Закон об архиве

Организация обязана хранить документы, касающиеся личного состава.

Документация по личному составу: что это такое и как правильно ее вести

Об этом сказано в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее – Закон № 125-ФЗ). Сроки хранения таких документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, которые предусмотрены ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ.

Документы по личному составу представляют собой архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). К ним относится трудовой договор, график отпусков, трудовая книжка, табель учета рабочего времени, личная карточка сотрудника и т.д.

Благодаря поправкам, принятым Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ и вступившим в силу с 13.03.2016, срок хранения указанных документов изменился.

Теперь по новой статье 22.1 Закона № 125-ФЗ документы по личному составу (за исключением документов, указанных в ч. 3 ст. 22.1), созданные до 2003 года, хранятся:

  • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

Если указанные документы созданы начиная с 2003 года, то хранить их необходимо:

  • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

Отметим, что ранее положения Закона № 125-ФЗ не связывали срок хранения документов по личному составу с датой их создания. Поэтому срок хранения (независимо от даты создания) составлял 75 лет (пп. "б" п. 4 ст. 22 Закона № 125-ФЗ в предыдущей редакции, п. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

<<< Назад

Основы законодательства РФ об архивном деле.

Стр 1 из 3Следующая ⇒

Основы законодательства РФ об архивном деле.

Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.

Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону. В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ.

Федеральные и ведомственные архивы РФ

Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части — государственную и негосударственную. Хранение государственной части Архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами.

Государственные архивы подразделяются на федеральные и субъектов федерации. Федеральные архивы осуществляют хранение документов в строгом соответствии с профилем архива и списками источников комплектования.

Государственные архивы

Основные направления деятельности гос. архивов:

— обеспечение сохранности документов;

— организация учета документов;

— создание научно-справочных документов и информационно-поисковых систем (ИПС);

— комплектование архивов новыми данными;

— организация использования документов;

— публикация документов.

  • Государственные архивы федерального уровня

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

Российский государственный архив древних актов (РГАДА)

Российский государственный исторический архив (РГИА)

Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ)

  • Государственные архивы регионального уровня

Национальный архив Республики Адыгея

Центральный государственный архив Удмуртской Республики (ГУ «ЦГА УР»)

Государственный архив Мурманской области (ГАМО)

  • Муниципальные архивы

Ведомственные архивы

Ведомственные архивы подразделяются на 5 групп:

  • архив организации;
  • центральный архив;
  • центральный отраслевой архив;
  • объединённый ведомственный архив;
  • объединённый межведомственный архив.
  • Ведомственные архивы федерального уровня

Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦАМО)

Центральный музей Великой Отечественной войны 1941—1945 гг. на Поклонной горе

Архив военно-медицинских документов при Военно-медицинском музее Министерства обороны Российской Федерации

Центральный архив Федеральной службы безопасности России (ЦА ФСБ)

  • К ведомственным архивам относятся также:

Архивы органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) в субъектах Российской Федерации

Архивы железных дорог (по региональным управлениям железных дорог)

  • Ведомственные архивы регионального уровня:

Межведомственный архив администрации Воронежа

Самарский городской межведомственный архив по личному составу

Архив управления образования Тамбовской области

  • Негосударственные архивы

Основные задачи и функции государственных архивов

Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы

Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации.

Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов.

Государственные архивы— это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации. Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации.

Сроки хранения документов

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций — 15 лет;

2) для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации — 10 лет;

3) для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций — 5 лет;

4) для отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния — 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации — 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;

е) научной документации — 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов — 5 лет;

з) видео- и фонодокументов — 3 года.

Принципы учета документов Архивного фонда РФ.

Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Организация гос. учета Д. осуществляется по регламенту. Учет служит средством обеспечения сохранности Д.

К единицам учета относятся:

* книга фондов (список фондов), где ежегодно делаются записи о поступлениях в фонды; раз в три года происходит полный учет о составе и содержании документов – составляется сводный паспорт архива и отправляется в Росс. Архив.

* книги учета поступлений Д., которые ведутся в зависимости от вида документов.

