Учет музейных предметов


16. Первая ступень учета — регистрация музейных предметов и музейных коллекций в книгах поступлений

Статья 6. Государственный учет музейных предметов и музейных коллекций, в том числе включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации

(в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

Музейные предметы и музейные коллекции, в том числе включенные в состав Музейного фонда Российской Федерации, независимо от того, в чьей собственности или во владении они находятся, подлежат государственному учету.

Государственный учет музейных предметов и музейных коллекций, в том числе включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации (далее — государственный учет), представляет собой комплекс мер, обеспечивающих идентификацию и предметно-количественный учет музейных предметов и музейных коллекций, в том числе включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, в целях их правовой защиты и государственного контроля.

Государственный учет осуществляется:

при включении музейных предметов и музейных коллекций в состав Музейного фонда Российской Федерации;

при исключении музейных предметов и музейных коллекций из состава Музейного фонда Российской Федерации;

при внесении изменений в сведения о музейном предмете или музейной коллекции, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации;

при осуществлении сделок с музейными предметами и музейными коллекциями, включенными в состав Музейного фонда Российской Федерации;

в иных предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях.

Государственный учет состоит из первичного государственного учета (далее — первичный учет) и централизованного государственного учета (далее — централизованный учет).

Первичный учет осуществляется государственными и муниципальными музеями, государственными и муниципальными организациями, во владении или в пользовании которых находятся музейные предметы и музейные коллекции, в том числе включенные в состав Музейного фонда Российской Федерации, в соответствии с частями девятой — тринадцатой настоящей статьи.

Первичный учет музейных предметов и музейных коллекций, находящихся в негосударственной (кроме муниципальной) собственности, осуществляется в порядке, установленном положением о Музейном фонде.

Централизованный учет осуществляется посредством внесения сведений в Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации (далее также — государственный каталог) в соответствии со статьей 10 настоящего Федерального закона.

При осуществлении государственного учета в целях включения музейных предметов и музейных коллекций в состав Музейного фонда Российской Федерации реализуются процедуры первичного учета и централизованного учета.

Первичный учет включает в себя:

экспертизу культурных ценностей в целях отнесения их к музейным предметам и музейным коллекциям (далее — экспертиза культурных ценностей);

первичную регистрацию музейных предметов и музейных коллекций, подлежащих включению в состав Музейного фонда Российской Федерации (далее также — первичная регистрация).

В государственных и муниципальных музеях экспертиза культурных ценностей и экспертиза музейных предметов и музейных коллекций, в том числе включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, в целях настоящего Федерального закона проводятся уполномоченным коллегиальным органом музея, в собственности или во владении которого находятся музейные предметы и музейные коллекции, в том числе подлежащие включению в состав Музейного фонда Российской Федерации.

В иных организациях, кроме государственных и муниципальных музеев, экспертиза культурных ценностей и экспертиза музейных предметов и музейных коллекций, в том числе включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, в целях настоящего Федерального закона проводятся в порядке, установленном положением о Музейном фонде.

Первичная регистрация проводится музеями, иными организациями, в собственности или во владении которых находятся музейные предметы и музейные коллекции, в установленном едиными правилами порядке на основании приказа руководителя музея, иной организации, в собственности или во владении которых находятся музейные предметы и музейные коллекции, в том числе подлежащие включению в состав Музейного фонда Российской Федерации, в срок не более 30 календарных дней со дня утверждения результатов экспертизы культурных ценностей.

Для осуществления первичной регистрации сведения о музейных предметах и музейных коллекциях вносятся в книгу поступлений основного фонда музея (главную инвентарную книгу музея), порядковый номер записи в которой является неотъемлемым учетным обозначением музейного предмета или музейной коллекции.

Основной фонд музея представляет собой совокупность зарегистрированных в книге поступлений основного фонда музея (главной инвентарной книге музея) и хранящихся в музее, иной организации музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации.

Форма книги поступлений основного фонда музея (главной инвентарной книги музея), состав и порядок внесения в нее сведений устанавливаются едиными правилами.

Централизованный учет включает в себя:

внесение сведений о музейных предметах и музейных коллекциях, подлежащих включению в состав Музейного фонда Российской Федерации, в государственный каталог;

присвоение каждому музейному предмету и каждой музейной коллекции уникального идентификационного номера.

Учет музейных экспонатов

Некоторые бухгалтеры считают, что приобретаемые музейные экспонаты и музейные коллекции следует классифицировать как объекты основных средств и учитывать на балансе учреждения. В данной статье мы расскажем, как правильно стоит учитывать музейные экспонаты, какими документами регламентирован учет музейных фондов на законодательном уровне и в каких случаях приобретенные музейные экспонаты можно учитывать как объекты основных средств.

Общие положения о музейном фонде

При учете музейных фондов следует руководствоваться:

  • Федеральным законом от 26.05.1996 N 54-ФЗ "О музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации" (далее — Закон N 54-ФЗ);
  • Постановлением Правительства РФ от 12.02.1998 N 179 "Об утверждении Положений о Музейном фонде Российской Федерации, о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации, о лицензировании деятельности музеев в Российской Федерации" (далее — Постановление N 179);
  • Приказом Минкультуры СССР от 17.07.1985 N 290 "Об утверждении Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР" (далее — Инструкция N 290).

Музейный фонд — это совокупность музейных предметов и музейных коллекций, находящихся в государственной, муниципальной или иной собственности. Согласно ст. 8 Закона N 54-ФЗ музейные предметы и музейные коллекции считаются включенными в состав Музейного фонда РФ со дня регистрации в Государственном каталоге Музейного фонда РФ. Этот каталог в соответствии с п. 2 Положения о Государственном каталоге, утвержденного Постановлением N 179, представляет собой учетный документ в виде электронной базы данных, содержащей основные сведения о каждом музейном предмете и каждой музейной коллекции, включенных в состав Музейного фонда РФ.

Полномочиями по ведению Государственного каталога, а также отнесению музейных предметов к Музейному фонду РФ наделено Министерство культуры РФ. Включение в состав Музейного фонда происходит только после проведения специальной экспертизы музейного предмета или коллекции. Собственнику музейных предметов (коллекций), включенных в фонд музеев РФ, выдается соответствующее свидетельство.

Музейные предметы и коллекции, включенные в состав Музейного фонда, вывозу из РФ не подлежат. Их временный вывоз возможен только в случаях, которые устанавливает ст. 27 Закона РФ от 15.04.1993 N 4804-1 "О вывозе и ввозе культурных ценностей":

  • для организации выставок;
  • для осуществления реставрационных работ и научных исследований;
  • в связи с театральной, концертной и иной артистической деятельностью;
  • в иных необходимых случаях.

При принятии Федеральной службой по сохранению культурных ценностей решения о возможности временного вывоза выдается свидетельство на право временного вывоза культурных ценностей. Такое свидетельство является основанием для пропуска указанных ценностей через таможенную и государственную границы РФ. Временный вывоз культурных ценностей без свидетельства запрещается.

Государственная часть музейного фонда

В состав государственной части Музейного фонда РФ входят музейные предметы и музейные коллекции, находящиеся в федеральной собственности и в собственности субъектов РФ, независимо от того, в чьем владении они находятся.

Музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, на праве оперативного управления закрепляются за государственными музеями, иными государственными учреждениями. Они обязаны обеспечить (ст. 16 Закона N 54-ФЗ):

  • физическую сохранность и безопасность музейных предметов;
  • ведение и сохранность учетной документации, связанной с этими музейными предметами;
  • использование музейных предметов и музейных коллекций в научных, культурных, образовательных и творческо-производственных целях.

В соответствии со ст. 15 Закона N 54-ФЗ музейные предметы и коллекции, относящиеся к государственной части Музейного фонда, не подлежат отчуждению, за исключением случаев утраты, разрушения либо обмена на другие музейные предметы.

Негосударственная часть музейного фонда

Те музейные предметы и коллекции, которые входят в состав Музейного фонда РФ, но не относятся к его государственной части, составляют негосударственную часть Музейного фонда.

Контроль за состоянием негосударственной части Музейного фонда осуществляет Минкультуры в следующих формах (ст. 23 Закона N 54-ФЗ):

  • проверка состояния сохранности и условий хранения музейных предметов и коллекций;
  • постановка вопроса перед собственником об изменении места хранения либо об отчуждении музейных предметов, переданных в управление негосударственным музеям;
  • направление запросов и получение информации о музейных предметах и коллекциях, необходимой для осуществления государственного учета музейного фонда РФ.

Согласно ст. 22 Закона N 54-ФЗ музейные предметы и коллекции, входящие в состав негосударственной части Музейного фонда, так же как и экспонаты, относящиеся к государственной части, подлежат учету и хранению в соответствии с правилами и условиями, установленными Постановлением N 179.

В отличие от государственной части Музейного фонда, предметы и коллекции, входящие в негосударственную часть, могут участвовать в сделках дарения либо купли-продажи. Однако при этом должно выполняться условие, согласно которому получатель дара или покупатель обязан принять на себя все обязательства в отношении этих предметов, имевшиеся у дарителя или продавца. Следует учесть, что государство имеет преимущественное право покупки (ст. 25 Закона N 54-ФЗ).

Состав музейных фондов

Все музейные фонды делятся на основную и научно-вспомогательную части. К основному фонду относятся следующие музейные предметы (в зависимости от профессиональной направленности музея):

  • уникальные объекты живой и неживой природы;
  • археологические материалы;
  • произведения художественной литературы;
  • произведения изобразительного искусства и живописи;
  • чертежи, фотографии, рукописи и др. (подробно состав основных музейных фондов представлен в п. 76 Инструкции N 290).

Из основного фонда может быть выделен обменный фонд, который состоит из музейных предметов, не отвечающих профилю музея, а также из лишних, дублетных экземпляров (если таких материалов свыше пяти). Данные предметы при поступлении в музей регистрируются как предметы основного фонда, а их принадлежность к обменному фонду фиксируется в специальной картотеке.

Особенностью естественно-научных музеев является то, что в них можно выделить еще одну составную часть основных фондов — сырьевые фонды. К ним относятся объекты неорганической и органической природы, предназначенные для лабораторных исследований и препарирования (например, шкурки животных, влажные экспедиционные сборы, материалы, подготовленные для длительного хранения, и пр.).

К научно-вспомогательному фонду относятся предметы, разработанные или приобретенные в процессе комплектования, изучения и экспонирования музейных коллекций — например, различные воспроизведения (фотокопии, слепки, муляжи, макеты), реконструкции, карты, диаграммы, схемы и планы и т.п.

Обязанности по отнесению музейных предметов к тому или иному фонду выполняет фондово-закупочная комиссия музея. Результаты данных операций оформляются протоколом, который утверждается директором и скрепляется печатью музея.

Государственный учет

Учет музейных экспонатов, входящих в состав Музейного фонда РФ, осуществляется музеями, в оперативном управлении которых находятся экспонаты, в соответствии с едиными правилами и условиями, устанавливаемыми Инструкцией N 290, с использованием специальной учетной документации, обеспечивающей возможность полной идентификации этих предметов и коллекций, содержащей сведения об их местонахождении, сохранности, форме использования и т.д.

Государственный учет музейных фондов предполагает определение и регистрацию музейных собраний, являющихся общенародным достоянием, и имеет две стадии:

  • первичную регистрацию и атрибуцию поступивших в музей предметов, нацеленную на их документальную охрану (актирование, краткая запись в книге поступлений);
  • инвентаризацию, то есть научную регистрацию музейных предметов (классификация по типам источников, видам материалов, видам искусства, коллекциям, составление более развернутого и точного описания, уточнение атрибуции, запись в научный инвентарь) (п. 82 Инструкции N 290).

Учет в музеях проводится в натуральных показателях (предметах, единицах хранения). Согласно п. 13 Положения N 179 отражение музейных предметов и коллекций на балансе юридического лица, в оперативном управлении которого они находятся, не допускается.

Документальное оформление музейных фондов

Целью учета музейных предметов и коллекций является определение их количества и состава, регистрация в специальной учетной документации для идентификации музейных предметов и коллекций, организация оптимального хранения, оперативное установление местонахождения, контроль за изменениями в составе и состоянием сохранности, научное изучение и эффективное использование.

Основными юридическими документами государственного учета музейных фондов являются акты приема и акты выдачи, книги поступлений и научный инвентарь. Для характеристики музейного предмета научный инвентарь является наиболее полным документом, фиксирующим классификацию предмета и результаты его изучения. Акты, книги поступлений и инвентарные книги музея должны заполняться разборчиво, четко, без помарок, подчисток и неоговоренных исправлений (п. п. 83, 84 Инструкции N 290).

Оформление приема и выдачи предметов музейных ценностей производится немедленно после их поступления или выдачи по соответствующим актам. Акты приема и выдачи являются первичными юридическими документами государственного учета музейных фондов. Хранение в музеях предметов, не оформленных актами приема, запрещено (п. 86 Инструкции N 290).

В актах приема или выдачи точно указывается место их составления, год, месяц, число, лицо, от которого (которому), по распоряжению которого принят или передан предмет, цели и срок такой передачи (если предмет принят или выдан временно для выставки, экспертизы и т.п.). При этом предметы точно перечисляются один за другим по наименованию, дается их краткая характеристика, указываются размер, материал, техника, отмечается сохранность предмета, монтировка (например, в раме, под стеклом), прежний номер предмета, если он поступил из другого музея (п. 87 Инструкции N 290).

Особенностью оформления музейных предметов, собранных в экспедициях, является то, что при их поступлении, перед тем как их рассмотрит фондово-закупочная комиссия (ФЗК), хранителем фондов составляется акт приема или квитанция на получение предметов от владельца на временное хранение. Хранитель фондов ведет журнал регистрации поступлений (в нем фиксируются документ и источник поступления, перечень поступивших предметов, решение ФЗК, сведения о возврате вещей владельцам или передаче их в научные отделы), а также картотеку на поступившие предметы (п. 93 Инструкции N 290).

В соответствии с протоколом ФЗК отдел учета или главный хранитель (заведующий фондами) оформляет акт приема предметов на постоянное хранение, на основании которого эти предметы вносятся в книгу поступлений музея. Данный акт является одновременно и актом передачи музейных предметов на материально ответственное хранение.

Он подписывается главным хранителем (заведующим фондами), лицом, хранившим эти предметы до решения ФЗК, и лицом, принявшим их на материально ответственное хранение. После подписания и утверждения директором акты скрепляются печатью музея. Без такого оформления акты к исполнению не принимаются (п. 93 Инструкции N 290).

Все предметы, поступившие в музей на постоянное хранение, после актирования и рассмотрения ФЗК в течение месяца вносятся в книги поступлений основного или научно-вспомогательного фонда. Предметы, поступившие в музей на временное хранение, регистрируются в книге временных поступлений (п. 100 Инструкции N 290).

Бухгалтерский учет

Бюджетный учет в музеях осуществляется в соответствии Инструкцией N 25н <1>.

<1> Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".

Как уже было отмечено, музейные предметы и коллекции не учитываются на балансе учреждения и не являются объектами основных средств. Следовательно, согласно Указаниям N 74н <2> расходы по приобретению таких предметов следует отражать по подстатье 226 "Прочие услуги" КОСГУ. Минфин также придерживается данной позиции в Письме от 23.05.2007 N 02-14-10/1240.

<2> Приказ Минфина России от 24.08.2007 N 74н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации".

Согласно Инструкции N 25н приобретение музейных предметов и коллекций за счет бюджетного финансирования отражается так:

  • начислены расходы за приобретенные музейные экспонаты:

Дебет счета 1 401 01 226 "Расходы по прочим услугам"

Кредит счета 1 302 09 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг";

  • произведена оплата поставленных музейных экспонатов:

Дебет счета 1 302 09 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг"

Кредит счета 1 304 05 226 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг".

Приобретение музейных экспонатов за счет приносящей доход деятельности отражается следующим образом:

  • оприходована накладная за поставленные ценности:

Дебет счета 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит счета 2 302 09 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг";

  • произведена оплата поставленных музейных предметов:

Дебет счета 2 302 09 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг"

Кредит счета 2 201 01 610 "Выбытие денежных средств с банковских счетов";

  • доходы уменьшены на сумму затрат по закупке музейных предметов:

Дебет счета 2 401 01 100 "Доходы учреждения"

Кредит счета 2 106 04 440 "Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)".

Учет музейных предметов, не входящих в состав Музейного фонда РФ

Бухгалтерский учет таких музейных предметов будет несколько иным, так как их необходимо отражать на балансе учреждения и включать в состав основных средств. Рассмотрим на примере, как будут отражаться операции по приобретению музейных предметов, не входящих в состав музейного фонда.

Пример. В учреждении культуры создан выставочный зал. Для организации выставки закуплено 10 картин стоимостью 50 000 руб. (10 шт. x 5000 руб.). Картины являются музейными экспонатами, не входящими в Музейный фонд РФ.

В бухгалтерском учете операции по приобретению отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Поступили в музей картины

1 106 01 310

1 302 19 730

50 000

Уплачено поставщикам за

приобретенные картины

1 302 19 830

1 304 05 310

50 000

Картины приняты к учету

1 101 09 310

1 106 01 410

50 000

Следует учесть, что на музейные ценности, состоящие на бухгалтерском учете, производится начисление амортизации. Расчет суммы амортизации производится линейным способом исходя из первоначальной (восстановительной) стоимости музейного экспоната и нормы амортизации, которая исчислена исходя из срока полезного использования. В течение этого срока начисление амортизации не приостанавливается, кроме случаев перевода объекта на консервацию на срок более трех месяцев, а также в период его восстановления, продолжительность которого превышает 12 месяцев. В течение отчетного года амортизация начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы.

Срок полезного использования музейного экспоната определяется при принятии его к бюджетному учету в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы". На основании этого Постановления музейные фонды входят в 7-ю группу, определяющую срок эксплуатации от 15 до 20 лет (код ОКОФ 19 0001000).

В соответствии с Письмом Минфина России от 13.04.2005 N 02-14-10А/721 "О начислении амортизации на объекты основных средств и нематериальных активов" расчет суммы амортизации основных средств, входящих в первые девять амортизационных групп Классификации, осуществляется в соответствии с максимальными сроками полезного использования, установленного амортизационной группой.

Начисление амортизации на музейные экспонаты учитывается на счете 104 07 000 "Амортизация прочих основных средств". Операции по начислению амортизации отражаются так:

Дебет счетов 1 401 01 271 "Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов", 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит счета 1 (2) 104 07 410 "Уменьшение стоимости прочих основных средств за счет амортизации".

В целях налогового учета амортизация на музейные экспонаты начисляется в соответствии с требованиями ст. ст. 256 — 259 НК РФ.

Л.Ларцева

Зам. главного редактора журнала

"Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Учет музейных фондов

Учет музейных фондов является одним из основных направлений фондовой работы. Его цель состоит в юридической охране музейных фондов и прав музея на данные, полученные в результате изучения музейных предметов и коллекций. Учет фондов представляет собой непрерывный процесс, поскольку фонды музея постоянно пополняются, ведется контроль за движением предметов и за их состоянием. Порядок учета, хранения и научной обработки музейных предметов регулируется нормативными документами Министерства культуры.

В процессе учета музейных фондов составляется по установленным формам учетная документация. В ней содержатся данные об отдельных предметах и группах предметов, о порядке их поступления в музей и в различные фондовые подразделения. Большинство из документов имеют юридическую силу, подлежат регистрации и вечному хранению. Это акты приема, акты выдачи, книги поступлений, книги научной инвентаризации.

Государственный учет музейных фондов предусматривает два этапа, которые отражают степень изученности музейных предметов: первичная регистрация поступивших в музей предметов и инвентаризация,то есть научная регистрация музейных предметов.

Юридическое оформление принадлежности предметов музею и прав музея на эти предметы начинается с акта приема предметов на постоянное хранение.

Этот документ составляется не менее чем в трех экземплярах, подписывается главным хранителем (заведующим фондами), лицом, хранившим предметы до решения фондово-закупочной комиссии, и лицом, принявшим их на материальное хранение. Акт утверждается директором музея и скрепляется печатью музея. Прием предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, орденов и медалей, а также оружия определяется особыми нормативными документами.

Прежде чем поступить в соответствующее фондовое подразделение, предметы проходят первичную регистрацию, которая окончательно закрепляет их принадлежность данному музею. Они вносятся в книгу поступлений музейных предметов (основного фонда) или в книгу учета научно-вспомогательных материалов по форме, определенной инструкции. В естественнонаучных музеях сырьевые материалы регистрируются в книге учета сырьевых научных материалов.

Предметы, поступившие в музей на временное хранение, вносятся в книгу поступлений во временное пользование. Возвращаются они по акту, который составляется по распоряжению директора и подписывается главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, хранившим предмет, и лицом, временно принявшим его на материально ответственное хранение.

Регистрация в книге поступлений музейных предметов производится с учетом всех сведений, зафиксированных в актах приема. Описание предмета делается на основе результатов его атрибуции, полученных к моменту его первичной регистрации. Уникальные предметы в обязательном порядке фотографируются. В книге поступлений фиксируются также данные о времени, источнике, способе поступления предмета, его сохранности, стоимости (при покупке), сопроводительных документах. Проставляется номер акта, дата записи.

Юридические документы первичного учета тщательно сохраняются; доступ к ним имеет ограниченный круг лиц. Между тем в информации, которую они содержат, нуждаются не только сотрудники музея, но и исследователи из других учреждений. Поэтому уже на стадии первичного учета создается система картотек — карточных, а в последние годы и электронных. Особенно необходима учетная картотека,выполняющая информационную функцию книги поступлений. Составляющие ее карточки идентичны по содержанию записям в книге поступлений и расположены в порядке ее номеров. На временные поступления также составляется картотека, систематизированная по источникам поступления.

После регистрации в книгах поступлений предметы передаются в фондовые подразделения хранителям по актам на материально-ответственное хранение. При этом музейные предметы, в отличие от научно-вспомогательных материалов, проходят второй этап учета — инвентаризацию, которая представляет собой основную форму изучения, описания и научного определения предметов основного фонда. Осуществляется она при помощи книг научной инвентаризации — научных инвентарей.

Запись в научный инвентарь делается на основе предварительно составленной карточки научногоописания предмета, графы которой должны соответствовать графам инвентаря. Заполняется она в процессе определения музейного предмета и фиксирует результат изучения всех основных его признаков. До занесения в научный инвентарь текст описания должен предварительно визироваться заведующим фондовым подразделением, заместителем директора по научной части или главным хранителем.

В процессе научного описания содержание карточки может дополняться, уточняться и даже меняться. При этом все изменения, вносимые в научный инвентарь, оформляются по тем же правилам, что и в книгах поступлений. На основе карточек научного описания музейных предметов создается инвентарная картотека, выполняющая информационные функции книг инвентарного описания и служащая основой для научной каталогизации фондов. Для того, чтобы быстро находить предметы, составляется топографическая картотека, а также топографическая опись, где фиксируется место хранения каждой единицы учета. В каждом фондовом подразделении создаются и картотеки на предметы научно-вспомогательного фонда.

Музейные фонды находятся в непрерывном движении.

Ведь предметы могут передаваться в другие музеи и учреждения как в постоянное пользование в порядке обмена или на безвозмездной основе, так и во временное пользование, например, для создания экспозиций или выставок. Еще более активно перемещаются предметы внутри музея. Они передаются во временное пользование другим отделам для экспозиционно-выставочной работы для исследования, реставрации, фотокопирования. Все эти выдачи, так же как и факты хищения, утраты, разрушения предметов, оформляются соответствующим образом согласно инструкции. Выдачи на длительный срок внутри музея (в другие фондовые подразделения, в экспозицию) оформляются актом внутримузейной передачи и визируются главным хранителем. Предметы, передающиеся из фондовых подразделений в другие отделы музея, например, фотолабораторию, на короткий срок, могут регистрироваться в специальной книге с распиской принявшего лица.

Количество предметов в музейных фондах постоянно меняется: одни предметы выбывают из состава музейного собрания, другие пополняют его. Поэтому музей ежегодно составляет годовые отчеты о движении музейных фондов, где отражаются сведения о поступлениях, об общем количестве предметов. Для того, чтобы убедиться в наличии реальных предметов за конкретными цифрами учетных документов, а также в том, что их сохранности не нанесен ущерб, проводится переучет фондов.

Переучет осуществляет специальная комиссия в составе не менее трех человек с обязательным участием хранителя данной коллекции. Каждый предмет, закрепленный за фондовым подразделением, сверяется с актом приема на материально-ответственное хранение, с записью в книге научной инвентаризации и в книге поступлений, проверяется и наличие документов, оформляющих отсутствие в фондах тех или иных предметов. По итогам работы комиссия составляет и подписывает акт сверки наличия музейных предметов с учетной документацией, который утверждает директор музея.

Дата добавления: 2016-07-27; просмотров: 3172;

Похожие статьи: