Заграничные командировки учет и подтверждение затрат

Содержание

Расходы на зарубежные командировки

Статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации определено понятие служебной командировки: это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Расходы на командирование сотрудников (в том числе за пределы Российской Федерации) принимаются в объеме фактически произведенных расходов организации на эти цели, за исключением той части, которая в соответствии с законодательством Российской Федерации принимается в пределах утвержденных норм.

Таким образом, основным условием, необходимым для признания производственного характера и включения в себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения прибыли расходов организации, связанных с направлением в командировки (в том числе зарубежные) своих сотрудников, является доказательство производственной необходимости таких командировок, которая может быть подтверждена соответствующими документами.

Для учета указанных расходов в составе производственных затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) для исчисления налогооблагаемой прибыли, необходимо соблюдение установленного порядка документального подтверждения таких расходов согласно ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а также п.п.12 — 18 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Первичный документ должен содержать наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции и ее измерители, наименование должностных лиц и их подписи.

Подтверждающими документами могут быть наряду с договором со сторонней организацией, в котором приведен перечень оказываемых ею услуг, также акт приемки выполненных работ по этому договору и платежное поручение с банковской отметкой об оплате выполненных работ. Для доказательства обоснованности произведенных расходов на командировки (в том числе зарубежные) в договоре со сторонней организацией должна быть предусмотрена передача последней одновременно с подписанием акта на выполнение работ (оказание услуг) копий первичных документов (счетов, квитанций, чеков и т.п.), связанных с осуществлением сторонней организацией обязанностей, предусмотренных договором на оказание услуг, по обеспечению командирования работников.

Направляя работника в зарубежную командировку, руководитель организации должен издать приказ (формы N N Т-9, Т-9а). В отличие от деловых поездок в пределах Российской Федерации оформлять командировочное удостоверение при этом не нужно, достаточно к авансовому отчету приложить ксерокопию заграничного паспорта с отметками о пересечении границы на контрольно — пропускных пунктах Российской Федерации. Вернувшись из поездки, работник в 10-дневный срок должен сдать авансовый отчет и вернуть неиспользованную валюту в кассу организации (п.6.1 Положения Банка России от 25.06.1997 N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов" (в ред. от 20.08.2002)). Приложенные к авансовому отчету документы должны иметь построчный перевод на русский язык (п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации). Расходы по переводу первичных учетных документов при расчете налога на прибыль принимаются к уменьшению налоговой базы (пп.47 п.1 ст.264 НК РФ). Для бюджетных учреждений указанные расходы принимаются в пределах сметы.

Нормы командировочных расходов за границу установлены Приказом Минфина России от 04.03.2002 N 15н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран", который действует с 1 января 2002 г. Приказ Минфина России от 04.03.2002 N 16н изменяет нормы суточных при командировках в Афганистан. При направлении сотрудников в краткосрочную командировку в эту страну нормы рассчитываются исходя из 97 долл. США в сутки (раньше было 65 долл. США). Для работников загранучреждений и сотрудников, пребывающих в командировке на территории Афганистана более 60 суток, нормы также повышены и составляют 67 долл. США (раньше было 45 долл. США).

При проезде и во время пребывания на территории иностранного государства суточные командированному выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для каждой конкретной страны (п.9 Правил об условиях труда советских работников за границей, утвержденных Постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.1974 N 365). При загранкомандировках имеются ограничения по оплате проезда в зависимости от класса транспортного средства. В соответствии с данными Правилами расходы на проезд работникам возмещаются: по тарифу 2-го класса — на железнодорожном транспорте; по тарифу экономического класса — на воздушном транспорте; по тарифу туристического класса — на морском и речном транспорте.

Кроме стоимости проездных билетов и постельных принадлежностей работнику возмещается сумма сборов за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или посадки (за исключением проезда на такси), на провоз багажа.

В случае утери командированным лицом проездных билетов организация может оплатить их стоимость за счет собственных средств на основании заявления работника. Сумма, выплаченная работнику, в соответствии со ст.210 НК РФ включается в доходы физических лиц с последующим удержанием налога на доходы физических лиц. При следовании работника до пункта назначения воздушным транспортом организация может оплатить стоимость услуг VIP — залов. Затраты, связанные с обслуживанием в VIP — зале командированных, имеющих на это право, включаются в фактическую себестоимость при наличии документов. В Письме Минфина России от 25.08.1999 N 04-02-05/1 указано, что обслуживание в таких залах должно производиться за счет прибыли организаций, оставшейся в их распоряжении после уплаты налога на прибыль. Положение о залах официальных лиц и делегаций, организуемых в составе железнодорожных и автомобильных вокзалов (станций), морских и речных портов, аэропортов (аэродромов), открытых для международных сообщений (международных полетов) утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.09.1996 N 1116 (в ред. от 30.09.2002).

В случае оплаты принимающей стороной стоимости проездных билетов путем перечисления денежных средств на расчетный счет организации стоимость документально подтвержденных расходов по оплате проездных билетов в состав расходов организации не включается. Курсовые разницы от изменения курса рубля по отношению к валюте других стран определяются в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденным Приказом Минфина России от 10.01.2000 N 2н. Курсовая разница отражается в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Курсовая разница подлежит зачислению на финансовые результаты организации как внереализационные доходы или внереализационные расходы. Статьей 250 НК РФ определено, что положительная курсовая разница признается в составе внереализационных доходов, а в ст.265 НК РФ указано, что к внереализационным расходам относятся расходы в виде отрицательной курсовой разницы. Таким образом, если документально подтвержденные расходы сотрудника не отнесены в состав расходов организации, то сумма компенсации принимающей стороны за проездные билеты должна приниматься в целях обложения налогом на прибыль в пределах положительной курсовой разницы. Если документально подтвержденные расходы по оплате проездных билетов у сотрудников отсутствуют или сумма подтвержденных расходов по оплате проездных документов отнесена в состав расходов организации, то сумма компенсации за проездные билеты сотрудников, поступившая на расчетный счет организации от принимающей стороны, в полном объеме относится в состав внереализационных доходов и увеличивает налоговую базу для исчисления налога на прибыль.

На основании совместного Письма Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" день пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения границы Российской Федерации при выезде суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. А за день въезда в Российскую Федерацию суточные выплачиваются по норме, установленной для территории Российской Федерации.

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах (в соответствии с приказом по организации), то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. За время задержки в пути без уважительных причин заработная плата, суточные не выплачиваются и не возмещаются расходы по найму жилого помещения. Необходимость задержки в пути следования должна быть подтверждена справкой соответствующего учреждения СССР за границей.

Если работник пребывает в зарубежной командировке свыше 60 дней, то начиная с 61-го дня суточные выплачиваются по нормам, предусмотренным для работников загранучреждений (п.5 Постановления Правительства Российской Федерации от 01.12.1993 N 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" (с изменениями и дополнениями от 21.03.1998)).

В случае направления специалистов за границу для оказания технического содействия и других услуг применяются Правила об условиях труда советских работников за границей. Трудовые книжки специалистов хранятся в организациях, где они работали до выезда за границу.

Специалистам, направленным на работу за границу, заработная плата выплачивается:

в иностранной валюте — в соответствии с утвержденными должностными окладами;

в советской валюте:

а) со дня назначения на работу до дня пересечения границы СССР — в размере 100% средней заработной платы по основной работе до направления за границу, при этом исчисление средней заработной платы производится в соответствии с пп."б" п.57 Правил;

б) со дня пересечения границы СССР:

специалистам, для которых применяется повременная оплата труда, не изменяющаяся по дням и месяцам (оклад или ставка без доплат, надбавок или с постоянными надбавками и доплатами), — в размере 60% указанного заработка;

специалистам, находившимся до направления за границу на сдельной, сдельно — премиальной и повременно — премиальной системах оплаты труда, — в размере 60% средней заработной платы за последние два календарных месяца по основной работе до направления за границу.

Направление сотрудников на стажировку за рубеж в большинстве случаев нельзя отнести к затратам на подготовку и переподготовку кадров в связи с тем, что принимающая сторона не является учебным заведением (не имеет лицензии на право заниматься такого рода деятельностью). С 2002 г. отменяется нормирование затрат на обучение. Тем не менее для отнесения затрат к такой категории требуется, чтобы работники состояли в штате, а учебное заведение имело лицензию.

Направление специалистов российской фирмы для профессионально — технического обучения (стажировки) в иностранную фирму, не являющуюся учебным учреждением и не имеющую соответствующей лицензии, следует рассматривать как командировку, связанную с производственной деятельностью, если основное условие учета затрат организации по такой зарубежной командировке для целей налогообложения прибыли — производственная необходимость таких командировок для осуществления хозяйственной деятельности организаций. При направлении работников в командировку обязательно должен быть издан приказ (распоряжение) директора или иного уполномоченного лица организации с подтверждением производственной цели командировки (стажировки). Должно быть составлено служебное задание.

При возвращении из загранкомандировки сотрудник обязан к авансовому отчету приложить отчет о выполнении служебного задания либо развернутый отчет о стажировке, подтверждающий факт производственной деятельности за рубежом. Могут быть приложены документы, подтверждающие факт стажировки работников на рабочих местах или получения квалификации, которые выданы принимающей стороной. Бухгалтерский учет затрат по стажировке аналогичен учету командировочных расходов.

Если стажировка связана со служебными обязанностями работника, приносит организации доход (выгоду) и проводится по ее инициативе, то расходы по стажировке включаются в затраты организации для целей налогового учета. Единый социальный налог на сумму выплаты не начисляется. С работника, направленного на стажировку, в этом случае не удерживается налог на доходы физических лиц (п.3 ст.217 НК РФ). Данные расходы учитываются как компенсационные, связанные с повышением профессионального уровня работника. Это относится только к штатным работникам и обучению, проводимому по инициативе организации. Программа стажировки должна соответствовать служебным обязанностям сотрудника.

Если обучение проводится в интересах работника, стоимость обучения включается в его совокупный доход (п.2 ст.211 НК РФ).

В вводной части Порядка исчисления среднего заработка в 2000 — 2001 годах, утвержденного Постановлением Минтруда России от 17.05.2000 N 38 (с изменениями от 21.11.2001), указано, что данный Порядок определяет правила исчисления среднего заработка во всех случаях, кроме тех, когда нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены иные правила его подсчета, и применяется организациями независимо от организационно — правовых форм и форм собственности.

При исчислении среднего заработка учитываются выплаты, начисленные работнику. Средний дневной заработок (кроме оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск) определяется путем деления суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на количество рабочих дней в этом периоде по календарю пятидневной рабочей недели.

Особенности учета расходов зарубежных командировок

В таком же порядке определяется средний дневной заработок при установлении работникам организации неполной рабочей недели или неполного рабочего дня. Средний заработок конкретного работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней, подлежащих оплате (по календарю пятидневной рабочей недели).

Статьей 139 Трудового кодекса Российской Федерации, действующего с 1 января 2002 г., установлено, что для всех случаев определения размера средней заработной платы, предусмотренных ТК РФ, устанавливается единый порядок ее исчисления, приведенный в указанной статье.

При расчете средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации, независимо от источников этих выплат. При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты.

И.Лямина

Аудитор

ООО "Аудит Груп"

Зарубежная командировка: особенности отражения расходов

Суточные в загранкомандировке в 2017/2018 году

Что нужно сделать с 26 по 30 марта

Бухгалтер – это стиль жизни. Даже календарь у бухгалтеров особый. Вехи бухгалтерского календаря – не столько числа месяца и дни недели, сколько даты представления отчетности и уплаты налогов. Наши еженедельные напоминания помогут вам не забыть ни об одной важной бухгалтерской дате. < … > < … >

Увольнение родителя ребенка-инвалида: есть особенности

В случае, когда в организации планируется сокращение штата и среди прочих под это сокращение попал работник, являющийся родителем ребенка-инвалида, возможно дату его увольнения придется перенести или вообще сохранить за ним рабочее место. < … >

Не отдали вовремя трудовую книжку – платите

В Трудовом кодексе прямо указано, что трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения. Однако на практике работодатели зачастую оставляют у себя трудовую книжку уволенного сотрудника в качестве залога до тех пор, пока работник не сдаст какие-либо материальные ценности, не покроет недостачу и т.д. Такие действия работодателя совершенно неправомерны! < … >

Безопасная доля вычетов по НДС

Высокая доля НДС-вычетов может привести к пристальному вниманию проверяющих. Как рассчитывается безопасная доля вычетов по НДС, где найти ее значение и как она применяется? < … >

Главная → Бухгалтерские консультации → Командировки

Актуально на: 27 декабря 2017 г.

Размеры суточных при загранкомандировках в 2017 — 2018 гг. имеют значение для расчета налога на прибыль, а также для целей исчисления и уплаты НДФЛ.

Напомним, что размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

Некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания.

Кстати, бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках устанавливает Правительство РФ. И коммерческие организации, при желании, могут ориентироваться на эти размеры суточных.

Суточные при загранкомандировках в 2017/2018 году: таблица

Для понимания приведем некоторые размеры суточных при загранкомандировках, установленных Правительством РФ для бюджетников (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812):

Страна, в которую работник направляется в командировку Размер суточных, долл. США
Белоруссия 57
Украина 53
США 72
Германия 65
Великобритания 69
Франция 65

Суточные при загранкомандировках: в какой валюте выдавать

Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок.

Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.

Загранкомандировка: как считать суточные

Расчет суточных при загранкомандировках в 2017/2018 году зависит от количества дней, проведенных работником за пределами РФ.

По общему правилу суточные выплачиваются работнику следующим образом (п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

  • при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
  • при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.

Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.

Суточные в загранкомандировке в 2017-2018 гг.

для «прибыльных» целей

Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет – просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.

Если же суточные выданы до командировки в иностранной валюте, то необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ):

Полученную сумму учитываем в расходах.

Суточныепо загранкомандировкам-2017/2018:что с НДФЛ

При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с суммы сверх этого лимита необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Если суточные были выплачены в рублях, то облагаемая база по НДФЛ будет считаться по следующей формуле:

Кстати, если суточные в организации устанавливаются в иностранной валюте, но выплачиваются работнику в рублях, то никаких перерасчетов делать не нужно (Письма Минфина от 22.04.2016№ 03-04-06/23252,от 09.02.2016№ 03-04-06/6531 ).

Если же суточные выплачены в инвалюте, то в целях уплаты НДФЛ нужно иметь в виду одну важную особенность: пересчитать данную сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ, установленному на последний день месяца, в котором утвержден командировочный авансовый отчет (Письмо Минфина от 21.03.2016№ 03-04-06/15509 ). Следовательно, база по НДФЛ в данном случае считается так:

Расчет суточных при загранкомандировках в 2017/2018 году: страховые взносы

По общему правилу суточные, выплачиваемые работникам в 2017-2018 гг., облагаются страховыми вносами по тому же принципу, что и НДФЛ. То есть взносы нужно начислить с суммы суточных, превышающей 2500 рублей (п.2 ст.422 НК РФ).

Также читайте:

Категория: Банки

Похожие статьи:

Как заработать денег сидя дома — 10 способов заработать деньги не выходя из дома в Интернете + примеры в цифрах

Как рассчитать НДС: формула расчета, примеры

Гамбургский Счет — Значение и примеры

Что такое справка о доходах по форме банка? Справка по форме банка, примеры заполнения

Как перевести деньги на Киви кошелек: 8 способов перевода + типичные примеры мошенничества!

Главная — Статьи

Оформление авансового отчета при загранкомандировке и учет командировочных расходов в налоговом учете

Составляем авансовый отчет

Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней под вашим чутким руководством заполнить авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в командировке деньгах. Прежде чем отдать авансовый отчет руководителю (другому уполномоченному лицу) на утверждение, вам нужно:

— проверить отчет на предмет его правильного заполнения, а также арифметических ошибок;

— убедиться, что указанные в отчете оправдательные документы действительно к нему приложены и все они составлены должным образом.

Что должно прилагаться к авансовому отчету

Вот документы, которые должны быть приложены к авансовому отчету (Пункт 26 Положения):

командировочное удостоверение по форме N Т-10 (при командировках в страны СНГ, с которыми есть соглашения о том, что в загранпаспорте не делаются пограничные отметки) (Пункт 15 Положения) либо копии страниц загранпаспорта работника с отметками о пересечении границы;

документы, подтверждающие затраты на проезд. При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции (билета) и посадочный талон, а также документы об оплате билета (кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка);

документы, подтверждающие расходы на проживание (счет, чеки об оплате);

— документы, подтверждающие другие расходы (если они имели место): на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т.д.

Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, "Транспортные расходы", "Гостиничные расходы", "Иные расходы") и приклеить на них соответствующие расходные документы.

А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно.

Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку (форма N Т-10а) с заполненным разд. 12 "Краткий отчет о выполнении задания" (Пункт 26 Положения) не обязательно, так как налоговые органы считают, что служебное задание вместе с отчетом о его выполнении не являются документами, необходимыми для подтверждения расходов.

Что делать, если "первичка" на иностранном языке

Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык — либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов.

Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О. пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета). Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно.

А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет — это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором.

Однако к отсутствию перевода других подтверждающих документов (кроме авиабилетов), например счетов из гостиницы или за аренду машины либо услуги такси, налоговики наверняка будут придираться, упирая на то, что невозможно установить целевой характер произведенных расходов.

И скорее всего, они не упустят случая доначислить вашей компании налог на прибыль, а также пени и штрафы.

Но есть шансы отбиться от налоговых претензий в суде. Некоторые суды, разбирая подобные дела, справедливо отмечали, что:

— в НК РФ не установлена обязанность налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке;

— налоговому органу ничто не мешает воспользоваться своим правом на приостановление налоговой проверки для перевода документов на русский язык.

Совет

Дабы не будить в налоговиках зверя, документы на иностранном языке лучше все-таки перевести на русский язык. Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей. Если же вы обратитесь за переводом в специализированную организацию, то затраты на перевод можно учесть в прочих расходах.

Рассчитываемся с работником

Итак, авансовый отчет утвержден руководителем.

Service Temporarily Unavailable

И вы видите, что командированный работник израсходовал выданный ему аванс не полностью или не подтвердил какие-то затраты первичными документами. В этом случае он должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если работник в срок, отведенный для окончательного расчета по выданному ему авансу (3 рабочих дня (Пункт 11 Порядка)), не вернет неиспользованный остаток, вы можете удержать эту сумму из его зарплаты (Статья 137 ТК РФ). Для этого нужно, чтобы (Статья 248 ТК РФ):

— в течение месяца со дня окончания 3-дневного срока руководитель издал письменное распоряжение о взыскании с работника неизрасходованной суммы;

— работник дал письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты, если она превышает его средний месячный заработок.

В том случае, когда в командировке работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, сумму перерасхода нужно ему возместить. Желательно сделать это не позднее ближайшей выплаты ему зарплаты.

Учитываем командировочные расходы

Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения, для наглядности мы покажем в таблице.

Вид расходов

Налог
на прибыль

НДФЛ

Страховые взносы в
ПФР, ФСС, ФОМС и ТФОМС

Суточные в
размерах,
предусмотренных
локальным
нормативным актом,
коллективным
договором

Полностью
учитываются
в расходах

Не удерживается
с сумм, не
превышающих:
(или) 700 руб.
в сутки — для
командировок по
России;
(или) 2500 руб.
в сутки — для
загранкомандировок.
Если суточные
выплачивались в
большем размере,
то сверхнормативные
суммы облагаются
НДФЛ

Не начисляются

Суточные за день приезда из загранкомандировки в Россию должны
выплачиваться по норме, установленной для командировок по России
(в рублях). И даже если в положении о командировках, принятом в
вашей фирме, прописано, что суточные за последний день командировки
выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки
(например, 2500 руб.), НДФЛ не будут облагаться лишь 700 руб.
Если суточные выплачивались в валюте, то, чтобы для целей исчисления НДФЛ
сравнить сумму суточных с установленным рублевым нормативом, нужно
пересчитать их в рубли по официальному курсу валюты, действовавшему на
дату выплаты суточных (а не на дату утверждения авансового отчета)

Расходы на проезд:
— к месту
командировки и
обратно (в том
числе бизнес-
классом или в
вагонах СВ);
— к аэропорту,
вокзалу, пристани
(в том числе на
такси) и обратно

Учитываются
в расходах
без
ограничений

Не удерживается

Не начисляются

Расходы по найму
жилого помещения —
при наличии
подтверждающих
документов

Учитываются
в расходах
без
ограничений

Не удерживается
со всей суммы
"гостиничной"
оплаты.
Если
подтверждающих
документов нет,
то НДФЛ облагаются
суммы свыше:
(или) 700 руб.
в сутки — для
командировок по
России;
(или) 2500 руб.
в сутки — для
загранкомандировок

Не начисляются.
Если подтверждающих
документов нет, то
возмещаемая сотруднику
сумма не облагается
взносами в пределах
норм, установленных в
локальном нормативном
акте. Если такие
нормы вы не
установили, то срочно
дополните свое
положение о
командировках порядком
возмещения работникам
неподтвержденных
расходов, чтобы
избежать уплаты
взносов

Не учитываются для целей налогообложения прибыли расходы на обслуживание
в барах, ресторанах, в номере, а также плата за пользование рекреационно-
оздоровительными объектами (например, фитнес-залом, сауной и т.д.)

Расходы на
оформление и
выдачу виз,
загранпаспортов,
ваучеров,
приглашений и т.п.

Учитываются
в расходах
без
ограничений

Не удерживается

Не начисляются

Оплата услуг связи

Оплата услуг
VIP-залов (залов
повышенной
комфортности)
аэропортов

Обосновать расходы на оплату VIP-залов можно, например, так: обслуживание
в VIP-зале обеспечивает доступ к телефонной и иным видам связи, а также
доступ в Интернет, что позволяет командированному сотруднику оперативно
решать производственные задачи, требующие его участия

"Командировочный" НДС

И в завершение — несколько слов об НДС по командировочным расходам. Некоторые компании приобретают билеты через специализированные агентства, которые выставляют счет-фактуру с НДС. При этом в самих билетах НДС не выделен (Пункт 7 ст. 171 НК РФ). Минфин говорит, что в такой ситуации при наличии счета-фактуры никаких препятствий для вычета нет. Однако случается, что налоговики отказывают в вычете налога. По их мнению, вычет НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно возможен только на основании проездного документа (билета), в котором НДС выделен отдельной строкой, поскольку этого требует Постановление N 914. И организациям приходится искать правды в судах, которые встают на их сторону.

Чтобы в описанной ситуации не нарываться на конфликт с налоговиками, можно попросту не "светить" выставленный вам счет-фактуру, а стоимость приобретенных билетов списать целиком на расходы.

Организация налогового учета, Расходы

Командировочные расходы. Отражение в налоговом учете

Заключить контракт с зарубежными партнерами, закупить оборудование или организовать работу филиала в другом регионе — эти и многие другие производственные задачи можно решить только отправив сотрудников в командировку. При этом работникам возмещают расходы на проживание в гостинице, проезд и, кроме того, выплачивают суточные. Перед бухгалтером фирмы встает вопрос: в каких регистрах налогового учета их нужно отразить? Можно ли не вести регистры, а использовать для расчета налога на прибыль данные бухгалтерского учета? Ответы на эти вопросы вы узнаете из нашего материала.

Какие командировочные расходы учитывают при налогообложении?

Скажем сразу, что учесть при налогообложении расходы на командировку вы сможете только в том случае, если поездка связана с деятельностью предприятия. Этого требуют налоговые органы. На это указано в п.9 разд.5.4 Методических рекомендаций по применению главы 25 Налогового кодекса РФ "Налог на прибыль организаций". Но сначала давайте разберемся, какие затраты организации считаются командировочными. Для этого обратимся к п.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ. Здесь сказано, что в состав прочих расходов, которые уменьшают налогооблагаемый доход, включают следующие затраты: на проезд к месту командировки и обратно, на проживание в гостиницах, суточные, на оформление виз, паспортов и приглашений. Кроме того, к командировочным расходам относят различные сборы: консульские, аэродромные, за право въезда, транзита и т.д. На самых распространенных из них остановимся подробнее.

Итак, расходы на проезд. Прежде всего, это стоимость билетов на самолет или поезд. А также деньги, уплаченные за услуги по предварительной продаже (бронированию) билетов и за страховку пассажиров. Кроме того, это оплата постельных принадлежностей в поездах и проезда общественным транспортом (кроме такси) к станции (пристани, аэропорту). На все эти расходы можно уменьшить налогооблагаемый доход без ограничений. Единственное условие: такие расходы должны быть документально подтверждены. То есть у вас на руках должны быть билеты, квитанции и другие документы. А как быть, если, скажем, билеты утеряны, но директор все же решил оплатить проезд командированному? В этом случае учесть затраты на проезд при налогообложении вам не удастся. Впрочем, можно обратиться в кассы вокзала или в авиакомпанию, где покупали билеты. И если вам там помогут — выпишут документы, подтверждающие, что работник действительно купил билеты, тогда, рассчитывая налог на прибыль, можно будет на их стоимость уменьшить доходы.

Теперь поговорим о затратах на проживание в гостиницах. Сюда же относят и стоимость дополнительных услуг, оказываемых отелями. Скажем, суммы, потраченные в парикмахерской или прачечной гостиницы. Все расходы на проживание также можно исключить из налогооблагаемых доходов. Никаких ограничений здесь нет. Нужны лишь счета из гостиницы. А как быть с затратами на жилье, если нет подтверждающих документов? Если речь идет о командировках в России, то бухгалтер должен возместить работнику расходы из расчета 12 руб. в сутки (Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729). Если же ваш сотрудник не привез соответствующие документы из-за рубежа, тогда нужно руководствоваться нормами, указанными в Приказе Минфина России от 4 марта 2002 г. N 15н. Правда, учесть такие расходы при налогообложении вы, разумеется, не сможете. Ведь расходы на жилье, возмещенные командированному, документами не оформлены.

Теперь о суточных. Их размер для целей налогообложения нормируется. Норматив установлен Правительством РФ в Постановлении от 8 февраля 2002 г. N 93. Здесь сказано, что организация вправе выплатить своему работнику не более 100 руб. за каждый день командировки в пределах России. Что же касается заграничных поездок — здесь для каждой страны установлена своя норма в долларах США (Приказ Минфина России от 12 ноября 2001 г. N 92н). Отразить суточные в налоговом учете несложно. Вам достаточно сравнить фактически истраченную сумму с нормативной величиной. Ту часть, что соответствует нормативу, исключают из налогооблагаемого дохода. Сверхнормативные расходы при налогообложении прибыли не учитывают.

Как получить данные о командировочных расходах из бухучета для расчета налога на прибыль?

В этом случае нужно взять дебетовый оборот субсчета "Командировочные расходы" счета 26 "Общехозяйственные расходы" (или счета 44 "Расходы на продажу"). Однако может быть, что командировка связана с покупкой какого-то имущества, скажем, партии материалов, и расходы на командировку включены в их стоимость. Ведь на счете 10 "Материалы" учитываются все фактические затраты по приобретению материалов. В этом случае нужно взять сумму, списанную с кредита субсчета "Расчеты по командировочным" счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 10 "Материалы".

Однако суммы командировочных расходов, которые взяли из бухучета, для целей налогообложения придется скорректировать. Ведь в бухгалтерском учете суточные не нормируются. Значит, суммы, отраженные там, нужно уменьшить на сверхнормативные суточные, а также на те расходы командированного, которые не подтверждены документами. Для этого составляют специальный расчет. Его можно составить в произвольной форме.

Пример 1. ЗАО "Продэкспорт" 23 мая 2003 г. направило своего сотрудника, Лалетина А.П., в Венгрию на 4 дня (с 23 по 26 мая 2003 г.). Цель командировки — заключить контракт на импорт в Россию консервированных овощей.

В приказе руководителя было сказано, что при командировках в Венгрию работникам выплачивают суточные из расчета 53 долл. США в день (то есть в пределах установленных норм), а по территории России — 500 руб. Сотруднику выдали аванс — 600 долл. США и 25 000 руб.

23 мая 2003 г., когда валюту получили в банке и выдали ее работнику, курс доллара США, установленный Центральным банком РФ, составил 30 руб. 83 коп. Такой же курс сохранился и на день, когда был утвержден авансовый отчет (26 мая 2003 г.).

Вернувшись из командировки, Лалетин А.П. представил в бухгалтерию: отчет (форма N Т-10а) о выполнении задания, копию загранпаспорта, авиабилет Москва — Будапешт — Москва стоимостью 23 700 руб.

А вот документа, подтверждающего расходы на проживание, то есть счета из гостиницы, у Лалетина А.П. не было. Поэтому бухгалтер рассчитал расходы по найму жилого помещения исходя из норм, установленных Приказом Минфина России от 4 марта 2002 г. N 15н. Для командировок в Венгрию эта норма составляет до 75 долл. в сутки. Итого затраты на проживание составили 300 долл. США (4 дн. x 75 USD), а суточные за рубежом — 159 долл. США (53 USD x 3 дн.).

Всего работник израсходовал:

  • 23 700 руб. — стоимость билета на самолет;
  • 500 руб. — суточные за день прибытия в Россию;
  • 4901,97 руб. (159 USD x 30,83 руб/USD) — суточные за рубежом;
  • 9249 руб. (300 USD x 30,83 руб/USD) — затраты на проживание в гостинице.

То есть бухгалтер включил в общехозяйственные расходы предприятия командировочные в сумме:

23 700 руб. + 500 руб. + 4901,97 руб. + 9249 руб. = 38 350 руб. 97 коп.

В учетной политике для целей налогообложения записано, что налогооблагаемая прибыль рассчитывается путем корректировки данных бухгалтерского учета. А отчетными периодами по налогу на прибыль являются I квартал, первое полугодие и 9 месяцев.

Чтобы упростить пример, предположим, что больше в первом полугодии командировок не было.

В бухгалтерском учете ЗАО "Продэкспорт" были сделаны записи.

23 мая 2003 г.:

Дебет 71 Кредит 50

  • 25 000 руб. — выданы Лалетину А.П. деньги в рублях на командировочные расходы;

Дебет 71 Кредит 50

  • 18 498 руб. (600 USD x 30,83 руб/USD) — выдана Лалетину А.П. валюта на командировочные расходы.

26 мая 2003 г.:

Дебет 50 Кредит 71

  • 800 руб. (25 000 — 23 700 — 500) — внесены в кассу оставшиеся рубли;

Дебет 50 Кредит 71

  • 4347 руб. 03 коп. ((600 USD — 159 USD — 300 USD) x 30,83 руб/USD) — внесена в кассу неизрасходованная валюта;

Дебет 26 субсчет "Командировочные расходы" Кредит 71

  • 38 350 руб. 97 коп. — включены в состав общехозяйственных расходов затраты на командировку в Венгрию.

Чтобы скорректировать данные бухучета для целей налогообложения, бухгалтер ЗАО "Продэкспорт" составил следующий расчет.

Корректировка командировочных расходов для целей налогообложения за первое полугодие 2003 года

N
п/п
Показатели Сумма,
руб.
1 Общехозяйственные расходы, списанные с кредита
субсчета "Командировочные расходы" счета 26
в дебет субсчета "Себестоимость продаж" счета 90,
в том числе:
1.1 — расходы на проезд 23 700
1.2 — затраты на проживание 9 249
1.3
1.4
суточные
— по России
— за рубежом
500
4 901,97
Итого по строке 1: 38 350,97
2 В целях налогообложения сумма командировочных
расходов уменьшается на:
а) сумму, превышения фактически выплаченных
суточных над их нормативной величиной
по территории России (100 руб/сут.)
400
б) сумму превышения фактически выплаченных
суточных над их нормативной величиной за границей
(по нормам Постановления Правительства РФ
от 8 февраля 2002 г.

N 93)

в) сумму возмещения затрат на жилье в России,
которые документами не оформлены
г) сумму возмещения затрат на жилье за границей,
которые документами не оформлены
9 249
Итого по строке 2: 9 649
3 Командировочные расходы, учитываемые при
налогообложении прибыли (строка 1 — строка 2)
28 701,97

Бухгалтер ЗАО "Продэкспорт" 28 701,97 руб.

5. Учет расходов по зарубежным командировкам

покажет по строке 010 Приложения N 3 к листу 02 Декларации по налогу на прибыль организаций за первое полугодие 2003 г.

Как отразить командировочные расходы в регистрах налогового учета, которые рекомендует МНС России?

Теперь рассмотрим, как отразить командировочные расходы организации, которая ведет налоговый учет отдельно от бухгалтерского. В этом случае часто применяют регистры, которые разрабатывают по рекомендациям МНС России. Их можно найти на сайте в Интернете по адресу www.nalog.ru/system.shtml.

Как мы уже отмечали, командировочные расходы отражают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Поэтому в налоговом учете сумму, которая уменьшает налогооблагаемый доход, нужно указать в Регистре учета прочих расходов. А как определить такую сумму? Специального регистра для расчета этой величины МНС России не предлагает. Поэтому расчет можно оформить в произвольной форме. А уже из этого расчета информацию переносят в регистр.

Пример 2. Изменим условия примера 1.

Предположим, что ЗАО "Продэкспорт" ведет налоговый учет отдельно от бухгалтерского в регистрах, разработанных по рекомендациям МНС России.

В конце мая 2003 г. бухгалтер ЗАО "Продэкспорт" составил справку:

——————————————————————¬
¦ Расчет величины командировочных расходов, ¦
¦ которая уменьшает налогооблагаемые доходы ¦
¦ за полугодие 2003 г. ¦
¦ ¦
¦ 1. Фактические командировочные расходы — 38 350,97 руб. ¦
¦ 2. Суточные, которые превышают норматив, — 400 руб.¦
¦((500 руб. — 100 руб.) x 1 дн.). ¦
¦ 3. Затраты на проживание, рассчитанные по нормам и не¦
¦подтвержденные документами, — 9249 руб. ¦
¦ 4. Сумма командировочных расходов, учитываемая в целях¦
¦налогообложения в составе прочих расходов, связанных с¦
¦производством и реализацией, — 28 701,97 руб. (38 350,97 — 400 -¦
¦9249). ¦
¦ Расчет составил ¦
¦главный бухгалтер ЗАО "Продэкспорт" Оботнина Ж.О.¦
L——————————————————————

В конце июня 2003 г. командировочные расходы, которые уменьшают налогооблагаемый доход, бухгалтер ЗАО "Продэкспорт" отразил в таком регистре налогового учета.

Регистр учета прочих расходов текущего периода

Дата
операции
Вид расхода Наименование
объекта
(операции)
Сумма,
руб.
Общая сумма
расходов, руб.
30.06.2003 Расходы на
командировки
Командировка
Лалетина А.П. в
Венгрию в с
23 мая по
26 мая 2003 г.
28 701,97 28 701,97

И.А.Феоктистов

Бухгалтерский учет и налогообложение командировочных расходов

Командировочные расходы возникают практически на каждом предприятии. Поэтому бухгалтеру важно знать порядок их учета и налогообложения. Тем более что совсем недавно Федеральный закон от 29 мая 2002 г. N 57-ФЗ внес в него определенные изменения.

В соответствии со ст.166 Трудового кодекса командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в командировку ему гарантируются сохранение среднего заработка и возмещение понесенных расходов, связанных с командировкой. Это могут быть расходы:

  • связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • по найму жилого помещения;
  • по проезду к месту командировки и обратно;
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Примечание. Порядок отражения в бухгалтерском учете затрат на командировку зависит от цели поездки. Если она связана с производством и реализацией продукции или управлением предприятием, то затраты по командировке следует отражать на соответствующих счетах: 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы" или 44 "Расходы на продажу".

Когда работник направлен в командировку для приобретения имущества, затраты учитываются в стоимости этого имущества. Ну а если командировка была связана с получением внереализационных доходов, тогда затраты на нее включаются в состав внереализационных расходов и отражаются на счете 91, субсчет "Прочие расходы".

Налогообложение каждого вида командировочных расходов имеет ряд особенностей. Рассмотрим их по порядку.

Суточные

В соответствии со ст.168 Трудового кодекса каждое предприятие вправе устанавливать свой порядок выплаты суточных командированным работникам. Однако при этом общий размер выплаты не должен быть ниже суммы, рассчитанной исходя из норм, установленных для бюджетных организаций, за каждый день командировки.

Сейчас норма суточных для командировок в пределах России для бюджетных предприятий установлена Приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. N 49н и составляет 100 руб. Нормы суточных при зарубежных командировках утверждены Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. N 92н.

В бухгалтерском учете суточные включаются в расходы в полном объеме. В налоговом учете происходит иначе. При расчете налога на прибыль суточные учитываются только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93. Следует отметить, что почти все они совпадают с минфиновскими, о которых речь шла выше. Исключением являются только нормы, установленные для командировок в Афганистан: Минфином установлена норма в 97 долл., а Правительством — только в 65 долл.

В соответствии с п.3 ст.217 Налогового кодекса с суммы суточных, выплаченных сверх норм, предприятие должно удержать налог на доходы физических лиц. Кодекс не уточняет, какие нормы нужно применять для расчета НДФЛ, поэтому предприятие может самостоятельно выбрать удобные для себя нормы. Тем более что в большинстве случаев выбор не повлияет на налогообложение.

Кроме того, на сумму сверхнормативных суточных надо начислить страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Как следует из положений п.3 ст.236 и пп.2 п.1 ст.238 Налогового кодекса, суточные не облагаются ЕСН как в пределах, так и сверх норм. Не нужно на них начислять и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

Пример. Работник ЗАО "Актив" И.С.

Оформление зарубежной командировки

Иванов находился 4 дня в командировке, связанной с созданием нового филиала. На основании приказа руководителя предприятие выплачивает суточные в размере 300 руб. в день. 5 августа Иванову были выданы суточные на сумму 1200 руб. (300 руб. x 4 дн.). 12 августа работник представил авансовый отчет. Бухгалтер "Актива" сделал такие проводки:

5 августа

Дебет 71 Кредит 50

  • 1200 руб. — выданы суточные работнику;

12 августа

Дебет 26 Кредит 71

  • 1200 руб. — учтены расходы по командировке.

В конце августа бухгалтер "Актива" удержал из заработной платы Иванова налог на доходы физических лиц по выплаченным сверх норм суточным. Кроме того, он начислил на них страховые взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по тарифу 1,2 процента. В учете были сделаны проводки:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

  • 104 руб. ((4 дн. x (300 руб. — 100 руб.)) x 13%) — удержан налог на доходы физических лиц с суммы сверхнормативных суточных;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет "Расчеты по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"

  • 9,6 руб. ((4 дн. x (300 руб. — 100 руб.)) x 1,2%) — начислены страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В налоговом учете суточные включены в состав прочих расходов только в пределах норм — в размере 400 руб. (100 руб. x 4 дн.).

Расходы по найму жилого помещения

Документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения для командированного работника учитываются для целей обложения налогом на прибыль в полном объеме. Они не облагаются единым социальным налогом и налогом на доходы физических лиц, а также страховыми взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

До принятия Федерального закона от 29 мая 2002 г. N 57-ФЗ суммы НДС, уплаченные гостиницам за наем жилого помещения, можно было выделить по расчетной ставке 16,67 процента и принять к вычету.

Пример. В мае 2002 г. сотрудник ООО "Пассив" А.Н. Петров был направлен в командировку для заключения договора на приобретение основного средства. Фактические расходы на проживание Петрова составили 1575 руб., в том числе налог с продаж — 75 руб. Бухгалтер рассчитал, что он может принять НДС по расходам на проживание Петрова к вычету в сумме 250 руб. ((1575 руб. — 75 руб.) x 16,67%). В учете были сделаны проводки:

Дебет 08 Кредит 71

  • 1325 руб. (1575 — 250) — расходы по найму жилого помещения учтены в стоимости основного средства;

Дебет 19 Кредит 71

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

  • 250 руб. — сумма НДС принята к вычету.

Поправки, внесенные Федеральным законом N 57-ФЗ в ст.171 Налогового кодекса, исключили возможность налогоплательщиков определять суммы налога расчетным путем по ставке 16,67 процента. Проблема не возникает, если есть счет-фактура, по которому можно определить сумму НДС и принять ее к зачету. Но что делать, если счет-фактура отсутствует?

В соответствии с п.1 ст.172 НДС по расходам на проживание командированного работника может быть принят к вычету не только на основании счета-фактуры, но и на основании других документов. Это может быть, например, счет из гостиницы или чек ККМ. Однако для того, чтобы теперь зачесть НДС, сумма налога должна быть выделена в этих документах отдельной строкой.

Новая редакция ст.171 Налогового кодекса распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 г. Но если вы считаете, что эта поправка ухудшает ваше положение, то ее можно применять только с момента вступления Федерального закона N 57-ФЗ в силу, то есть с 1 июля 2002 г.

Расходы на проезд

Как и расходы по найму жилого помещения, расходы на проезд работника к месту командировки и обратно учитываются для целей обложения налогом на прибыль полностью. Конечно, при условии что они документально подтверждены. Налогом на доходы физических лиц, ЕСН и страховыми взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний они также не облагаются.

С 1 июля сумму НДС, уплаченную по расходам на проезд, можно принять к вычету, только если в проездном билете она выделена отдельной строкой. До принятия Федерального закона N 57-ФЗ ее можно было зачесть, выделив из стоимости билета по ставке 16,67 процента.

А.Ляско

Директор

аудиторской фирмы "Экспертиза финансов"

г. Москва