* лист фонда, в котором отмечаются все переименования фондообразователя (для изучения истории Д.). в листе фонда учитывается каждая опись по отдельности.

* опись – основной учетный Д. в ней каждое дело идентифицируется, обозначены хронологические рамки, есть итоговая запись. Есть также реестр описей, который объединяет в себя все описи.

* отдельные учетные Д. составляются на особо ценные дела.

Учет описей ведет главный хранитель фондов.

Учет ведется в электронном формате. Есть специальный программный комплекс, где ведется весь учет и через который можно осуществить поиск и систематизацию, т.к. все это соединяется в рубрикатор, в котором легко ориентироваться.

Порядок проверки наличия архивных документов.

В плановом порядке проводятся проверки физического состояния Д. (15-25 лет). Проверка проводится с описью фонда, выявляются и устраняются недостатки. Утерянный Д. находится в розыске год, а затем принимается решение о том, что с ним делать дальше (например, списать). На особо ценные дела создается страховой фонд – такие дела переснимаются или с них делаются копии.

Требование к зданиям архивов, оборудование, применяемое в архивах

Для хранения документов.

Комплекс мер по обеспечению сохранности документов – создание нормальных условий хранения Д. и соблюдение надлежащих условий хранения, исключающих хищении и утрату.

Реконструируются и демонтируются здания архивов, выбираются здания, обеспечивающие нормальные условия хранения Д. они должны быть удалены от огнеопасных объектов, не находиться в зоне затопления и в зоне работы промышленных предприятий.

Здание архива состоит из хранилищ и подсобных помещений, в числе которых обязательны помещения для Д., впервые поступивших в архив. Такие Д. должны проходить акклиматизацию в течение 14 дней.

Архивохранилища от остальных помещений отгорожены толстыми кирпичными стенами, дверь в хранилище обита железом, отсутствует отопление и канализация, обязательно наличие кондиционера.

Хранение бумажных документов осуществляется при t +19 гр. (+/-1), для фото- видео-, фоно- документов нормы хранения другие. В хранилищах архивов есть специальные приборы для измерения температуры и влажности.

Необходима периодическая генеральная уборка – обеспыливание стеллажей и коробок, влажная уборка. Санитарно-гигиенический режим необходим для того, чтобы не появлялись насекомые и животные.

Соблюдение светового режима: если есть окна, то они должны находиться перпендикулярно по отношению к стеллажам, + необходимо использование приспособлений, затемняющих поток света.

Нужно рационально размещать Д. на металлических либо деревянных стеллажах. Можно также использовать раздвижные стеллажи, но тогда будет отсутствовать необходимая циркуляция воздуха.

Необходимо также соблюдать охранный режим. Каждый вечер все хранилища закрываются, пломбируются, ключи сдаются охране.

Виды архивных справочников.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми.

Архивные справочники делятся на виды, определяемые их целевым назначением:

  • Опись дел, документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учёта, закрепления их систематизации внутри фонда и их учёта. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учёта; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учёта, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учёта.
  • Путеводитель – архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные. Архивные (внутриархивные) путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кино-, фото-, фоно- документам архива. Межархивные путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам архивов; тематический путеводитель по фондам архивов; краткий справочник по фондам архивов.
  • Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный). Каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными. В архиве основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

Документы по личному составу

В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или логической последовательности.

  • Указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности – тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели. Указатели могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми, по форме – электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик – глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей – алфавитными, систематическими, хронологическими.
  • Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.

Основы законодательства РФ об архивном деле.

Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.

Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону. В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ.

123Следующая ⇒

Читайте также:


Service Temporarily Unavailable

Информация

О сроках хранения документов

Почему это важно?

Дело в том, что любая проверка автошколы со стороны любого ведомства, прежде всего опирается на предъявленную в ходе проверки документацию. В Предписании на проведение проверки всегда обозначен перечень документов, который должен быть предъявлен, при этом как правило, присутствует фраза «..и другие, необходимые для достижения результатов проверки, документы». Это мы все с Вами знаем. Однако, многие не знают другого.

В соответствии с Кодексом об Административных правонарушениях (КоАП), наказание не может быть наложено, если с момента обнаружения совершенного административного правонарушения прошло больше 3-х месяцев. Это не касается т.н. «длящихся правонарушений», но они, как правило, составляют значительное меньшинство. Подробно порядок наложения наказания описан в книге «Директору автошколы. Доступно и просто о законах». Из сказанного, прямо вытекает, что если в распоряжении проверяющих будут документы, характеризующие деятельность автошколы только за последние три месяца, то и круг возможных претензий с их стороны к деятельности автошколы значительно снизится.

С другой стороны, проверяющие всегда требуют предъявить им документы как минимум за предыдущие полтора – два года и законных оснований отказать им в этом нет (при наличии таких документов в автошколе). Иначе это будет расценено как невыполнение законного требования уполномоченного контролирующего лица и подлежит наказанию по тому же КоАП. Таким образом, единственной возможностью не демонстрировать проверяющим Вашу деятельность в полном объеме является законное отсутствие у Вас запрашиваемых документов. В связи с этим и встает вопрос о нормативных сроках хранения внутренней автошкольной учебно- и организационно-распорядительной документации.

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?

Обратимся к действующему законодательству.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" в статье 6 части 3 устанавливает, что Правительством РФ специально определяется уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, который утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Во исполнение этого положения закона, Правительством РФ установлено, что эта функция возлагается на Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. 

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182 и зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 г., рег. N 10194. В связи с этим отменен ранее действовавший "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

В новом приказе Минкульта перечислены более 1000 позиций различного рода типовых управленческих документов, сам Перечень размещен в виде таблицы более чем на 250-ти страницах, поэтому приводить его здесь нет никакой возможности и необходимости. Скажем только, что Перечень носит общий характер, не конкретизирован под отдельные виды деятельности и поэтому может служить только ориентиром для написания для каждой отдельно взятой организацией своих локальных нормативных актов, регулирующих внутренний документооборот. При этом, конечно, такие локальные акты не должны противоречить Приказу Минкульта, в котором установлены общие принципы утверждения сроков хранения внутренних документов.

Для того, чтобы понять эти принципы, следует все-таки дать себе труд познакомиться с полным текстом приказа. В этой статье мы разберем подходы только к учебной, кадровой и бухгалтерской документации.

Начнем с конца. 

Бухгалтерская документация. Конкретные сроки хранения отдельных видов бухгалтерской документации установлены в соответствии с требованием статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который обязывает организации хранить бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Под бухгалтерской документацией при этом понимаются не только сами первичные бухгалтерские документы, но и регистры бухгалтерского учета, а также финансовая отчетность организации. Одновременно с этим Налоговый кодекс предписывает обеспечивать сохранность данных налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Кадровая документация. В соответствии со статьей 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" документы по личному составу организации подлежат хранению в общем случае не менее 75-ти лет. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и государственным или муниципальным архивом.

Учебная документация. Здесь все гораздо запутаннее. Дело в том, что понятие «учебная документация» не формализовано ни в одном нормативном документе. Более того, поскольку организация образовательного процесса, в соответствии с законом «Об образовании в РФ» относится к исключительной компетенции самой образовательной организации, то и структура и перечень конкретной учебной документации разрабатывается и утверждается самой образовательной организацией. Соответственно, ею же и утверждаются сроки хранения используемой учебной документации. Правда, выше мы говорили, что в этом отношении локальные акты организации не могут противоречить Приказу Минкульта. Что же предполагает утвержденный Приказом Минкульта Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения"?

Большая часть Перечня посвящена организационно-распорядительной, кадровой и материально-финансовой сторонам деятельности организации. Среди этого списка есть позиции, соблюдение которых является обязательным для всех действующих хозяйствующих субъектов.

Конечно в первую очередь это учредительные, уставные, регистрационные, разрешительные документы. С ними в общем-то все ясно. Обратим внимание на позиции не слишком очевидные.

