и составлять не более 20 млн руб. в год.

Также согласно пп. 4 п. 1 ст. 93 Федерального закона N 44-ФЗ учреждение вправе заключить с единственным поставщиком договор подписки на сумму, не превышающую 100 тыс. руб., если совокупный годовой объем таких закупок не превышает 5% размера средств, предусмотренных на осуществление всех закупок заказчика в соответствии с планом-графиком, и составляет не более 50 млн руб. в год. Стоит отметить, что указанные ограничения в части установления предельных значений для определения размера средств не распространяются на закупки товаров, работ, услуг, осуществляемые заказчиками для нужд сельских поселений.

Учет периодических изданий, приобретаемых для комплектации библиотечного фонда

Учет внутри библиотеки. Периодические издания, поступающие в целях пополнения библиотечного фонда, как и другие предметы, входящие в состав библиотечного фонда, подлежат учету в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минкультуры России от 08.10.2012 N 1077 (далее — Порядок N 1077).

Напомним, что внутрибиблиотечный учет включает в себя регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда (п. 1.2 Порядка N 1077).

Единицами учета таких периодических изданий, как газеты, являются годовой комплект и название. При этом как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия (п. 2.1 Порядка N 1077).

Однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях. Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно (п. 3.1.4 Порядка N 1077).

Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях. Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством. Как отдельные названия учитываются (п. 3.1.3 Порядка N 1077):

— периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию;

— каждая серия продолжающегося издания, имеющая индивидуальное заглавие и собственную нумерацию выпусков;

— каждый самостоятельный том (выпуск) продолжающегося издания.

Периодические издания, поступающие в электронном виде, как правило, также учитываются в экземплярах и названиях (п. 3.4 Порядка N 1077).

Поступление периодических изданий в основном осуществляется путем подписки. Принимаются издания по первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.

Обратите внимание! Оценка стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится (п. 4.2 Порядка N 1077).

Как и другие объекты библиотечного фонда, периодические издания, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному и индивидуальному учету. Суммарный учет заключается в регистрации поступивших изданий в регистрах суммарного учета или электронных регистрах (п. 4.3 Порядка N 1077).

Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных. Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке (п. 4.4.2 Порядка N 1077).

Выбытие периодических изданий из библиотечного фонда происходит в связи с их физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Списание документов из библиотечного фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144), в котором отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указываются причина исключения и направление выбытия исключаемых документов. К акту прилагается список исключаемых периодических изданий (п. п. 5.2, 5.3 Порядка N 1077).

Списанные печатные периодические издания могут быть направлены в пункты вторичного сырья либо уничтожены непосредственно библиотекой (п. 5.7.1 Порядка N 1077).

Итоги движения (поступления и выбытия) периодических изданий подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учета, принятом в библиотеке) на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов (п. 6.1 Порядка N 1077).

Первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления периодических изданий, а также акты о списании исключенных периодических изданий передаются в бухгалтерию для включения объектов в учет библиотечного фонда или исключения из него (п. п. 4.9, 5.2 Порядка N 1077).

Бухгалтерский учет. В соответствии с п. 377 Инструкции N 157н <3> для учета периодических изданий (газет, журналов и т.п.), приобретаемых для комплектации библиотечного фонда, используется забалансовый счет 23 "Периодические издания для пользования". Учет на данном счете ведется в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) — один рубль.

<3> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Выбытие периодических изданий с забалансового счета 23 отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание, иным актом). Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. 378 Инструкции N 157н).

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н), расходы по подписке на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек, с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки, следует относить на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Пример 1. Библиотека (бюджетное учреждение) в целях пополнения библиотечного фонда заключила договор на подписку ежемесячного журнала на II полугодие 2014 г. Полная стоимость подписки (6 номеров) составляет 300 руб. (50 руб. за номер). Расходы на подписку оплачиваются за счет субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания.

В бухгалтерском учете библиотеки данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Оплачена подписка журнала на II полугодие 2014 г.

4 206 26 560

4 201 11 610

Отражены расходы на подписку журнала на момент поступления очередного номера (ежемесячно)

4 109 60 226

4 302 26 730

Одновременно поступивший номер журнала принимается к забалансовому учету (ежемесячно)

Зачтен ранее перечисленный аванс на сумму поступившего номера журнала

4 302 26 830

4 206 26 660

В какой момент в бухгалтерском учете отражаются расходы на подписку газет, включаемых в состав библиотечного фонда, а также принимаются к учету сами газеты? Согласно действующему законодательству и в целях внутрибиблиотечного учета и бухгалтерского учета единицей учета газет является годовой комплект (п. 2.1 Порядка N 1077, п.

Вы точно человек?

377 Инструкции N 157н). То есть, в отличие от журналов, газеты принимаются к учету не отдельными номерами, а годовым комплектом.

