Управление ит проектами

Содержание

Управлять людьми сложно. Управлять людьми эффективно — неимоверно сложно. Поэтому мы изобретаем и смешиваем разные практики, алгоритмы и технологии контроля, оценки результатов труда. Переходим от устаревших методик к новым, стараемся учесть все нюансы и риски, тратим время и ресурсы на планирование вместо работы по накатанной.

Из множества методологий нужна одна оптимальная и настроенная лично под нас и наш проект. Одно дело выполнять шаблонные задачи строго по скриптам из книги, другое — методом проб и ошибок вырабатывать свои специальные инструменты для учета приоритетов компании. Поэтому проектный менеджмент (PM), то есть методология управления компанией с делением всей работы на проекты, становится популярным во всех отраслях.

Что такое проектный менеджмент

Многие компании только сейчас переходят от классической (отработанная, часто бюрократическая схема) к проектной (каждая задача отдельно, делегирование ответственности) модели управления. Общий менеджмент для предпринимателя сводился к тому, что есть руководитель и исполнитель задачи. Дисциплина взаимодействия зависела от того, как прописано в шаблоне. Шаблон же был вбит в разумы всех одинаково лет этак 20-30 назад. Только этот шаблон уже не применить к новым условиями мирового рынка.

Исторически все началось с того, что в период перестройки 90-х годов сама логика ведения бизнеса была нарушена настолько, что попытки построить новую рабочую концепцию управления в миллениум создали термин «компания-однодневка». Концепции таких компаний проверялись на прочность и только одна из 10 компаний существовала больше полугода в 2000-х. Параллельно оставались многолетние предприятия, кардинально меняясь каждые лет 5 чтобы выжить в период перемен.
В 2010-х информационный взрыв интернета сделал доступной всю разрозненную базу наработок европейского и американского бизнеса. Из тонн полезной и мусорной информации вроде «что такое управление проектами и современный менеджмент», «как распределять обязанности, правильно предугадывать и сокращать риски» предприниматели до сих пор выбирают крупицы знаний, применимых именно в их компаниях.

Сейчас мы следим в новостях как прибыльные корпорации растут и распадаются на подразделения, покупаются и переживают структурные слияния. За каждым актом купли-продажи отдела кроется сложная сеть проектов (гаджеты, приложения, расширения для браузеров), связанных по разным критериям. Когда меняются критерии, меняется деление проектов на группы. Именно изменение группировки и сообщают нам в СМИ. Внутри же компании продолжают работать, а проекты ведутся непрерывно.

В IT project management (PM) — это дисциплина, что объединяет процедуры, принципы и политику ведения бизнеса. Она руководит проектом от разработки концепции до завершения проекта.

Общий (функциональный) и проектный менеджмент отличается тем, что:

  • функциональный стабилен. Цель: поддержать и преумножить. Есть отработанный шаблон, он работает постоянно.
  • проектный изменчив. Цель: результат любой ценой. Есть deadline.

Причиной перехода от общего менеджмента к PM чаще других становится надежность — вместо относительной абстрактной перспективы к предсказуемым результатам.

Международная Ассоциация Управления Проектами (IPMA) провела исследование, по результатам которого новый подход сэкономит вам около 20-30% времени и 15-20% ресурсов.

Управление IT проектами vs другие сферы бизнеса

Чем отличаются Информационные Технологии от других отраслей? Судя по ИТ-форумам, зависимостью программистов от гаджетов, дорогого сыра и возможности поехать на Бали. Виртуальностью всей работы и ее результатов, невозможностью использования программы без электричества в городе. Важностью для будущих поколений всех научных достижений, что возможны только благодаря компьютерным инновациям.

В строительстве результат статичный, в продуктовой индустрии — исчерпаемый, а программы и виртуальный мир — бесконечный динамичный ресурс, зависящий только от наличия инструмента доступа (гаджета и сети). Поэтому разработка компьютерных технологий обязана быть продуманной и правильной изначально.

Управление ИТ-проектами включает в себя курирующие задачи по установке оборудования и модернизации сети, разработке программного обеспечения, созданию виртуальной среды и облачным вычислениям, системам управления данными и бизнес-аналитике, внедрение других ИТ-услуг.

В IT проектный менеджмент может идти по трем жизненным циклам проекта:

  • Прогнозируемый, он же waterfall. Традиционный подход, даже в 2010-х применяется на порядок чаще других. Поэтапный линейный алгоритм.
  • Итерационный. Современный подход, в котором расширение функционала разрабатываемого программного обеспечения с каждым новым выпуском в рамках проекта.
  • Адаптивный. Agile, Scrum и другие методы. Цели компании и стратегия развития может меняться независимо от первоначального плана.

Основы управления проектами и необходимые компетенции

Составлять собственную систему или применять существующую методику к руководству проектами — решать вам.

Для начала опишите свой проект по 10 функциям управления проектами:

  1. Интеграция структуры проекта. Ключевая проблема, которую решает проект. Его результат и этапы (сгруппируйте их по смыслу). Разделяй, объединяй и властвуй.
  2. Масштаб и объем работ. Количество планируемых задач, потоков и приоритеты.
  3. Время. Сроки и хронология зависимых задач, ключевые этапы.
  4. Стоимость. Себестоимость проекта (ресурсы и человеко-часы).
  5. Качество. Критерии и оценка.
  6. Закупки. Ресурсы, логистика.
  7. HR. Люди. Навыки, потенциал и продуктивность.
  8. Коммуникация. Отчет руководству, взаимодействие между персоналом.
  9. Риски и потери. Предусмотри и предотврати.
  10. Заинтересованные стороны. Инвесторы, акционеры, директора и клиенты.

Вот как управлять проектами в IT правильно: обозначьте функции, составьте схемы и таблицы всего предприятия и каждого проекта, выберите методику опираясь на свои приоритеты. И пользуйтесь сервисом по управлению проектами, вроде Worksection, где все это можно будет контролировать, соблюдать и совершенствовать.

Методологии управления IT проектами

Главный выбор предпринимателя при разработке программ и приложений — это подходящая методология управления. Их действительно много, на 2017-й год существуют:

Традиционные методики:

  • Waterfall.
  • Управление критической цепи проекта (CCPM). Фокус на ресурсах, не сроках.
  • Метод критического пути (CPM). «Шаг за шагом» алгоритмы.

PMI / PMBOK «Метод». Инициирование, планирование, исполнение, контроль и закрытие. Инструкция, не метод по сути.

Гибкая методология:

  • Agile.
  • Scrum.
  • Kanban.
  • Экстремальное программирование (XP).
  • Адаптивные рамки проекта (APF).

Методики по управлению изменениями:

  • Методология моделирования событий (ECM).
  • Экстремальное управление проектами (XPM).

Процессно-ориентированные методики:

  • Lean.
  • Six Sigma.
  • Lean Six Sigma.
  • Процессно-ориентированная PM.

Другие индивидуальные методики и гибридные подходы:

  • PRINCE2. Разработан правительством Великобритании.
  • PRiSM.
  • Benefits Realization (BRM).
  • Быстрая разработка приложений (RAD).

Все названные методы управления проектами мы детально опишем в последующих статьях.

Процесс управления проектами в IT

Разрабатывать и внедрять PM в компании стоит постепенно, проверяя на практике каждый этап и взаимодействие.

За один день перейти на новые стандарты — нереально. Даже чтобы внедрить новый органайзер нужно: обучить команду пользоваться, перенести дела и задачи в такс-менеджер, назначить ответственных и дедлайны, настроить баг-трекеры. Обычно коллективу тяжело привыкнуть к изменениям, да и интеграция баз данных занимает время. Хотя в Worksection уже давно есть функционал для переноса данных из других сервисов, а гайд для новичков и сама система настолько интуитивно понятны, что это отмечают наши постоянные клиенты в отзывах.

Все процессы управления проектами также происходят постепенно и проходят 5 этапов:

  1. Разработка концепции, инициирование.
  2. Определение и планирование.
  3. Запуск работы и воплощение задуманного.
  4. Контроль и наблюдение.
  5. Закрытие проекта.

Организация управления IT-проектом

Здраво налаженный процесс управления распределяет не только функции, методы и алгоритмы, но и ответственность за результат. Существуют роли в каждом проекте, независимо от его специфики и конечного продукта.

Самое грубое деление классической модели ролей:

  • Владельцы.
  • Исполнители.
  • Потребители.

В коммерческих компаниях выделяют такое понятие как заинтересованная сторона. Все, кто влияет на результат и прибыль. Это стейкхолдеры (stakeholders).

Внутренние:

  • Учредители.
  • Инвесторы.
  • Персонал.

Внешние:

  • Поставщики.
  • Посредники.
  • Потребитель (клиенты).

Для организации управления проектом в ИТ такое разделение слишком топорно, здесь нужна другая градация полномочий.

Все участники проекта, причастные к его созданию и потреблению, разделяются на:

  • Заказчик. Главный. Принимает все ключевые решения.
  • Собственник. Владелец всех прав собственности на продукт проекта. Часто — заказчик.
  • Инициатор. Его идея становится проектом. Любой участник проекта может им быть. Права у заказчика.
  • Родительская (головная, материнская, постоянная) организация. Организация, в которой возник и будет проект.
  • Спонсор. Предоставляет финансирование. Обеспечивает материальные ресурсы.
  • Инвестор. Вкладывает финансирование ради личной прибыли от реализации проекта.
  • Управляющий (менеджер проекта). Лично ответственный за проект перед заказчиком. Имеет право принимать решения сам.
  • Команда управления. Руководители среднего звена.
  • Команда. Исполнители. Создают продукт.
  • Контрактор, Субконтрактор, Подрядчик. Исполнитель по контракту.
  • Клиент. Потребитель продукта.

Инструменты для управления IT проектами

В Америке сервисы для ведения бизнеса существуют с 1987 года, у нас же заветная 1С появилась лишь в 1991 году. Развитие технологий от автоматизированного бухгалтерского учета и CRM для call-центров до полноценной виртуальной среды централизованного контроля и взаимодействия в компании было долгим, но плодотворным.

На 2017 год инструменты управления проектами стали распространенным явлением. Развился очень разнообразный рынок сервисов, что отличаются отраслевым софтом, функциями и наличием интеграции с другими программами. Теперь они могут быть с расширениями и мобильными версиями.

Самые популярные конкуренты среди сервисов в странах СНГ: Bitrix24, Trello, Asana, Basecamp и Worksection.

Изюминка разных технологий в том, что в них можно найти:

  1. Диаграмму Ганта для определения дедлайнов и связанных временем задач, как реализовано в Worksection. Это популярный инструмент для управления проектами в диджитал-агенциях и веб-продакшенах.
  2. PERT диаграмму для оценки и анализа алгоритмов и способов реализации проекта.
  3. Автоматические отчеты, канбан-доски, встроенные файловые системы и многое другое.

Отдельно рекомендуем для комфортного управления ИТ-проектом использовать структурную декомпозицию работ в виде блок-схем.

Вердикт

Ваша концепция управления проектами может отличаться от общепринятых в отрасли и от популярных за рубежом, опираться на гибридные методологии и нестандартное разделение ролей.

Только практика покажет, насколько удачной была ваша стратегия. Напомним, что проблемы есть всегда и это естественно. Разделить их можно на внешние и внутренние.

Внешние — форс-мажоры.

Принятый невыгодный закон в стране, стихийное бедствие или закрытие границ со страной-поставщиком сырья.

Внутренние — поломки внутри компании, которые на уровне управления сводятся к трем выводам:

  1. Никто не знает, чего хочет, пока не попробует это. Даже самое точное ТЗ не отразит все ожидания. Даже лучший продукт найдет недовольного пользователя.
  2. Попробовав, мы хотим изменить. Многие идеи возникают только в процессе личного опыта и экспериментов. Помните: если мишень движется, стоит сдвигать прицел.
  3. Даже самому большому проекту будет брошен вызов конкурентом. Чем крупнее проект, тем легче ему провалиться. Сегментируйте, дробите, детализируйте.

Короткие итерации с фиксированным дедлайном легче контролировать, выполнить и исправить.

Курс дает возможность слушателям изучить процессы, инструменты и методы эффективного управления ИТ-проектом, обсудить типовые проблемы ИТ-проекта и получить практические рекомендации по их разрешению, приобрести навыки разработки проектных документов ИТ-проекта. В рамках курса слушатели ознакомятся как с классическим, так и с гибким подходом к управлению ИТ-проектом, научатся правильно выбирать и адаптировать жизненный цикл проекта, организовывать работу по повышению эффективности команды и налаживанию результативного взаимодействия с заинтересованными лицами ИТ-проекта.

Цель курса: формирование системных знаний и умений в области управления ИТ-проектами с учетом их специфических особенностей, приобретение практических навыков решения типовых проблем ИТ-проектов.

Целевая аудитория: руководители ИТ-проектов; ИТ-специалисты, участвующие в проектах; руководители ИТ-подразделений; кураторы ИТ-проектов; представители заказчиков ИТ-проектов.

  1. Введение
    • Проект, управление проектами, среда проекта
    • Классификация ИТ-проектов, их место в деятельности компании
    • Жизненный цикл ИТ-проекта
    • Продукт ИТ-проекта
    • Стандарты управления проектами и их применимость в сфере ИТ
  2. Успех ИТ-проекта
    • Факторы успеха ИТ-проекта
    • Типовые проблемы ИТ-проекта
    • Поддержка ИТ-проекта
    • Удовлетворенность заказчика
    • Регламентация управления ИТ-проектом
  3. Организация управления ИТ-проектом
    • Требования, предъявляемые к руководителю ИТ-проекта
    • Ролевая организация управления ИТ-проектом
    • Виртуальные команды
    • Аутсорсинг в ИТ-проектах
  4. Инициация ИТ-проекта
    • Оценка и обоснование ИТ-проекта
    • Согласование целей и высокоуровневых требований к проекту
    • Выбор жизненного цикла проекта
    • Подготовка стартового документа проекта
  5. Планирование ИТ-проекта
    • Комплексный подход к планированию ИТ-проекта
    • Определение и оценка заинтересованных сторон
    • Сбор и анализ требований к ИТ-проекту
    • Проработка содержания ИТ-проекта
    • Оценка бюджета ИТ-проекта
    • Разработка плана-графика ИТ-проекта
    • Организация команды и коммуникаций в ИТ-проекте
    • Оценка рисков в ИТ-проекте
  6. Реализация и контроль ИТ-проекта
    • Координация действий участников ИТ-проекта
    • Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта
    • Управление изменениями в ИТ-проекте
    • Эффективные коммуникации в ИТ-проекте
    • Мотивация команды в плановом и авральном режимах работы
    • Разрешение конфликтов в ИТ-проекте
    • Обеспечение и контроль качества в ИТ-проекте
    • Управление резервами
  7. Завершение ИТ-проектов
    • Ключевые действия руководителя ИТ-проекта на стадии его завершения
    • Обеспечение процессов эксплуатации продукта ИТ-проекта
    • Оценка результатов ИТ-проекта
    • Типовые риски ИТ-проекта на стадии завершения
    • Досрочное завершение ИТ-проекта
  8. Гибкое управление ИТ-проектами
    • Принципы Agile
    • Популярные методологии гибкого управления ИТ-проектами
    • Основы SCRUM
    • Преимущества и недостатки гибкого управления проектами по сравнению с классическим подходом
  9. Подведение итогов
    • Развитие системы управления ИТ-проектами в компании
    • Ответы на вопросы

Длительность курса: от 3 до 5 дней (от 24 до 40 академических часов)

Ваша концепция управления проектами может отличаться от общепринятых в отрасли и от популярных за рубежом, опираться на гибридные методологии и нестандартное разделение ролей.

Только практика покажет, насколько удачной была ваша стратегия. Напомним, что проблемы есть всегда и это естественно. Разделить их можно на внешние и внутренние.

Принятый невыгодный закон в стране, стихийное бедствие или закрытие границ со страной-поставщиком сырья.

  1. Никто не знает, чего хочет, пока не попробует это. Даже самое точное ТЗ не отразит все ожидания. Даже лучший продукт найдет недовольного пользователя.
  2. Попробовав, мы хотим изменить. Многие идеи возникают только в процессе личного опыта и экспериментов. Помните: если мишень движется, стоит сдвигать прицел.
  3. Даже самому большому проекту будет брошен вызов конкурентом. Чем крупнее проект, тем легче ему провалиться. Сегментируйте, дробите, детализируйте.

Короткие итерации с фиксированным дедлайном легче контролировать, выполнить и исправить.