Так Перечень предписывает хранить Приказы, Распоряжения, документы к ним по основной (профильной) деятельности – постоянно. Таким образом, можно допустить, что в образовательной организации Приказы о формировании групп или об утверждении индивидуального графика обучения слушателя, о допуске к итоговой аттестации, о присвоении профессии и квалификации, о выдаче Свидетельства должны храниться в автошколе постоянно. Впрочем, поскольку конкретных наименований документов Перечень не предлагает, ничто не мешает сформировать этот перечень документов слегка по другому, о чем несколько ниже.

Перечень однозначно предписывает иметь и постоянно хранить в организации штатное расписание и штатные расстановки. Причем, если штатные расписания хранятся только текущие, то штатные расстановки хранятся 75 лет после каждого изменения в них. Также 75 лет хранятся Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц.

5 лет, после прекращения действия лицензии должны хранится копии актов, заключений, предписаний по результатам проверок по лицензированию и вся переписка с лицензионным органом по вопросам лицензирования. Столько же хранятся журналы, книги учета (регистрации) проверок, журналов, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний.

3 года хранятся отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности.

Прейскуранты, ценнники, тарифы на продукцию и услуги хранятся только текущие.

Обратите внимание. Срок хранения всех хозяйственных договоров и актов об их выполнении, в том числе и договоров оказания платных услуг – 5 лет с момента их завершения.

Новацией является требование хранить в течении 5-ти лет документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на Интернет-сайте.

Важным с точки зрения проведения проверок является требование хранить в течении 5-ти лет табели (графики), журналы учета рабочего времени.

Впрочем, большим вопросом является законность интереса к этим документам проверяющих, не представляющих государственную инспекцию по труду.  Из Перечня узнаем, что графики предоставления отпусков хранятся 1 год, а карточки учета отпусков – 3 года.

Отдельный раздел посвящен хранению документов по охране труда и технике безопасности. В силу его объемности имеет прямой смысл с ним познакомиться непосредственно. Там же обращает на себя внимание требование хранить в течение 5-ти лет переписку о проведении медицинских осмотров работников.

Различные документы по аттестации сотрудников хранятся от 1 года до 15 лет. Документы о повышении квалификации и переподготовке сотрудников должны храниться до 5-ти лет.

Как уже отмечалось, общих требований к срокам хранения учебной документации Перечень не устанавливает. Однако частный случай профессиональной образовательной деятельности – повышение квалификации, в нем приведен. Прямого отношения к другой образовательной деятельности, например к профессиональному обучению, эти требования не имеют, однако следует иметь в виду, что если разрешение спорной ситуации переносится в суд, то суд вполне может руководствоваться правилом т.н. «аналогии закона» и применить сказанное, в том числе и к деятельности автошкол.

Прежде чем рассуждать, как следует действовать, посмотрим что предписывает Перечень по отношению к организациям, осуществляющим повышение квалификации. 

Постоянному хранению подлежат:

— Примерные образовательные программы;

— Учебные планы, программы, задания;

10 лет должны храниться стенограммы лекций преподавателей;

5-ти летнему сроку хранения подлежат:

— Договоры о повышении квалификации работников;

— Ведомости учета часов работы преподавателей;

— Списки лиц, окончивших учебные заведения;

— Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений.

3 года хранятся:

— Графики работы учебных заведений;

— Книги учета контрольных работ.

1 год и не больше могут храниться:

— Курсовые и контрольные работы слушателей;

— Журналы учета занятий;

— Книги, журналы учета посещения занятий;

— Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов.

Если организация принимает решение об использовании в учебном процессе путевых листов (напомним, что это требование для автошкол не является обязательным. См. Справочник «Директору автошколы. Доступно и просто о законах»), то оформленные путевые листы должны храниться не менее 5-ти лет и регистрироваться в журнале учета путевых листов по форме № 8 (Постановление Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78), который также хранится не менее 5-ти лет с момента выдачи последнего путевого листа.

Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию согласно Перечню Минкульта рекомендуется хранить в течение 1-го года.

Попробуем сделать некоторые выводы.

Первое и основное. Если Вы полны решимости стоять исключительно на правовых позициях, отстаивая их в том числе и в возможных судах, то можете смело утверждать, что сроки хранения учебной документации в системе профессионального обучения не установлены ни одним нормативным актом. Если Вы хотите выбить из рук проверяющих всякие аргументы в пользу их взгляда на хранение документов, возьмите на вооружение приведенный выше Приказ Минкульта и, ссылаясь на него, разработайте свой внутренний нормативный локальный акт о порядке ведения, сроках хранения и порядке утилизации учебно-распорядительной документации. При этом Вам ничто не мешает подойти к делу творчески, в чем-то повторить Приказ Минкульта, а в чем-то, отступив от него, сделать все так, как Вам это будет удобно. Исходите из принципа разумности. Конечно, нельзя избавляться от документов, имеющих отношение к  еще не выпущенным Вами слушателям, хоть бы они и учатся у вас уже целый год. С другой стороны, не упускайте из виду сказанное выше. Наказать Вас можно только за нарушение, которое допущено Вами за последние три месяца. Поэтому, не слишком раздражая проверяющих, вполне можно предоставлять им возможность изучать документы полугодичной (максимум годичной) давности.

И еще. Налицо достаточно типичная для нашего законодательства ситуация. Хотя Приказ Минкульта требует хранить, например, договоры целых 5 лет после их окончания, никаких санкций за нарушение этого требования ни предусмотрено. То же относится и пункту «Приказы, Распоряжения, документы к ним по основной (профильной) деятельности». Во-первых, никто не пояснил, что это такое и может быть не в Ваших интересах раскрывать какую-то информацию. Словом, с одной стороны, Приказ Микульта дает вполне определенные ориентиры в вопросах хранения внутренних документов, предоставляя при этом возможность проявить определенную гибкость, чем не грех грамотно воспользоваться.

Вопрос о сроках хранения документов в архиве часто вызывает в организациях немало споров и проблем, а также нежелательных последствий, в том числе связанных с нарушениями закона. К сожалению, не всегда сотрудники компании, даже работающие непосредственно в архивном отделе, отлично разбирающиеся в нюансах делопроизводственных процессов, бывают достаточно компетентны в вопросах, касающихся юридической стороны архивного дела.

Определение сроков хранения документов

Тем не менее, сроки хранения документов в архиве строго определены архивным законодательством нашей страны, и нарушение этих сроков может закончиться для компании судебными разбирательствами, штрафами и даже уголовной ответственностью.

Типы сроков хранения

Итак, какие же сроки хранения документов в архиве определяет российское законодательство?

Документы постоянного, длительного и временного сроков хранения

Все документы по срокам хранения в архиве делятся на три типа: постоянного, длительного (до 75 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения. Сроки хранения документов в архиве не зависят от того, в каком виде хранится документ — в бумажном или электронном. При ликвидации организации документы с постоянным и длительным сроками хранения передаются на хранение в государственный архив, а временные документы уничтожаются после проведения инвентаризации и составления приказа на уничтожение документов. Собственно говоря, приказ на уничтожение документов с временным сроком хранения должен составляться в обязательном порядке каждый раз, когда компания решает освободить свои площади от ненужной документации.

Значимость документов постоянного и длительного срока хранения

Постоянный и длительный срок хранения документов (75 лет) в архиве обычно обуславливается значимостью данных документов для государства. Историческая, культурная и научная ценность документации определяется экспертной комиссией, при этом несанкционированное уничтожение потенциально ценных документов преследуется по закону.

Документы постоянного срока хранения

К документам постоянного срока относятся все бумаги, являющиеся культурным наследием страны или содержащие исторические и научные факты (например, некоторые типы конструкторской документации; документы органов власти и т.п.).

Документы длительного срока хранения

Длительные сроки хранения документов в архиве также определяются специальной комиссией, к таким документам чаще всего относятся личные дела сотрудников, некоторые виды финансовой документации.