Уничтожение бухгалтерских документов

Содержание

Отсутствие оправдательных первичных документов, уничтожение документов ранее установленных сроков, утрата бухгалтерских документов. Ответственность руководителя, главного бухгалтера за такого рода нарушения и последствия для организации

В соответствии со ст.17 Закона о бухгалтерском учете организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

В настоящее время для хранения первичных документов используются сроки, установленные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., а также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденным Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. (в ред. изменений и дополнений).

В частности, сроки хранения в отношении отдельных первичных документов определены следующие:

  • первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета — фактуры, накладные, авансовые отчеты и др., включая унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г.) — 5 лет (в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения) (п.150 Перечня);
  • документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями — 5 лет (п.151 Перечня);
  • лицевые счета работников — 75 лет (п.153 Перечня);
  • документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат — 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) (п.155 Перечня);
  • доверенности на получение денежных сумм и товарно — материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности — 5 лет (в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения) (п.155 Перечня);
  • документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации — постоянно (п.166 Перечня);
  • документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях — 5 лет (п.167 Перечня).

Согласно же требованиям пп.8 п.1 ст.23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги должно быть обеспечено в течение четырех лет. Учитывая то обстоятельство, что данный срок, по мнению автора, должен исчисляться после налогового периода, то можно считать, что и в рамках налогового законодательства минимальный срок хранения первичных учетных документов определен в пять лет.

Правила хранения первичных учетных документов, передачи их на архивное хранение, изъятия (выемки)

При хранении первичных учетных документов организации руководствуются также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 (далее по тексту — Положение о документообороте), ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28.

Во всех случаях ответственность за сохранность первичных учетных документов несет главный бухгалтер организации.

В соответствии с разд.6 Положения о документообороте до передачи на архивное хранение в самой организации или в соответствующих архивах первичные документы должны храниться в бухгалтерии организации в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки же строгой отчетности хранятся в сейфах или металлических шкафах.

До формирования дел первичные учетные документы для целей их сохранения рекомендуется хранить подшитыми в специальных тематических папках.

За сохранность документов организации первые лица ответят личным имуществом

Отработанные (проведенные по учету) документы, относящиеся к определенному учетному регистру, должны быть скомплектованы в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках.

Ежемесячно по итогам оформления регистров учета документы рекомендуется зашивать в тематические дела, хранящиеся в вышеприведенном порядке.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации или главного бухгалтера.

В отдельных случаях первичные учетные документы могут быть изъяты уполномоченными на то органами. Так, в соответствии с п.8 ст.9 Закона о бухгалтерском учете первичные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Работники налоговых органов при изъятии (выемке) первичных документов, в частности, руководствуются ст.ст.93 — 94 НК РФ и Инструкцией Минфина РСФСР от 26 июля 1991 г. N 16/176 "О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан".

При проведении изъятия (выемки) главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Во всех случаях изъятие (выемка) документов должно быть оформлено протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему уполномоченному должностному лицу организации.

Порядок расследования причин пропажи (утраты, гибели) первичных учетных документов и документального оформления

В случае пропажи (утраты, гибели) первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п.6.8 Положения о документообороте должен назначить своим приказом комиссию по расследованию причин пропажи (утраты, гибели).

Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители следственных органов или государственного пожарного надзора. При этом если соответствующие должностные лица привлечены не будут или органы МВД или пожарные службы не будут поставлены в известность, то в последующем организации будет нелегко разрешить проблему причин пропажи или гибели документов.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации и согласуется (представляется на рассмотрение) с представителями уполномоченных органов.

После установления причин утраты или гибели документов в известность должны быть поставлены в том числе и налоговые органы.

Если организация обоснует причину потери документов, то с налоговыми органами может быть решен вопрос о непроведении проверок за период, за который утрачены оправдательные документы, а объекты налогообложения могут быть определены согласно представленной организацией отчетности.

В противном случае перед организацией встанет проблема восстановления документов. Такое восстановление может быть произведено через испрашивание у банков, продавцов, клиентов и других хозяйствующих субъектов, с которыми организация имела отношения в ревизуемый период, копий документов.

Ответственность за отсутствие первичных учетных документов

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение той или иной хозяйственной операции, согласно ст.120 НК РФ отнесено к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, за которые к организации могут быть применены следующие санкции:

  • если нарушение совершено в течение одного налогового периода — штраф в размере пяти тысяч рублей (п.1 ст.120 НК РФ);
  • если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере пятнадцати тысяч рублей (п.2 ст.120 НК РФ);
  • если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы — штраф в размере десяти процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее пятнадцати тысяч рублей (п.3 ст.120 НК РФ).

