Учет денежных документов


Учет денежных документов

Текст статьи

Коваленко Елена Валентиновна,кандидат экономических наук, доцент кафедры экономики, менеджмента и маркетинга, ФГБОУ ВО Омский государственныйпедагогический университет, г.Омскe.v.kovalenko@omgpu.ru

Шутов Владимир Иванович,студент 3 курса факультета «Экономики, менеджмента, сервиса и туризма»,ФГБОУ ВО Омский государственный педагогический университет, г. Омскneuertag@yandex.ru

Особенности учетаэлектронных билетов

Аннотация. Данная статья посвящена учету электронных билетов, а именно их бухгалтерскому и налоговому учету. Приведены бухгалтерские проводки, необходимые при учете электронных билетов. Рассмотрена возможность принятия НДС к вычету. Встатье проанализировано,в каком случае необходима регистрация электронных билетов в Книге покупок. А также в данной статье описано, что требуется сделать, чтобы списать расходы на проезд при утере билета, и что необходимо предпринять, если электронный билет на иностранном языке.Ключевые слова: электронный билет, учет, бухгалтерские проводки, НДС, Книга покупок.

Электронные документы значительно упростили многие действия и позволяют экономить время пользователей, являясь неотъемлемой частью жизни многих людей. В настоящее время большойпопулярностью стали пользоваться электронные билеты.Электронный билет или eticket –это цифровой документ, удостоверяющий договор перевозки между пассажиром и перевозчиком. В отличие от бумажногобилета, он представляет собой запись в базе данных .

Электронный авиабилет также как и бумажный билет является официальным документом, удостоверяющим заключение Договорао воздушной перевозке между авиакомпанией и пассажиром (п. 2 ст. 786ГК РФ).В электронном проездном билете информация о железнодорожной перевозке пассажира представлена в электронноцифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте.Контрольный купон электронного проездногодокумента формируется на каждого пассажира после покупки билета через интернет. При этом контрольный купон действителен в любом виде: изображение в мобильном телефоне, в электронной почте, распечатка и т.п.Однако контрольный купон электронного проездного документа служит бланком строгой отчетности, который можно непосредственно использовать для финансовых операций. Например, сотрудникам, ездящим в командировки теперь не обязательно предъявлять в бухгалтерию организации для подтверждения факта поездки бумажный билет,достаточно предоставитьраспечатку контрольного купона.Из письма Федеральной налоговой службы России от 18.08.2009 N3206/90 следует, что авансовый отчет является первичным документом, на основании которого принимаются к учету расходы на командировку.Утверждается при наличии письменного отчета о выполненной в командировке работе, согласованным с руководителем структурного подразделения работодателя) с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные расходы.Из разъяснений Министерства Финансов России следует, что если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то удостоверяющим документом, подтверждающим расходы на приобретение данного авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указываетсястоимость перелета, а также посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (письма Министерства Финансов России от 06.06.2012 N030306/4/61, от 24.11.2011 N030307/55, от 06.07.2011 N030307/25, от 13.12.2010 N030306/4/123, от 16.08.2010 N030307/27, от 27.07.2010 N030307/25).В бухгалтерском учете делаются следующие записи: Дебет 60 Кредит 51 перечислены контрагенту денежные средства на приобретение билета; Дебет 50, субсчет "Денежные документы" Кредит 60 отражено поступление билета в сумме фактических затрат на его приобретение с учетом НДС (на основании накладной поставщика); Дебет 71 Кредит 50, субсчет "Денежные документы" выдан работнику электронный билет. На дату утверждения руководителем организации авансового отчета работника: Дебет 20 Кредит 71 отражена в расходах стоимость электронного билета; Дебет 19 Кредит 71 выделен предъявленный НДС; Дебет 68 Кредит 19 принят к вычету НДС.В налоговом учете основной проблемой, с которой сталкивается бухгалтер при отражении расходов на приобретение электронных билетов, является возможность принятия НДС к вычету, если в электронном билете не выделена отдельно сумма НДС, но есть записи «включая 18% НДС» либо «в т.ч. НДС –18%». По мнению Министерства Финансов России (письма от 30.01.15 г. № 030711/3522, от 30.07.14 г. № 0307 11/37594, от 10.01.13 г. № 030711/01), вычет НДС в такомслучае невозможен, так как электронный билет (в отличие от бумажного билета) не является бланком строгой отчетности, и положения п.7 ст. 171 НК РФ к нему не применимы.Если сумма НДС отдельной строкой в билете не выделена, то общая стоимость билета (с НДС) учитывается при исчислении налога на прибыль в составе прочих расходов (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).Многие авиакомпании расшифровывают каждый вид услуги отдельно (топливный сбор, услуги по бронированию авиабилетов) и проставляют соответствующую ему сумму НДС.

Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)

Однако, возможны ситуации, когда в электронном авиабилете указывается общая стоимость и соответствующая ей сумма НДС без детализации кодов услуг, и, если обратным счетом вычислить ставку НДС, она не будет соответствовать 18% либо 10%.Если сумма НДС выделяется отдельной строкой, то билет необходимозарегистрироватьв Книге покупок. При этом номер билета, являющегося является номером документа строгой отчетности, а также дату оформления билета нужно проставить в графе «Дата и номер счетафактуры продавца».При этом, авиакомпании не указывают свой ИНН в билете, так как данный реквизит не является обязательным согласно приказа Министерства транспорта России от 08.11.06 № 134. Поэтому достаточно вписать название авиакомпании. А вот в электронных билетах на поезд ИНН есть, поэтому его следует вписать в Книгу покупок. Регистрировать билет надо на дату утверждения авансового отчета сотрудника, ведь именно в этот момент у компании возникает право на вычет. Эту дату отражают в графе 4 Книги покупок.Заявлять вычет неправомерно, если НДСв билетене выделен или в билете есть только общая строчка «Налоги и сборы» (ст. 168 НК РФ). Поэтому расчетным путем определять НДС компании не нужно. Регистрации такой билет в Книгепокупок не подлежит. В этом случае всю стоимость билета, а также налоги и сборы, следует поставить в расходы по налогу на прибыль .Подтверждение расходов на проезд при направлении сотрудника в командировку является обязательным. Неправомерно принимать к оплате справку, содержащую только сведения о стоимости билета. Подтвердить расходы на проезд возможно архивной справкой, выданной авиаперевозчиком или его представителем и заверенной его печатью.В этой справе должны быть отражены данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (фамилия, имя, отчество сотрудника, маршрут, стоимость билета, дата полета, номер рейса, номер посадочного места, и т.п.) (письма Министерства Финансов РФот 07.06.2013 № 030307/21187,от 18.05.2015 № 030306/2/28296, письмо УФНС России по г. Москве от 07.08.2012 № 1615/071659).Согласно пункту 9 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухучета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.В том случае, если организация изъявила желание принять к вычету суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, например, проезд к месту служебной командировки и обратно, то ей следует сделать построчный перевод на русский язык. Однако,переводить необходимо только реквизиты, нужные для применения вычета. Отмечено, что перевод другой информации, не относящейся к применению налогового вычета, например, условия применения тарифа, правила перевозки багажа, и прочее, не является обязательным.

Ссылки на истончики1.Бухгалтерия.ру . –Режим доступа: http://www.buhgalteria.ru/article/n67351.2.КонсультантПлюс . –Режим доступа: http://www.consultant.ru/law/hotdocs/21778.html.3.Аккредитованный удостоверяющий центр . –Режим доступа: http://otchetonline.ru/art/konsultacziigaranta/29724kogdaikaksleduetotrazhatvbuxgalterskomuchetepriobretennyeuagentaaviabiletypodate.4.Интернетпортал pravcons.ru. –Режим доступа: http://www.pravcons.ru/publ081020121.php.5.«Актуальная бухгалтерия» . –Режим доступа: http://aktbuh.ru/nalogiiuchet/nalognapribyl/eslielektronnyybiletnainostrannomyazyke.

Как вести учет денежных документов

II. ПРИЕМ, ВЫДАЧА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ И ОФОРМЛЕНИЕ

КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

13. При приеме денежных билетов и монеты в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации Признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (Приложение N 1).

КонсультантПлюс: примечание.

Признаки платежеспособности банкнот и монеты Банка России установлены ЦБ РФ от 26.12.2006 N 1778-У.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

14. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Заготовительные организации могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

15. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

16. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия — организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в пункте 15. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

17. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечении установленных пунктом 9, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ____".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

19. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

20. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Учет денежных документов в казенных учреждениях

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Учет затрат на билеты имеет ряд особенностей, которые мы попытаемся изложить на этой странице.

Билет, вопреки устоявшемуся стереотипу, не является товаром. Согласно ст. 786 ГК РФ билет – этот документ, удостоверяющий заключение договора перевозки пассажира. В настоящее время все большее распространение получают «электронные билеты» — билеты в бездокументарной форме. В такой форме выпускаются более 90 % авиабилетов и уже значительная часть железнодорожных билетов.

Для целей налогообложения прибыли расходы по оплате стоимости проезда работника к месту командировки и обратно учитываются в суммах, подтвержденных проездным документом. (Письмо Минфина РФ и от 10.01.2013 № 03-07-11/01).

Порядок списания расходов на приобретение электронных билетов устанавливается в письме ФНС России от 12.10.2012 № АС-4-2/17308. «Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной нформационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете   маршруту.

Документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, является контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.»

Аналогичные положения содержатся и в письмах Минфина РФ от 16.08.2010 № 03-03-07/27, от 26.04.2012 № 03-03-04/1, и от 30.04.2013 № 03−03−07/15219, а такжеписьме УФНС по г. Москве от 07.08.2012 № 16-15/071659.

Стоимость билетов учитывается в составе командировочных расходов на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Организация также может списать на расходы и затраты на выплату вознаграждения организации-посреднику (агентству). В письме УФНС по г. Москве от 01.07.2010 № 16-158/069225  указывается, что затраты на выплату вознаграждения организации-посреднику в состав командировочных расходов не включаются и при определении суммы расходов, уменьшающих доходы текущего отчетного (налогового) периода, учитываются организацией-заказчиком обособленно. Основанием для такого учета являются посреднический договор с организацией-продавцом и документы, подтверждающие факт оплаты услуг посредника.

Особенно следует отметить, что согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Необходимость перевода проездных документов на русский язык устанавливается в письмах Минфина РФ от 24.03.2010 № 03-03-07/6 и от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, где также указывается, что подобный перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации.

Учет НДС, уплаченного при приобретении билетов для работников организаций, также имеет существенное отличие от порядка учета НДС по приобретаемым организацией товарам и услугам.

Минфин РФ в письмах от 21.09.2012 № 03-07-11/393 и от 10.01.2013 № 03-07-11/01 разъясняет, что на основании п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.»

Особо следует отметить, что счета-фактуры не могут служит основанием для предъявления к вычету суммы НДС по расходам на проезд.

Бюджетный учет: что такое денежные документы и как с ними работать в бюджетном учреждении

Разъяснение по данному вопросу содержится в письме УФНС по г. Москве от 10.01.2008 № 19-11/603, где сказано, что «при оказании авиатранспортной компанией услуг по перевозке пассажиров, оформленных авиабилетами, счета-фактуры не выписываются. Также авиатранспортная  компания не выписывает счета-фактуры и в случае реализации билетов населению (в том числе юридическим лицам для своих сотрудников) через другие организации (агентства), с которыми у нее заключены агентские договоры.

Налоговым законодательством не предусмотрено выставление счетов-фактур авиатранспортной компанией при реализации авиабилетов населению (юридическим лицам для своих отрудников), в том числе и через агентства (организации), с которыми у авиатранспортной компании заключены агентские договоры. Поэтому агентство (посредник) не вправе выставлять счета-фактуры при реализации билетов населению.»

Таким образом, выставление счетов-фактур на билеты, практикуемое некоторыми агентствами и, зачастую, требуемое организациями-покупателями, не соответствует налоговому законодательству РФ и является его прямым нарушением. Также нарушением налогового законодательства является и учет НДС по билетам на основании счетов-фактур, поскольку, как указано в письме Минфина РФ от 10.01.2013 № 03-07-11/01, регистрация в книге покупок счетов-фактур,  выставленных агентством, реализующим авиабилеты от имени транспортных компаний, нормами Постановления Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 не предусмотрена.

Также следует помнить, что вычет НДС, указанного в билете, оформленном на иностранном языке, возможен только в случае перевода на русский язык реквизитов, необходимых для применения такого вычета. Это разъяснение содержится в письме Минфина РФ от 10.04.2013 № 03-07-11/11867.

В случаях, когда в билете сумма НДС отдельной строкой не выделена, то вся сумма, указанная в билете, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Такой порядок учета установлен в письме Минфина РФ от 10.01.2013 № 03-07-11/01.

Вернуться к списку статей