Займ сотруднику проводки


Как оформить заем сотруднику и отразить в «1С:Предприятии 8»

Выдаем заем сотруднику организации

Отношения сторон при заключении договора займа регулируются гл. 42 ГК РФ. Обычно основанием для рассмотрения и принятия решения о предоставлении займа является соответствующее заявление работника. На принятие решения в первую очередь влияет финансовое положение организации, а также ее заинтересованность в мотивации работника к долгосрочному сотрудничеству. Как оформить выдачу работнику займа? Какие проценты указать в договоре? Что делать, если работник увольняется до момента полного расчета по договору займа? Каковы налоговые последствия предоставления займов? На эти и другие вопросы мы ответили в представленном материале.

Правовое регулирование и документальное оформление займов

Как оформить выдачу работнику займа? Согласно п.

Выдача и возврат займа: проводки

1 ст. 807 ГК РФ по договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества. Договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей.

При выдаче займа сотруднику организация должна заключить с ним договор в письменной форме. Отметим, что по правилам п. 1 ст. 808 ГК РФ заключение такого договора обязательно, если его сумма превышает не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случае, когда заимодавцем является юридическое лицо, — независимо от суммы.

Сумма займа, указанная в договоре, может быть выражена в иностранной валюте, при этом заем должен предоставляться в рублях: согласно ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" выдавать займы в иностранной валюте предприниматели и российские организации, не являющиеся кредитными, не вправе.

Обратите внимание! В подтверждение договора займа и его условий может быть представлена расписка заемщика или иной документ, удостоверяющий передачу ему заимодавцем определенной денежной суммы или определенного количества вещей. Законодательство для сделок данного вида не требует нотариально заверять расписку.

Договор займа не может содержать оговорок, согласно которым взамен предоставленных денежных средств возвращаются иные вещи и наоборот, поскольку такая сделка будет квалифицироваться как договор купли-продажи.

Если договором предусмотрен целевой заем, то есть указано назначение займа, необходимо применять правила ст. 814 ГК РФ.

Какие проценты указать в договоре? На основании п. 1 ст. 809 ГК РФ заимодавец имеет право на получение с заемщика процентов на сумму займа в размерах и в порядке, определенных договором. При отсутствии в договоре условия о размере процентов их размер определяется существующей в месте жительства заимодавца (а если заимодавцем является юридическое лицо — в месте его нахождения) ставкой банковского процента (ставкой рефинансирования) на день уплаты заемщиком суммы долга или его части.

Законодательство не запрещает организациям предоставлять своим сотрудникам беспроцентные займы. При этом в п. 3 ст. 809 ГК РФ указано, что договор займа считается беспроцентным, если в нем прямо не предусмотрено иное, в случаях, когда:

  • договор заключен между гражданами на сумму, не превышающую пятидесятикратного установленного законом минимального размера оплаты труда, и не связан с осуществлением предпринимательской деятельности хотя бы одной из сторон;
  • по договору заемщику передаются не деньги, а другие вещи, определенные родовыми признаками.

Каков порядок выплаты процентов по договору займа? При отсутствии иного соглашения проценты выплачиваются ежемесячно до дня возврата суммы займа (п. 2 ст. 809 ГК РФ). На практике необходимо разработать график выплат и согласовать его с работником — получателем займа.

Федеральным законом N 284-ФЗ <1> ст. 809 ГК РФ был дополнен п. 4, согласно которому в случае возврата досрочно суммы займа, предоставленного под проценты в соответствии с п. 2 ст. 810 ГК РФ, заимодавец имеет право на получение с заемщика процентов по договору займа, начисленных включительно до дня возврата суммы займа полностью или ее части. Действие данного пункта распространяется на отношения, возникшие из договоров займа, заключенных до дня вступления в силу указанного Закона.

<1> Федеральный закон от 19.10.2011 N 284-ФЗ "О внесении изменений в статьи 809 и 810 части второй Гражданского кодекса Российской Федерации".

Каков порядок возврата займа? Заемщик обязан возвратить заимодавцу полученную сумму в срок и в порядке, которые предусмотрены договором займа (п. 1 ст. 810 ГК РФ). В случаях, когда срок возврата договором не установлен или определен моментом востребования, сумма займа должна быть возвращена заемщиком в течение 30 дней со дня предъявления заимодавцем требования об этом, если иное не предусмотрено договором.

