Возврат подотчетных сумм

Нюансы выдачи и возврата подотчетных сумм

В жизни каждой организации или предприятия без расчетов наличными денежными средствами просто невозможно обойтись. Поэтому в практической деятельности бухгалтер постоянно сталкивается с проблемами выдачи денег под отчет. Остановимся на общих и конкретных вопросах, связанных с данной операцией.

Правовые основания для выдачи денежных средств в подотчет

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

  • выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
  • лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Подотчетное лицо не вправе передавать полученные в подотчет денежные средства другому работнику;
  • выдача вновь наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Исходя из норм, изложенных в вышеприведенном документе, на каждом предприятии и организации должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

  • перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
  • срок, на который выдаются подотчетные суммы;
  • порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

Внимание! В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму. Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничения предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У) в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.

Выдача кассиром денежных средств в подотчет осуществляется по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу (платежной ведомости) на основании предъявленных документов, удостоверяющих личность получателя. Следует заметить, что, если выдача денежных средств из кассы не подтверждена распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе она не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира (п. 27 Порядка ведения кассовых операций).

Основание для списания с подотчетного лица выданных денежных сумм

Основанием для списания денежных средств с подотчетного лица является авансовый отчет с приложением к нему первичных оправдательных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Как правило, документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Бухгалтеру при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

  • даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. Если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в эти дни, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм;
  • в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты в соответствии с имеющимися данными (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлены подпись кассира, печать организации);
  • товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование ("хозяйственные товары", "канцелярские товары"), количество и стоимость. Если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование приобретенных товаров, на его обратной стороне должны быть перечислены конкретные хозяйственные или канцелярские товары, приобретенные этим лицом. Данная подотчетным лицом расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью.

Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям (п. 166 Инструкции N 148н <1>). После того как авансовый отчет будет проверен, он утверждается руководителем учреждения или уполномоченным лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

<1> Утверждена Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

Если денежных средств было потрачено меньше, чем получено, остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если денежных средств было потрачено больше, чем получено, перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Если остаток неизрасходованных денежных средств не вернули в кассу

Ситуация, когда работнику выдали в подотчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу, встречается на практике довольно часто, именно поэтому читателям будет небезынтересно узнать мнение Роструда, изложенное в Письме от 11.03.2009 N 1144-ТЗ, где был рассмотрен аналогичный случай.

Как уже было отмечено выше, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Если данные требования законодательства не выполнены, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету.

Срок возврата подотчетных сумм

Об этом говорит Роструд в Письме от 11.03.2009 N 1144-ТЗ.

Однако на практике не все так просто, как кажется на первый взгляд. Существует несколько моментов, на которые следует обратить внимание.

Во-первых, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника задолженность не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Во-вторых, общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы.

В-третьих, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Внимание! Доказать, что работник не против удержания суммы из заработной платы, возможно только при наличии его письменного заявления об этом (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Таким образом, если вышеуказанное заявление отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету, в противном случае удержание из заработной платы работника без его согласия может обернуться для организации разбирательством в суде.

Отражаем в бюджетном учете операции по выдаче и возврату подотчетных сумм

В соответствии с п. 166 Инструкции N 148н авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в карточке учета средств и расчетов (п. 167 Инструкции N 148н).

Выдача подотчетных сумм отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 201 04 610 "Выбытия из кассы".

Принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счетов 105 00 000 "Материальные запасы", 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы", 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам", 401 01 200 "Расходы учреждения".

Возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по кредиту счета 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 201 04 510 "Поступления в кассу" (п. 168 Инструкции N 148н).

С.Р.Гулиева

Эксперт журнала

"Оплата труда в бюджетном учреждении:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Срок возврата

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен?

В день их получения.

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Пример расчета срока, в течение которого сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды

8 апреля секретарь Е.В. Иванова получила деньги на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Она выполнила задание, израсходовав не всю сумму, полученную под отчет.

В организации не установлен срок, на который сотрудники получают подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Поэтому не позднее 8 апреля Иванова должна сдать авансовый отчет.

Ситуация: с какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы?

Со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз. 2 п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных документов (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Внесение в кассу

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такой вывод следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Это касается и сотрудников, которым подотчетные суммы были перечислены на банковскую карту. В данном случае сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными или перечислить их в безналичном порядке. Ведь указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У регулируют вопросы только выдачи под отчет наличных денег.

Бухучет

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.

Дебет 50 Кредит 71

– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 71).

Чек ККТ

Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек?

Ответ: нет, не нужно.

ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится. Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек не нужно. Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47.

Пример отражения в бухучете возврата неизрасходованных подотчетных сумм

11 апреля секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова получила 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку). Установленный руководителем срок возврата подотчетных сумм – 14 апреля.

14 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день она вернула в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетных денег в сумме 500 руб.

Возврат подотчетных сумм

(2000 руб. – 1500 руб.).

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие проводки.

11 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

14 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 1500 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дебет 50 Кредит 71
– 500 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм.

Налоги

На расчет налогов возврат сотрудниками неизрасходованных подотчетных сумм не повлияет. Это связано с тем, что подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят:

  • при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке) налогооблагаемые доходы они не увеличивают;
  • при ЕНВД на расчет единого налога не влияют.

Такой вывод следует из пункта 1 статьи 209 Гражданского кодекса РФ, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Невозврат подотчетных денежных средств: налоговые последствия

Налоговые органы предъявляют к расчетам с подотчетными лицами и оформлению соответствующих документов немало претензий. Какие могут возникнуть последствия, если работник своевременно не вернул подотчетную сумму?

Лица, получившие наличные деньги на хозяйственно-операционные расходы под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет.

Предельный срок представления авансового отчета установлен только в отношении командировочных расходов. В остальных случаях срок не определен.

По мнению налоговых органов, высказанному в Письме ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704, приказом по организации должен утверждаться перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет. В нем должны быть установлены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, а значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Выданные под отчет денежные средства, по которым работником своевременно не представлен авансовый отчет, признаются задолженностью работника перед работодателем. В случаях, предусмотренных ст.

Заполняем авансовый отчет

137 ТК РФ, работодатель вправе принять решение об удержании задолженности по подотчетным суммам из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При этом работодатель должен получить письменное согласие работника на удержание сумм из заработной платы (Письмо Роструда России от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Размер удержаний не может превышать 20% от заработной платы, причитающейся работнику. Решение об удержании работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения в произвольной форме, так как унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено.

Налоговые последствия по НДФЛ

При определении базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

При этом налоговые органы при проверках пытаются доначислить НДФЛ на основании того, что в нарушение Порядка ведения кассовых операций работник своевременно не представил в бухгалтерию авансовый отчет по расходованию выданных ему денежных средств, а работодатель в свою очередь не предпринял никаких действий по взысканию с работника образовавшегося долга вплоть до начала налоговой проверки, и, следовательно, неизрасходованные денежные суммы оставлены в распоряжение работника.

По смыслу ст. ст. 209 и 236 НК РФ средства, выданные подотчетному лицу для приобретения товаров (работ, услуг), не являются доходом и включению в налоговую базу при исчислении указанных налогов не подлежат. Организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры по их возвращению.

Включение в доход работника, облагаемый НДФЛ, выданных под отчет сумм возможно только в случае невозможности их возврата в связи, например, с истечением срока исковой давности (если работник уволился) или если организация приняла решение о прощении долга работнику. В этом случае датой получения работником организации дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.

При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика.

Пунктом 3 Приказа ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@ налоговым агентам рекомендовано сообщать в налоговые органы по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика по ф. N 2-НДФЛ. Данная позиция подтверждается в Письме Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610 и Постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 12.11.2008 по делу N А43-3598/2008-6-65 и Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 по делу N А32-27520/2008-19/520.

Также, по мнению Минфина России, сумма долга может быть учтена в составе внереализационных расходов как безнадежная дебиторская задолженность по пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ по истечении срока исковой давности (Письмо от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610).

Налоговые органы могут доначислить НДФЛ в случае, если документы, подтверждающие фактические расходы работников из выданных под отчет средств на цели, связанные с производственной деятельностью, отсутствуют (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 31.05.2007, 04.06.2007 N Ф04-3478/2007(34785-А46-43) по делу N А46-5176/2006).

Расходы, возмещаемые организацией, не могут быть признаны доходом работника и, соответственно, являться объектом обложения НДФЛ, только если работник в качестве отчета о приобретении товаров или услуг представляет в бухгалтерию организации документы об их оплате, содержащие реквизиты поставщика, наименование и стоимость товара (услуги) (Письмо Минфина России от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219).

УФНС России по г. Москве в Письме от 27.03.2006 N 28-11/23487 указало, что в случае, если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований Закона о бухгалтерском учете и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и при этом товар не оприходован, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, включаются в налоговую базу по НДФЛ.

Налоговые последствия по уплате страховых взносов

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Выданные под отчет и своевременно не возвращенные работником (и не взысканные работодателем) денежные средства не являются ни разновидностью вознаграждений за труд, ни какой-либо иной выплатой (в том числе социального характера), предусмотренной трудовым договором. Следовательно, доначисление страховых взносов на указанные суммы неправомерно.

Это подтверждается и арбитражной практикой (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 18.02.2008 N Ф04-914/2008(515-А67-25)). Несмотря на то что в Постановлении речь идет о ЕСН, содержащиеся в нем выводы, по нашему мнению, можно распространить и на страховые взносы, уплачиваемые в соответствии с Законом N 212-ФЗ.

Ю.А.Суслова

Аудитор

ООО "Аудит Консалт Право"

Работник не отчитался по подотчетным суммам

Суть проблемы. Сотрудник получил денежную сумму под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей. Однако в установленный срок он авансовый отчет не представил и обратно полученные деньги не вернул. Несмотря на это, подотчетную сумму не нужно включать в налогооблагаемый доход работника, пока он не отчитается либо пока долг его не будет прощен организацией. В отношении такой задолженности действует обычный срок исковой давности — три года.

Организация сама определяет, в каком размере можно выдавать деньги под отчет сотрудникам и на какой срок. Это установлено п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок). Другими словами, директор должен издать приказ, в котором указываются максимальный размер выдаваемых подотчетных сумм и срок, по истечении которого о трате нужно отчитаться. Кроме того, необходимо утвердить перечень подотчетных лиц организации, кому будут выдаваться денежные средства.

Если у вас "упрощенка" с объектом "доходы". Порядок ведения кассовых операций един для всех организаций независимо от применяемой системы налогообложения.

Однако независимо от того, на какой максимальный срок выдаются деньги — неделю, месяц и т.п., сотруднику нужно представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после окончания срока. И бухгалтер не должен выдавать новые суммы лицам, которые не отчитались по предыдущему подотчету. Такие нормы прописаны в Порядке. Отметим, что если срок, на который выдаются деньги под отчет, в организации не установлен, то подотчетные лица должны отчитаться через три рабочих дня.

Обратите внимание! Если срок, на который выдаются деньги под отчет, организация не установила, он признается нулевым. Значит, отчитываться работники должны через три рабочих дня после получения.

Пример 1. Определение срока представления авансового отчета

И.П. Васильев, работающий в ООО "Голубой залив", получил денежные средства под отчет для покупки хозтоваров 3 октября 2011 г. Когда последний день представления отчета, если в организации принято выдавать денежные средства под отчет на семь календарных дней?

Отчитаться И.П. Васильев должен максимум через три рабочих дня после истечения срока, на который выданы деньги. Срок этот истекает в понедельник, 10 октября. Значит, представить авансовый отчет работник должен не позднее четверга, 13 октября 2011 г.

Если сотрудник в установленный срок отчет не представил, это является нарушением кассовой дисциплины. Все случаи, когда организацию или должностное лицо могут оштрафовать за нарушение ведения кассовых операций, перечислены в ст. 15.1 КоАП РФ. Однако непредставление авансового отчета там не указано. То есть получается, что нарушение есть, а ответственность за него не установлена. Поэтому штрафных санкций со стороны налоговой инспекции или банка организации при таком нарушении опасаться не стоит.

Контроль за расходованием денежной наличности и добросовестностью сотрудников — это внутренняя задача организации и ее руководства. Поэтому, если сотрудник не приобрел те ценности, на которые ему были выданы деньги, но в то же время их и не возвращает, организация может удерживать долг из заработка, а при отказе сотрудника на такое удержание — обратиться в суд.

Однако часто невозвращенные подотчетные суммы числятся не за рядовым сотрудником, а за директором, который как раз и должен следить за соблюдением кассовой дисциплины на фирме. Тогда бухгалтер оказывается в сложной ситуации: как быть с авансом, по которому не отчитался директор?

Прежде всего выясним, нужно ли включать сумму аванса, по которой сотрудник (в том числе директор) не отчитался, в его доход. Раньше налоговики высказывали мнение о том, что с таких подотчетных сумм нужно удерживать НДФЛ. Например, об этом говорится в Письмах УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861 и от 27.03.2006 N 28-11/23487. Однако стоит заметить, что в последнее время таких разъяснений со стороны чиновников нет. Прежде всего потому, что подобные разъяснения не основаны на нормах законодательства.

Ведь если сотрудник вовремя не отчитался, это не означает, что денежные средства стали его собственностью. Задолженность работника, не представившего вовремя отчет, не списывается, а продолжает за ним числиться. И если сотрудник все-таки представит документы или вернет деньги позднее, долг он погасит. Соответственно, неправомерно говорить о том, что в тот момент, когда сотрудник не вернул деньги, он автоматически получил доход.

Суть вопроса. Если за работником числится задолженность, денежные средства в его собственность не переходят, значит, облагаемого дохода нет.

По той же причине на невозвращенные суммы денежных средств не нужно начислять и страховые взносы. Ведь объектом обложения страховыми взносами являются начисленные в пользу физических лиц выплаты и вознаграждения (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). А при невозврате подотчетных сумм за работником, как мы уже сказали, числится задолженность. То есть никаких начислений в его пользу организация не производит.

Обязанность исчислить НДФЛ и страховые взносы появится, только если организация простит долг работнику и спишет его. Тогда у работодателя появятся убытки, а у сотрудника — налогооблагаемый доход. С этим согласен и Минфин России в Письме от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610.

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

Если же удержать НДФЛ организация не сможет (например, работник уже уволился), нужно будет отразить это в справке по форме 2-НДФЛ. Сделать это надо не позднее одного месяца после окончания года, в котором у работника возник доход (п. 5 ст. 226 НК РФ). А доход возникает в момент списания задолженности.

Таким образом, с сотрудником, тем более с директором, лучше договориться о том, чтобы он отчитался по подотчетным суммам, пусть и с опозданием. В противном случае у фирмы увеличатся налоговые обязательства, в чем директор уж точно не заинтересован. Также хотим обратить ваше внимание, что если организация не предпринимает никаких действий для того, чтобы вернуть деньги (удержание из заработка, обращение в суд), а сотрудник сам долг не возвращает, то задолженность необходимо будет списать по истечении срока исковой давности. По общим правилам этот срок равен трем годам с того дня, как сотрудник должен был отчитаться (ст. 196 ГК РФ).

Для справки. Согласно нормам гражданского законодательства общий срок исковой давности равен трем годам.

Пример 2. Определение срока, когда задолженность подотчетного лица подлежит списанию

Воспользуемся условиями примера 1. Определим, когда ООО "Голубой залив" может списать задолженность И.П. Васильева как невостребованную, если он ее так и не погасит.

Работник должен отчитаться за полученные под отчет деньги не позднее 13 октября 2011 г. Срок исковой давности отсчитывается со следующего дня, то есть с 14 октября. Значит, непогашенная задолженность И.П. Васильева подлежит списанию через три года, то есть не ранее 14 октября 2014 г. В этот день у работника возникает доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами.

Отметим, что убыток из-за списания невостребованной задолженности "упрощенцы" с объектом "доходы минус расходы" учесть в расходах, уменьшающих налоговую базу при УСН, не смогут. Поскольку в п. 1 ст. 346.16 НК РФ нет подходящего основания.

А.Н.Вознесенская

Налоговый консультант