При этом следует учитывать, что Определением Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. N 6-О ответственность согласно п.п.1 и 3 ст.120 НК РФ не может применяться одновременно.

К налоговой ответственности организации могут быть привлечены в том числе и в том случае, когда ими документы были переданы третьим лицам (например, юридическим консультациям) (см. Письмо Департамента налоговой политики Минфина России от 18 марта 1999 г. N 04-02-05/6).

В бухгалтерском учете суммы налоговых санкций, наложенных на организации за отсутствие первичных учетных документов, отражаются по дебету счета 99 "Прибыли и убытки" и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

По фактам наложения на организацию налоговых санкций руководитель организации вправе назначать административные расследования с выявлением обстоятельств утраты (уничтожения, гибели) первичных учетных документов и установлением виновных лиц.

По результатам расследования виновные лица могут быть привлечены к материальной ответственности. При этом к ограниченной материальной ответственности в размере среднемесячного заработка виновное лицо (зачастую это непосредственно главный бухгалтер или бухгалтер, ответственный за хранение документов) может быть привлечено распоряжением руководителя (ст.122, п.3 ст.124 КЗоТ РФ). К ответственности, превышающей среднемесячную заработную плату, виновное лицо может быть привлечено только по решению суда на основании мотивированного иска организации (ст.122 КЗоТ РФ).

Если организация является государственной или муниципальной, то к возмещению штрафных санкций в связи с привлечением ее к налоговой ответственности, может быть привлечен и сам ее руководитель. В этом случае расследование проводится вышестоящей организацией, и для производства удержаний необходим приказ (распоряжение) именно вышестоящей организации. Если ущерб в связи с привлечением к налоговой ответственности составляет свыше среднемесячного заработка руководителя, вышестоящая организация также должна обратиться с иском в суд. В ряде случаев для привлечения должностных лиц к ответственности заявление в суд направляет прокурор (см. ст.122 КЗоТ РФ).

Отдельная ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности первичных учетных документов установлена также ст.21 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации от 7 июля 1993 г. N 5341-1, согласно которой должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Так, в соответствии с Распоряжением мэра Москвы от 19 октября 1993 г. N 595-РМ "Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосгорархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу" за утрату дел постоянного и долговременного хранения (гибель документов вследствие грубого нарушения правил их хранения, незаконное уничтожение документов) на организацию налагается штраф в размере до 70 минимальных размеров оплаты труда. Такой же штраф налагается за нанесение документам постоянного долговременного хранения неисправимых повреждений в результате повреждения документов огнем, плесенью, затопления помещений и т.п.).

Напоминаем, что 1 июля 2002 г. вступает в силу Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, принятый Федеральным законом 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ.

В соответствии со ст.15.11 "грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и предоставления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда".

При этом "под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

  • искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;
  • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов".

"Главбух", N 8, 2004

УТРАЧЕНЫ БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ.

ЧТО ГРОЗИТ ФИРМЕ И БУХГАЛТЕРУ?

В жизни бухгалтера может всякое случиться. Вот, например, пришло время сдавать бухгалтерскую отчетность, а необходимых документов нет. Точнее, они утрачены. Так, бумаги могут сгореть при пожаре или их могут украсть. От подобной ситуации никто не застрахован. В этой статье мы расскажем о том, как можно выйти из нее с минимальными потерями.

Какая ответственность предусмотрена за утрату документов?

Итак, одной из обязанностей организации является обеспечение сохранности в течение четырех лет данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные (удержанные) налоги. Эта обязанность закреплена в пп.8 п.1 ст.23 Налогового кодекса РФ. А в ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлен еще более длительный срок хранения документов — пять лет.

Ответственность организации

Начнем с того, что закон предусматривает налоговую ответственность за отсутствие бухгалтерских документов. Речь идет о ст.120 "Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения" Налогового кодекса РФ. Таковым нарушением признается отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

Руководствуясь этой статьей, налоговики требуют от организаций заплатить штраф. Его размер составляет 5000 руб. Так сказано в п.1 ст.120 Налогового кодекса РФ.

А если утрата бухгалтерских документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. Об этом говорится в п.3 ст.120 Налогового кодекса РФ.

Как показывает практика, налоговики могут оштрафовать фирму и по ст.122 Налогового кодекса РФ. Такое решение отражено в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 июля 2003 г. по делу N А33-20597/02-С3н-Ф02-2227/03-С1. Согласно ст.122 неуплата или неполная уплата сумм налога влечет взыскание штрафа в размере 20 процентов от неуплаченных сумм налога.

Тут вполне закономерно возникает вопрос: могут ли налоговики определить сумму неуплаченного налога без бухгалтерских документов? Да, такое право им предоставлено пп.7 п.1 ст.31 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, налоговики могут оштрафовать фирму и по ст.126 Налогового кодекса РФ по 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Ответственность бухгалтера

За утрату бухгалтерских документов может быть наказана не только организация, но и ее должностные лица — директор и главный бухгалтер. При этом ответственность может быть административной или уголовной.

За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрена административная ответственность по ст.15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В качестве наказания установлен штраф в размере от 20 до 30 МРОТ. Получается, что бухгалтера могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 руб. Причем оштрафовать руководителя и главного бухгалтера может только суд.

Теперь посмотрим, а может ли утрата бухгалтерских документов повлечь уголовное наказание. В ст.199 Уголовного кодекса РФ предусмотрена ответственность за уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организации. Эта статья применяется к тем, кто не представит налоговую декларацию или другие обязательные документы, и это приведет к неуплате налога в крупном размере. При этом крупным размером признается недоимка за три года, если она составляет более 500 000 руб. и превышает 10 процентов подлежащих уплате налогов либо превышает 1 500 000 руб.

Естественно, возникает вопрос: можно ли наказать бухгалтера, если он не сдал эти бумаги потому, что они были утрачены? Ответ на него можно найти в Постановлении Конституционного суда РФ от 27 мая 2003 г. N 9-П. В нем сказано, что ответственность по ст.199 Уголовного кодекса РФ наступает лишь в том случае, если деяние было совершено умышленно и было направлено непосредственно на избежание уплаты законно установленного налога в нарушение закрепленных в налоговом законодательстве правил. Другими словами, бухгалтер будет нести уголовную ответственность, если будет доказано, что он специально уничтожил финансовые бумаги с целью уклониться от уплаты налогов.

Когда можно избежать наказания?

Когда чиновники хотят взыскать штраф за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым фирма не представила запрашиваемые бумаги. Между тем судебная практика свидетельствует о том, что инспекторы не вправе штрафовать предприятие в случаях, когда бухгалтерские документы были утрачены не по его вине.

При этом обязанность по доказыванию вины предприятия лежит на налоговых органах (п.6 ст.108 Налогового кодекса РФ). Поэтому, пока виновность должностных лиц организации в нарушении порядка сохранности документов не будет доказана судом, штрафы платить не стоит.

Например, документы были утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств. Чтобы оштрафовать фирму, налоговики должны будут доказать, что организация не приняла соответствующих мер для обеспечения сохранности документов. А это весьма трудоемкий и достаточно непростой процесс, который к тому же проверяющим нужно тщательным образом документировать.

Налоговики не смогут доказать вину, если организация предъявит в суде принятое на предприятии положение о документообороте, архивном деле. Кроме того, организация может подтвердить, что она предпринимала необходимые меры по сохранности документов. Например, что помещения были оборудованы пожарной сигнализацией, в них проводился ремонт, установлены металлические решетки на окнах.

Еще одним доказательством по принятию мер для сохранности документов послужит страховой полис, если до наступления чрезвычайного происшествия фирма успела застраховать свое имущество, где хранились документы. А теперь рассмотрим конкретные ситуации, когда предприятиям удавалось избежать взыскания штрафа за утрату документов.

1. Бухгалтерские документы утрачены в результате стихийного бедствия. Судебной практике известны случаи, когда рассматривалось дело о документах, сгоревших во время пожара. Возьмем, к примеру, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 января 2003 г. по делу N А05-7969/02-430/11. Суд признал, что в подобной ситуации вина фирмы отсутствует (п.1 ст.111 Налогового кодекса РФ), и отказал инспекции во взыскании штрафа.

К аналогичному выводу судьи пришли при рассмотрении дела, связанного с утратой документов во время весеннего паводка (см. Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 октября 2003 г. по делу N А33-5711/03-С3-Ф02-3362/03-С1).

Однако справедливости ради стоит сказать, что не все суды признают факт утраты документов во время пожара обстоятельством, исключающим вину организации в совершении налогового правонарушения. Проиллюстрируем это на следующем примере из судебной практики — Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 июля 2003 г. по делу N А33-20597/02-С3н-Ф02-2227/03-С1.