Возврат займа и уплата процентов по нему осуществляются, как правило, либо внесением денежных средств в кассу организации, либо посредством удержания суммы займа и процентов из заработной платы работника. Последний способ является наиболее удобным. При этом соответствующие условия о погашении нужно прописать или в договоре, или в дополнительном соглашении к нему. В случае удержания денег из зарплаты следует помнить о правиле ст. 138 ТК РФ: общий объем удержаний не может превышать 20% начисленной зарплаты.

К сведению. Удержания, производимые по распоряжению работника, не уменьшают налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Это означает, что сначала необходимо исчислить с зарплаты НДФЛ, а затем произвести удержание процентов и платежа за пользование займом.

Имейте в виду, что даже если работник — получатель займа настаивает на удержании из зарплаты сумм, превышающих названные 20%, работодатель не вправе это сделать. В таком случае суммы, превышающие установленный размер, работник вносит наличными деньгами в кассу.

Для отражения операции по удержанию ежемесячных платежей по займу из зарплаты в целях ведения налогового учета составляется акт о взаимозачете. Форма такого акта не установлена, но в нем следует указать:

  • информацию о периоде, за который начисляется зарплата, и ее размере;
  • сумму платежа по займу;
  • остаток долга работника.

Можно ли вернуть заем досрочно? Заемщик может досрочно возвратить сумму беспроцентного займа, если иное не предусмотрено договором займа.

Пунктом 2 ст. 810 ГК РФ в редакции Федерального закона N 284-ФЗ установлено следующее: сумма займа, предоставленного под проценты заемщику-гражданину для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью, может быть возвращена заемщиком-гражданином досрочно полностью или по частям при условии уведомления об этом заимодавца не менее чем за 30 дней до дня такого возврата. Сумма займа, предоставленного под проценты в иных случаях, может быть возвращена досрочно с согласия заимодавца.

Обратите внимание! Договором займа может быть установлен более короткий срок уведомления заимодавца о намерении заемщика возвратить денежные средства досрочно.

Сумма займа считается возвращенной в момент передачи ее заимодавцу или зачисления соответствующих денежных средств на его банковский счет.

Каковы последствия нарушения заемщиком договора займа? В случаях, когда заемщик не возвращает в срок сумму займа, на эту сумму начисляются подлежащие уплате проценты в размере, предусмотренном п. 1 ст. 395 ГК РФ, со дня, когда она должна была быть возвращена, до дня ее возврата заимодавцу (независимо от уплаты процентов, предусмотренных п. 1 ст. 809 ГК РФ).

К сведению. В п. 1 ст. 395 "Ответственность за неисполнение денежного обязательства" ГК РФ установлено, что за пользование чужими денежными средствами вследствие их неправомерного удержания, уклонения от их возврата, иной просрочки в их уплате либо неосновательного получения или сбережения за счет другого лица подлежат уплате проценты на сумму этих средств. Размер процентов определяется существующей в месте жительства кредитора (а если кредитором является юридическое лицо — в месте его нахождения) учетной ставкой банковского процента на день исполнения денежного обязательства или его соответствующей части. При взыскании долга в судебном порядке суд может удовлетворить требование кредитора, исходя из учетной ставки банковского процента на день предъявления иска или на день вынесения решения. Эти правила применяются, если иной размер процентов не установлен законом или договором.

Если договором займа предусмотрено его возвращение по частям (в рассрочку), то при нарушении заемщиком срока, установленного для возврата очередной части займа, заимодавец вправе потребовать досрочного возврата всей оставшейся суммы займа вместе с причитающимися процентами.

Что делать, если работник увольняется до момента полного расчета по договору займа? Такую ситуацию желательно предусмотреть на этапе составления договора займа. В частности, можно установить обязанность досрочно погасить заем при увольнении.

Если работник не выполнит требование, у компании будет основание для того, чтобы обратиться в суд. Уточним, что исковое заявление работодатель подает в суд по месту жительства сотрудника-должника (ст. 28 ГПК РФ). Срок подачи заявления — три года со дня, следующего за днем, когда заемщик должен был вернуть сумму займа (ст. ст. 196, 200 ГК РФ). Если срок пропущен, его можно восстановить, подав в суд соответствующее ходатайство с указанием уважительной причины, из-за которой обращение в суд не было произведено своевременно (ст. 205 ГК РФ).

К другим обеспечительным мерам относятся залог и поручительство третьих лиц. В таком случае при невыполнении обязательств по договору займа работодатель обращает взыскание на заложенное имущество или требует погашения долга от поручителей.