Поскольку полный годовой комплект газеты учреждение-подписчик получает только в конце года, принять его к учету, а также отнести в расходы полную стоимость подписки оно сможет только в конце года.

Вместе с тем, по мнению автора, учреждение вправе самостоятельно установить и закрепить в учетной политике иной порядок принятия к учету таких периодических изданий, как газеты. Например, принять за единицу учета газет не годовой комплект, а номер газеты или установить периодичность отражения расходов на подписку газет в сумме поступивших номеров газеты за месяц или за квартал.

Учет периодических изданий, приобретаемых в иных целях

Согласно Указаниям N 65н расходы на приобретение периодических изданий, приобретенных не для пополнения библиотечного фонда (например, бухгалтерские, кадровые и правовые журналы), также относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

В бухгалтерском учете расходы на подписку таких периодических изданий отражаются по кредиту счета 0 302 26 000 (730) "Расчеты по прочим работам, услугам" и дебету счетов:

— 0 401 20 226 "Расходы на прочие работы, услуги";

— 0 106 60 (70, 80) 226 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" в части прочих работ, услуг.

Для учета самих периодических изданий, приобретаемых не для пополнения библиотечного фонда, бухгалтерского счета не предусмотрено. Вместе с тем государственным (муниципальным) учреждениям предоставлено право вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета. Таким образом, в целях обеспечения сохранности периодических изданий, не включаемых в библиотечный фонд, учреждения вправе самостоятельно ввести забалансовый счет для их учета.

Пример 2. Учреждение культуры (автономное учреждение) за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, оформило годовую подписку ежемесячного журнала по делопроизводству, необходимого для ведения хозяйственной деятельности учреждения. Стоимость одного номера журнала — 70 руб. Согласно условиям договора подписки учреждение осуществляет предоплату в сумме полной стоимости годовой подписки (840 руб.). В связи с непредвиденными обстоятельствами учреждение было вынуждено отказаться от трех последних номеров журналов. Стоимость недополученных журналов, за которые ранее была внесена предоплата, возвращена учреждению на лицевой счет. Согласно учетной политике учреждения периодические издания, приобретенные не для пополнения библиотечного фонда, учитываются на дополнительном забалансовом счете 27.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Оплачена годовая подписка журнала

2 206 26 000

2 201 11 000

Отражены расходы на подписку журнала на момент поступления очередного номера журнала (ежемесячно)

2 109 80 226

2 302 26 000

Принят к забалансовому учету поступивший номер журнала (ежемесячно)

Зачтен ранее перечисленный аванс на сумму поступившего номера журнала

2 302 26 000

2 206 26 000

Возвращена на лицевой счет стоимость недополученных журналов

(70 руб. x 3 шт.)

2 201 11 000

2 206 26 000

* * *

Подписка на периодические издания производится учреждениями культуры и искусства как в целях пополнения библиотечного фонда, так и в иных целях. Оплату расходов на подписку периодических изданий следует производить по ст. 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Периодические издания, приобретаемые для пополнения библиотечного фонда, учитываются на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования".

Для учета иных периодических изданий действующим законодательством не предусмотрено специального бухгалтерского счета. При этом учреждения вправе ввести дополнительный забалансовый счет для учета таких периодических изданий.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Школа выживания

Ольга Козлова

Проверка фонда
или инвентаризация имущества?

По поручению коллектива школьных библиотекарей космодрома Байконур просим разъяснения. Имеют ли право бухгалтеры требовать от нас составления описей книжного фонда по результатам инвентаризации библиотечного фонда, которая проводится 1 раз в 5 лет? Это требование они мотивируют тем, что библиотечный фонд относится к основным средствам и по Положению об инвентаризации основных средств необходимо составлять опись этих самых средств. Наши ссылки на инструкцию по учету библиотечного фонда бухгалтеров не убеждают. Более того, они заявили, что инструкция для них не является руководящим документом. Составление описей фонда требует значительного времени, так как в среднем только книжный фонд наших библиотек составляет около 20 тыс. экземпляров, а учебный – в несколько раз больше.

Возможно, бухгалтер управления органа образованием не ознакомилась в свое время с Приказом Министерства образования № 2488, по которому «Инструкция по учету библиотечного фонда» внедрена в практику библиотек образовательных учреждений и обязательна для исполнения. В приложении к ней есть форма акта о проверке фонда.

Согласно инструкции проверка в библиотеках до 100 тыс. учетных единиц проводится один раз в пять лет. «Проверка завершается составлением акта с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий». Если бухгалтер под словом «опись» подразумевает перечень недостающих изданий, то требование вполне законное.

Учет библиотечного фонда в образовательных организациях

Но из письма понятно, что библиотекарям пришлось переписывать весь фонд, имеющийся в наличии после завершения проверки. В бухгалтерском положении об инвентаризации говорится, что по итогам инвентаризации составляются «описи или акты инвентаризации». Понятие «инвентаризация» в работе библиотек может применяться только к оборудованию библиотеки. В библиотеках, и это отражено в «Инструкции по учету библиотечного фонда», проводится проверка фонда и составляется акт о проверке с приложением списка недостающих документов и решения комиссии о списании или взыскании с библиотекаря.

«инструкция об учете библиотечного фонда»

По причине «утраты» документы исключаются в тех случаях, когда утрата произошла в результате стихий­ного бедствия или хранения в условиях, не соответствующих стандартным. Отличие «полной утраты» от порчи вследствие одних и тех же факторов в том, что в последнем случае испорченные документы можно приложить к акту (представить комиссии).

По причине «хищения» документы исключаются в случае, если совершено умышленное противоправное их изъятие из фондов с корыстной целью.
По причине «недостача» производится исключение изданий из фонда, если при инвентарной проверке выяв­лено расхождение между данными библиотечного учета и фактическим наличием документов. Издания, находя­щиеся на руках у читателей, относятся к числу фактически имеющихся при условии, что факт выдачи конкретным читателям подтверждается документально.

Остановимся на причине «недостача» более подробно. В методических рекомендациях Центральной библиотечно-информационной комиссии Минобразования читаем:

«Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1% от объема книговыдачи».

Предлагаемый процент, конечно же, не снят с потолка, он выведен нами согласно консультации зав. сектором библиотечного фондоведения Российской национальной библиотеки Шилова В.В. «Учет и переоценка библио­течных фондов. Нормирование недостачи». (Библиотека и закон, вып.8,с. 198-213 таблица «Рекомендуемые значе­ния норматива на недостачу в зависимости от средней рыночной цены недостающих документов»).

Шилов В.В.рассматривает недостачу по неустановленным причинам (недостача) безотносительно открыт фонд или закрыт, в рекомендациях ЦБИК формулировка «из фондов открытого доступа» не имеет прямолинейно­го толкования, ведь даже, если открыта часть фонда (выставки, подборки, подшивки и т. д), как в большинстве школьных библиотек, % списания должен иметь место.

Шилов В.В. консультирует: «Предельный размер недостачи устанавливается в зависимости, во-первых, от размера книговыдачи за период со времени последней проверки фонда(выделено мной — О.К.), во-вторых, от средней цены недостающих документов. Таким образом, учитываются и требование к сбережению ресурсов, и нагрузки на фонд, на библиотекаря. Чем больше книговыдача, тем больше абсолютный размер списания. Чем до­роже утраченные книги, тем меньше их разрешается списать. Материальная ответственность работника библиоте­ки, в чьи обязанности входит обеспечение сохранности фонда и чья вина конкретно не доказана, наступает при условии, если фактическое число недостающих изданий превышает нормативное. Величину материальной ответ­ственности целесообразно определять относительно разницы между общим и нормативным размерами недоста­чи».

Кроме книговыдачи и цены издания был введен в расчет особый нормативный коэффициент «к», который на сегодня составляет к = 0,01977.

Расчет допустимого размера недостачи (в экземплярах) производится поформуле«к» умножить на Книговыдачу и разделить на среднюю цену издания.

В переложении на ситуацию школьной библиотеки необходимо заметить, что за основу была взята стои­мость одной книги в пределах 20 рублей. И если, за пять лет библиотекарь выдала 90 000 экземпляров, то допус­тимый размер недостачи составляет 90 000. Умножим это число на 0, 01977. Затем, разделим на 20. Получим 88 экз. Или проще, 90 000 умножить на 0,1 (норматив списания, рекомендуемый ЦБИК Минобразования). Разделить на 100, получаем в экземплярах — 90 экз. (Разница в два экземпляра из-за взятого упрощенного процента 0,1, на самом деле норматив на недостачу при стоимости документа в 20 рублей будет 0,098, согласно таблице В.В.

Учет библиотечного фонда образовательных учреждений (Лунина О.)

Шилова).

Допустимый размер недостачи составляет в денежном выражении 90 умножить на 20, получим 1800 рублей. Т.е., при выданных 90 000 экземплярах недостача 90 экземпляров на сумму 1 800 рублей считается нормой и спи­сывается без вопросов, все, что сверх этих показателей — необходимо представить объяснительную записку, а ре­шение о дальнейшем списании или возмещении принадлежит комиссии по проверке фонда.

Существенным и достаточно методологическим является замечание, которое находим в рекомендации Ши­лова В.В.: «Полагаем, что издания с достаточно высокой ценой по определению не могут войти в число пропав­ших по неизвестным причинам, так как должны находиться под особым наблюдением библиотекаря (на особом режиме хранения и доступа)».

Относительно документов временного хранения можно сказать, что они подразделяются в школьной биб­лиотеке на периодические издания и документы обеспечения собственно учебного процесса. Относительно хра­нения и списания периодики совсем недавно были рекомендации в «Технологии работы школьной библиотеки: «Периодические издания исключаются из фондов школьных библиотек по истечении следующих сроков хранения:

  • годовые комплекты всех газет — после двух лет хранения;
  • журналы могут исключаться после трех — пяти лет хранения».

Конечно, и раньше было, что журнал журналу рознь, но теперь в условиях дефицита подписки вполне вероятен пересмотр хранения каждого отдельного номера журнала или газеты.

Документы обеспечения учебного процесса в школьной библиотеке очень многообразны: рабочие тетради, плакаты, таблицы, репродукции, брошюры местных издательств органов образования, документы -информация инновационного характера, методические разработки и пособия, программы по учебным предметам и др. И по срокам хранения они могут сильно разнится. Если рабочие тетради и плакаты можно смело списывать, не дожида­ясь окончания года, то намного сложнее с учебными программами и методическими разработками. Поскольку, как правило, в библиотеку они поступают централизованно, то и вопрос о сроках хранения должен решаться ме­тодистом органа образования при условии консультаций с наиболее опытными библиотекарями.

В практике школьных библиотек все реже встречается проверка фонда, проводимая по всем библиотечным правилам. Объясняется это большой подготовительной работой к проверке, необходимостью закрытия библиоте­ки и невозможностью уложить проверку в две недели, условно требуемых для увольняемого сотрудника и рядом других всевозможных причин. Поэтому все чаще проводится даже при смене материально ответственного лица выборочная проверка особо ценных изданий. Согласие на проверку такого рода сотрудника, принимающего фонд обязательно.
Методика выборочной проверки основывается на решении проблем:

1. Все ли поступившие в библиотеку ценные документы были учтены и запущены библиотекарем в фонд,

2. Имеются ли ценные документы, пропав­шие по неизвестным причинам, и каково их количество;

3. Имеется ли в перечне недостающих документов тен­денция к определенному виду изданий, определенного содержания или список пропавшего хаотичен.

Для выяснения первого положения необходимо сверить счета, акты, накладные, т.е. все сопроводительные документы с записями в инвентарную книгу. Достаточно сверить 10 сопроводительных документов поступлений за последние год-два (при наличии в них ценных изданий), чтобы убедиться в добросовестности библиотекаря. Необходимо просмотреть «Тетрадь учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных». Опытные библио­текари стараются взамен утерянного получить от читателей достаточно ценные по содержанию и дорогостоящие издания. Необходимо проверить внесены ли они в инвентарную книгу. Все ценные издания, выявленные при сверках, проверяются на наличие в библиотеке. Они могут быть либо выданы читателям, либо находятся на полке, либо они пропали по неизвестным причинам. Если у библиотекаря имеется картотека особо ценных изданий, что характеризует его только с положительной стороны и может быть в дальнейшем учтено комиссией по списанию, то поиски издания не займут много времени, поскольку, как правило, хранятся в закрываемых шкафах или стел­лажах и помещениях недоступных читателям.

Выдача читателю ценного издания считается действительной только при наличии его росписи в читатель­ском формуляре или на книжном формуляре. Выявляется количество и качество отсутствующих изданий. Здесь возникает вопрос много или мало не хватает, если, например, было проверено на наличие 100 ценных изданий и не хватает 10 . На наш взгляд, это очень много.

Недостающие издания изучаются комиссией на предмет выявления тенденции, т.е. пропали ли книги или альбомы живописи, справочно-энциклопедического характера, издания дорогостоящей серии, красочные издания по домоводству и кулинарии и т. д.’

Если тенденции не обнаружено, количество пропавшего не более 3, а библиотекарь может хоть как-то объяс­нить пропажу издания, можно и нужно, на наш взгляд, принять решение комиссии о списании данных изданий.

Поскольку хищению подвергаются в основном новые издания, а они выборочно проверены на наличие, пра­вомочно осуществить сдачу- прием фонда в цифровом исчислении, проходящем в книге суммарного учета биб­лиотеки. Идеальный вариант, когда количество и стоимость фонда не разнятся с показателями бухгалтерии. Если такое явление имеет место быть, (как правило, показатели бухгалтерии превышают библиотечные показатели) необходимо сверить все ли старые акты на списание, хотя бы акты на большие суммы, прошли через бухгалте­рию. В случае расхождения цифр следует принять компромиссное решение по количеству и стоимости сдаваемо­го и принимаемого фонда. Выборочная проверка завершается составлением акта с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий.

Похожие:

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:

Право

p.120-bal.ru