Пример. Налоговая инспекция провела выездную проверку ООО "СВ Стройсервис". При этом у фирмы отсутствовали бухгалтерские документы, утраченные в результате пожара. В связи с невозможностью достоверно определить результат финансово-хозяйственной деятельности организации налоговики определили суммы налогов расчетным путем.

Судьи решили, что факт утраты документов во время пожара не является обстоятельством, исключающим вину предприятия в совершении налогового правонарушения, предусмотренного ч.1 ст.122 Налогового кодекса РФ.

При этом ООО "СВ Стройсервис" не представило суду доказательств того, что были приняты меры к восстановлению утраченных бухгалтерских документов. Поэтому фирма проиграла дело, и суд взыскал с нее штраф.

Обратите внимание: в приведенном примере суд взыскал штраф по ст.122, а не по ст.120 Налогового кодекса РФ. А ст.122 предусматривает ответственность за неуплату сумм налога. Другими словами, фирма была оштрафована не за отсутствие бухгалтерских документов, а за долги перед казной. Причем организация не принимала никаких мер к восстановлению сгоревших бумаг.

2. Документы утрачены по вине третьих лиц. Так, инспекция не может оштрафовать фирму в случае, если документы были похищены. При этом важно представить в суд доказательства, подтверждающие факт кражи документов. Так, организация подтвердила то обстоятельство, что документы были похищены, справкой заместителя начальника милиции общественной безопасности Советского РОВД г. Орла. Подобный случай отражен в Постановлении ФАС Центрального округа от 16 октября 2002 г. по делу N А48-1456/02-18.

3. Бумаги утрачены по вине налоговых органов. Судебная практика говорит о том, что фирма не несет ответственности, если первичные бухгалтерские документы были утрачены по вине налоговиков. Подтверждение тому Постановление ФАС Московского округа от 14 марта 2003 г.

Service Temporarily Unavailable

по делу N КА-А40/1064-03-П.

Что делать при утрате бухгалтерских документов

На с. 67 представлена таблица, где мы перечислили оправдательные документы, которые помогут избежать наказания в случае утраты бухгалтерских бумаг.

—————————————————————————T———————————————————————————————————————¬ | Причина утраты | Оправдательные документы, которые надо| | документов |собрать, чтобы избежать ответственности| +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Пожар |Справка органа противопожарной службы | +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Затопление |Справка ЖЭК, обслуживающей вашу | | |организацию | +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Стихийное бедствие |Справка территориального управления | | |Министерства по чрезвычайным ситуациям,| | |публикация в средстве массовой | | |информации (например, газете) | +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Кража |Справка местного органа внутренних дел | | |МВД России, приговор суда по уголовным | | |делам | +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Документы утрачены по |Протокол о выемке документов, опись | |вине налогового органа |документов | +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Документы утрачены по |Перечень документов, акт передачи | |вине третьих лиц |документов | |(например, переданы | | |аудиторам на проверку) | | L————————————————————————+————————————————————————————————————————

Кроме того, при утрате бухгалтерских бумаг нужно обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. N 105. Там прописано, как действовать предприятию в такой ситуации.

Так, согласно п.6.8 этого Положения в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом соответствующую комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, — главного энергетика, главного инженера, начальника службы безопасности и т.п.

Комиссия в некоторых случаях должна привлечь представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, а также независимых экспертов — аудиторов и оценщиков.

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В акте необходимо подробнейшим образом описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, в акте необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т.п.), и получить от них письменные объяснения. Нелишне будет приложить к акту опись пострадавших документов.

Алгоритм действий при утрате документов определили и налоговики (см., например, Письмо УМНС России по г. Москве от 13 сентября 2002 г. N 26-12/43411). В нем сказано, что помимо создания комиссии необходимо в соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" провести инвентаризацию. Кроме того, по мнению чиновников, документы, срок хранения которых не истек, придется восстанавливать. Например, копии выписок и платежных поручений можно запросить в банках; договоров, актов, накладных — у контрагентов.

Советуем восстанавливать в первую очередь те документы, которые могут потребоваться для исчисления налогов. Как мы уже увидели, отсутствие таких бумаг чревато для организации неблагоприятными последствиями в виде доначисленных к уплате сумм налога и штрафов по ст.122 Налогового кодекса РФ.

Но даже если документы пропали после того, как организация отчиталась в инспекции и уплатила налоги, эти документы могут оказаться необходимыми, например, при выездной налоговой проверке. Дело в том, что налоговики вправе проверять три календарных года деятельности фирмы, предшествующих году проверки (ст.87 Налогового кодекса РФ). И, если документов не будет, налоговики доначислят налоги в соответствии с пп.7 п.1 ст.31 Налогового кодекса РФ (расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках).

А.С.Елин

Исполнительный директор

аудиторской фирмы "Академия аудита"

О.А.Мясников

Эксперт

журнала "Главбух"

Подписано в печать

14.04.2004

—————————————————————————————————————————————————————————————————— ———————————————————— ——

(C) Fin-Buh.ru. Некоторые материалы этого сайта могут предназначаться только для совершеннолетних.

кто несет ответственность за сохранность первичных документов

Главная » Бухгалтеру » Нарушение сроков хранения документов

Нарушение сроков хранения документов

Вернуться назад на Хранение документов

В соответствии с постановлением Правительства РФ N 1562 " Об утверждении положения о Федеральной архивной службе России" Росархив наделен функциями контроля за соблюдением сроков хранения документов, относящихся к архивному фонду. В большинстве субъектов РФ действуют положения и законы, которые наделяют соответствующие органы управления архивным делом (как правило, ведомственные архивы) полномочиями в области применения к организациям мер административной ответственности. Органы Росархива проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве.

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах N 5341-1 должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и республик в составе РФ ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах.

Административная ответственность в субъектах РФ предусматривается различными нормативными актами. Так, в городе Москве действует распоряжение мэра Москвы N 595-РМ " Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением " Мосгорархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу". Несоблюдение сроков хранения архивных документов влечет за собой взыскание штрафных санкций, налагаемых объединением " Мосгорархив" на учреждения, предприятия, организации независимо от форм собственности, за нарушение действующего законодательства по архивному делу, установленных правил обеспечения сохранности, упорядочения и использования архивных документов в размере до 70 МРОТ. На практике при совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. Уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение. Наличие специализированных актов, регулирующих вопросы административной ответственности за нарушение архивного законодательства, можно отметить, например, в Омской области и Хабаровском крае. На территории этих субъектов РФ действуют законы об административной ответственности за нарушение архивного законодательства, которые предусматривают в среднем штрафные санкции в размере до 30 МРОТ (Омская область) и до 100 МРОТ (Хабаровский край).

В большинстве регионов административная ответственность предусмотрена положениями или законами об архивных фондах. Так, закон Тюменской области предусматривает наложение штрафных санкций в размере до 50 МРОТ.

Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

Положение об архивном фонде Курской области предусматривает наложение штрафных санкций на граждан — до 10 МРОТ; на должностных лиц — до 20 МРОТ.

В некоторых регионах, например в Краснодарском крае, соответствующими законами об архивных фондах не предусмотрено наложение на организации штрафных санкций за несоблюдение архивного законодательства. Если на территории такого субъекта не действует иной нормативный акт, устанавливающий административную ответственность, архивные фонды не вправе налагать штрафы на организации.

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах N 5341-1 государственный контроль за соблюдением законодательства об Архивном фонде РФ и архивах осуществляется помимо органов управления архивным делом органами прокуратуры. По запросу архива о нарушении организацией архивного законодательства прокурор или его заместитель выносит представление об устранении нарушений закона (ст. 24, 26 Закона РФ N 2202-1 " О прокуратуре Российской Федерации"). В течение месяца со дня внесения представления прокурора организация должна принять конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона. О результатах принятых мер должно быть сообщено прокурору в письменной форме.

За умышленное невыполнение требований прокурора Кодекс РСФСР об административных правонарушениях предусматривает наложение штрафа в размере до 50 МРОТ.

В случае невыполнения организацией представления прокурора он вправе возбудить уголовное дело или производство об административном правонарушении. Однако уголовная или административная ответственность руководителя или главного бухгалтера за пропажу (несохранность) документов наступает лишь в строго определенных законом случаях.

Следует иметь в виду, что документы организаций, образовавшихся при приватизации, являются государственной собственностью. А, следовательно, за их утрату, как и за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, предусмотрена уголовная ответственность в соответствии со статьей 325 Уголовного кодекса РФ.

Таким образом, законодательство устанавливает срок и условия хранения документов, составляющих архивный фонд, а также порядок их уничтожения. Контроль за сохранностью документов, относящихся к архивному фонду, осуществляют органы управления архивным делом. В соответствии с нормативными актами субъектов Российской Федерации в большинстве регионов в случае нарушения архивного законодательства уполномоченные органы вправе налагать административное взыскание на организации в виде штрафа. Органы управления архивным делом вправе также обращаться с соответствующими запросами в органы прокуратуры. Однако возбуждение уголовного дела или производства по административным правонарушениям по основанию пропажи (несохранности) документов возможно лишь в строго ограниченных случаях.