Налоговые последствия предоставления займов сотрудникам

Влияют или нет суммы выданных займов на налог на прибыль? Выданные работникам займы не учитываются в составе расходов в целях исчисления прибыли на основании п. 12 ст. 270 НК РФ. Сумма займа, возвращенная работником, также не влияет на налогооблагаемую базу, поскольку не включается в доходы организации.

Если сумма займа выражена в иностранной валюте, то ее пересчет в рубли и исчисление суммы процентов производятся по курсу этой валюты, устанавливаемому ЦБ РФ на дату его выдачи (начисления процентов), отчетные даты и на момент возврата займа (получения процентов) (п. п. 1, 5, 7 ПБУ 3/2006 <2>). При таком пересчете могут возникать курсовые разницы. Отрицательные курсовые разницы признаются прочими расходами, а положительные — прочими доходами (п. п. 3, 11 — 13 ПБУ 3/2006, п. 11 ПБУ 10/99 <3>, п. 7 ПБУ 9/99 <4>).

<2> Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006), утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н.
<3> Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.
<4> Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н.

Что касается процентов за пользование займами, причитающимися к получению, они подлежат включению в состав внереализационных доходов (абз. 2 п. 4 ст. 328, п. 6 ст. 250, п. 6 ст. 271 НК РФ).

При этом следует отметить, что в соответствии с п. 24.1 ст. 255 НК РФ организации вправе учитывать в целях налогообложения прибыли суммы возмещения работникам затрат по уплате процентов по займам (кредитам) на приобретение или строительство жилого помещения. Такое возмещение учитывается в размере, не превышающем 3% суммы расходов на оплату труда.

Учитываются ли займы в расходах организаций, применяющих УСНО? Выдача займов работникам не является для "упрощенцев" расходом (п. 1 ст. 346.16 НК РФ), а возврат денег заемщиком, как и в случае с налогом на прибыль, — доходом (пп. 10 п. 1 ст. 251, пп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ). Позиция контролирующих органов по данному вопросу представлена в Письме Минфина России от 29.06.2011 N 03-11-11/104.

Когда у работника — получателя займа возникает материальная выгода, подлежащая обложению НДФЛ? Сумма займа не может быть включена в налогооблагаемый доход работника, поскольку носит возвратный характер. Однако при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые были им получены в денежной или в натуральной форме либо право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, под которой, в частности, понимают выгоду, полученную от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций или индивидуальных предпринимателей (п. 1 ст. 210, ст. 212 НК РФ).

Напомним, что в ст. 41 НК РФ доход определяется как экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с гл. 23 НК РФ.

Материальная выгода от экономии на процентах за пользование заемными средствами является доходом работника, который необходимо учитывать в его налоговой базе по НДФЛ. Облагаемый доход в виде такой выгоды возникает у заемщика в следующих случаях:

  • по условиям договора займа предусмотрена уплата процентов по ставке, составляющей менее 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ;
  • выданный заем является беспроцентным.

Приведем формулу расчета материальной выгоды в случае предоставления беспроцентного займа, выданного в рублях:

2/3 ставки
Материальная выгода Сумма рефинансирования 365 Количество
по беспроцентному = займа x на дату возврата / (366) x календарных дней
займу займа дней пользования займом

Если заем предоставлен под проценты, ставка которых ниже ставки ЦБ РФ, то материальная выгода рассчитывается по следующей формуле:

2/3 ставки Количество
Материальная Сумма рефинансирования 365 календарных дней
выгода = займа x на дату возврата / (366) x в периоде, за
займа — ставка дней который начисляются
по договору проценты

Ставка НДФЛ по материальной выгоде составляет 35% (п. 2 ст. 224 НК РФ). На основании п. 2 ст. 212 НК РФ организация как налоговый агент обязана определить базу по НДФЛ, исчислить налог и заплатить его в бюджет.

Фактической датой получения доходов в виде материальной выгоды следует считать соответствующую дату возврата заемных средств (Письма Минфина России от 23.09.2011 N 03-04-06/6-236, от 25.07.2011 N 03-04-05/6-531, от 16.05.2011 N 03-04-05/6-350).

Отметим, что при ежемесячном погашении займа посредством удержаний из заработной платы датой возврата займа признается последний день месяца, за который работнику начислен доход за выполненные трудовые обязанности. Удержание у налогоплательщика начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых им налогоплательщику (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ), но не ранее даты фактического получения дохода. Перечислить в бюджет сумму исчисленного и удержанного налога с доходов, полученных налогоплательщиком в виде материальной выгоды, налоговый агент обязан не позднее дня, следующего за днем фактического удержания НДФЛ (абз. 2 п. 6 ст. 226).

Облагаются ли выданные займы страховыми взносами? Объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством для плательщиков страховых взносов — организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг (ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ <5>). При этом в соответствии с ч. 3 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), за исключением договоров авторского заказа, договоров об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательских лицензионных договоров, лицензионных договоров о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

<5> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

Как было отмечено выше, договор займа признается гражданско-правовым, по которому одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества. То есть по данному договору передаются права собственности на деньги либо вещи, определенные родовыми признаками, а не на выполненные работы или оказанные услуги.

Соответственно, выплаты по договору займа и проценты по нему на основании п. 1 ст. 807 ГК РФ и ч. 3 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ не относятся к объектам обложения страховыми взносами. Позиция чиновников по данному вопросу представлена в Письме Минздравсоцразвития России от 19.05.2010 N 1239-19.

Начисляются ли страховые взносы на сумму материальной выгоды в случае предоставления работнику беспроцентного займа? Материальная выгода, возникающая у работника при получении им беспроцентного займа от работодателя, не является выплатой, начисленной в пользу работника в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг, следовательно, не признается объектом обложения страховыми взносами в соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ.

Какие налоги и сборы следует заплатить, если работодатель не настаивает на возврате работником займа? Если работодатель простит работнику сумму долга по договору займа полностью или частично, то на такую сумму необходимо начислить страховые взносы. Соответствующие разъяснения Минздравсоцразвития представлены в Письмах от 21.05.2010 N 1283-19, от 17.05.2010 N 1212-19. Датой получения дохода в этом случае будет день подписания соглашения о прощении долга. Если прощение долга оформлено как дарение, то страховые взносы не начисляются. К таким выводам пришло Минздравсоцразвития в Письме от 27.02.2010 N 406-19.

Кроме того, в случае прощения долга у работника возникает доход, облагаемый НДФЛ по ставке 13% (ст. 41, п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 224 НК РФ). При этом датой получения дохода работником будет день подписания соглашения о прощении долга.

Н.И.Будакова

Эксперт журнала

"Отдел кадров

коммерческой организации"


Порой, случаются непредвиденные ситуации, когда человеку срочно необходимы деньги. Обычно в таких случаях, обычно обращаются в банк и оформляют потребительский кредит. Но, существует и другой способ получения денежного займа. На некоторых предприятиях в России практикуется ссуда на работе для работников.

Оформление ссуды на работе
Бухгалтерия компании оформляет все документы на получение кредита и рассчитывает выплаты по договору, а деньги выдаются наличными через кассу или перечисляются на зараплатную карточку заемщика. Понятно, что дальше все финансовые расчеты проводятся с банком, в котором обслуживается предприятие, а компания является поручителем сотрудника.
Для получения ссуды на работе сотруднику нужно написать заявление на имя управляющего компанией. Паспорт и другие документы предоставлять не требуется, так как необходимые личные данные заемщика у работодателя уже есть. В заявлении указывается сумма займа и целевое назначение.

Проводки при выдаче беспроцентного займа сотруднику

После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает соответствующий приказ или визирует документ, который передают в бухгалтерию для оплаты.
Ссуда на работе – удобно и выгодно
Работник предприятия должен понимать, что ссуда на работе – менее хлопотный процесс, чем оформление кредита в банке. Получение такого займа во многом зависит от стажа работы и деловых качеств сотрудника. И, возможно, человеку предоставят беспроцентный или выгодный кредит.

Согласно законодательству, получение процентов по ссуде является одним из видов дохода предприятия и должны отражаются в отчетных документах. И, естественно, что работодатель будет удерживать с заемщика подоходный налог. Но, безусловно, ссуда на работе не сравнится с большими переплатами при банковском кредитовании.
Нужно серьезно отнестись к моральному аспекту. И руководство, и сотрудник несут определенные обязательства, поэтому, в случае непредвиденных ситуаций одна из сторон может пострадать.
Существует и другой вид займа на предприятии – «касса взаимопомощи». Если в компании работает профсоюзная организация, сотрудник является членом профсоюза и ежемесячно платит взносы, он вправе обратиться для получения ссуды. Возврат денег производится частями, которые удерживаются с заработной платы.
Некоторые компании сотрудничают с кредитными союзами, выдающими микро-займы. Минимальный пакет документов и заполнение заявления-анкеты позволят быстро получить нужные деньги.

Оставить комментарий

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *